II.6.3. LIINTRANET POUR PARTAGER
Le développement du travail transversal et la
multiplication des groupes de travail a créé de nouveaux besoins,
en matière de travail collaboratif, dont voici l'inventaire :
> travailler ensemble sur des documents, pouvoir les
enrichir ou les modifier à plusieurs (après validation dans
certains cas)
> déposer des documents dans une arborescence
(classement) avec indexation du document déposé (description)
> pouvoir gérer la date de modification ou de mise
à jour de tout ou
partie des documents, gérer des versions (check in / check
out)
> avoir un circuit de validation simple d'un document :
dépôt d'un document, puis validation par une personne
habilitée avant diffusion au reste de la communauté.
> possibilités d'alertes automatiques sur les
dernières mises à jour,
> possibilités de stockage dans différents
formats : formats natifs pour les documents vivants, format image type pdf pour
les documents n'ayant pas vocation à être modifiés.
> planifier des réunions en connaissant les
disponibilités (ou indisponibilités) de chacun des personnels.
> voir connaissance au jour le jour des présences /
absences des personnels
> (particulièrement pour le standard
téléphonique ou les postes de service public)
> avoir une vision globale sur l'année
universitaire, des évènements importants de l'entreprise (dates
des conseils, récolement, formations internes de grande envergure,
expositions, etc.)
II.6.4. CARACTERISTIQUE DU RESEAU INTRANET
De façon sommaire, l'intranet peut être
défini comme l'internet privatif d'une organisation. Les entreprises
l'envisagent comme une juxtaposition d'applications, un simple support commun,
permettant d'intégrer ou de
1 Rheingold H., Les Communautés virtuelles,
Addison-Westley, 1995
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relier des applications autrefois cloisonnées. Intranet
s'inscrit, de fait, dans le système d'information et de communications
en l'élargissant1: c'est un réseau interne qui
véhicule différentes applications informatiques accessibles
à partir d'un navigateur et d'une interface internet.
Un intranet se caractérise ainsi d'abord à
partir de ses applications, c'est-à-dire les différents «
leviers » sur lequel l'entreprise décide de jouer. Il est ensuite
marqué par les différentes actions et façons d'activer les
leviers. Les caractéristiques et composants « objectifs » des
technologies sont en effet diversement « opérationnalisées
» par les entreprises2. Ainsi, on
Distingue fréquemment les intranets, dans la
littérature, selon la fonction qu'ils remplissent dans l'organisation :
communication, fourniture d'informations, soutien à la production,
gestion de la connaissance.
La caractérisation technique de l'intranet3
ne suffit donc pas pour en cerner le champ des utilisations. Pour l'intranet
comme pour toute TIC (Technologies de l'information et de la communication),
les usages ne se réduisent pas à la simple expression de
potentialités techniques. Les propriétés de l'intranet
sont le produit d'une combinaison de «briques techniques »
(applications ou infrastructure de réseau),
d'«éléments d'organisation », de «règles de
procédures » et de «processus de mise en oeuvre ». Tous
ces facteurs opèrent conjointement sans qu'il soit en
général possible d'imputer précisément tel effet
observable à telle cause : dans
leurs pratiques, es agents et les collectifs de travail
mobilisent
simultanément des systèmes de messagerie, des
applications de travail collaboratif, des bases de données techniques,
voire le fax et le téléphone... sans être en mesure
d'identifier les effets ou les apports spécifiques de telle ou telle
composante technique.
Des besoins identifiés peuvent être satisfaits
par différentes configurations techniques : pour assurer la
délivrance d'information à un membre du personnel, par exemple,
certaines entreprises organiserons, via intranet un système de diffusion
sélective par mail ou bien préfèreront, sur le même
intranet mettre à disposition les informations pertinentes sur un site
interne précis. Dans une perspective d'usage, messagerie et site interne
apparaissent donc, dans certains cas, substituables. Dès lors, la
distinction entre messagerie, base de données et intranet,
légitime du point de vue technique de l'informaticien et du technicien
des réseaux, ne sera pas forcément perçue clairement des
utilisateurs qui ont une perception globale de l'outil.
Enfin, cette opérationnalisation et cette mise en
oeuvre s'inscrivent, du point de vue des organisations, dans des objectifs et
des perspectives de performance variés.
Les composantes techniques élémentaires d'un
intranet :
1 Benghozi PJ. (2002), « Technologie et
organisation, lehasardet la nécessité», Annales des
télécommunications.
2 Hills M. (1996) Intranet business strategies, Melanie Hills,
1996,J. Wiley & Sons,New York.
3 Vaast E. (2002), « Comprendre les
territoires de l'organisation par les pratiques des intranets », Centre de
recherche en gestion de l'Ecole polytechnique, mimeo.
1.
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L'infrastructure du réseau (réseau, serveurs),
2. Le service de messagerie (e-mail),
3. Les services de groupe (forums, agendas électronique,
partagés, listes d'envoi...) structurés par sous-groupes
spécifiques selon les cas,
4. Les systèmes d'éditions de document (tableurs,
traitements de texte),
5. Les applications de partage de documents (groupware),
6. Les annuaires et moteurs de recherche,
7. Les bases de données et d'informations,
8. Les processus automatiques de gestion et de traitements
(workflows),
9. Les applications de veilles et diffusion d'information (push,
DSI),
10. Les outils de production en commun
(téléconférence, brainstorming..),
11. Les interfaces des applications informatiques de
métiers et de production.
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