CHAPITRE 2
Présentation synthétique des articles et
des annexes des procédures comptables du
CIDR
Généralités
La comptabilité « terrain » des proj ets CIDR
est une comptabilité de trésorerie tenue sous la
responsabilité des Conseillers Techniques Expatriés (CTP)
La comptabilité est tenue à l'aide de cinq (5)
formulaires principaux et des cahiers de banque et de caisse.
Ces cahiers de banques et de caisses ne sont tenus que pour
les besoins d'audits comptables et financiers et les besoins de mise à
jour régulière des mouvements de la trésorerie et des
soldes disponibles.
Les procédures comptables décrivent dans un premier
temps le contenu de chaque formulaire comptable et dans un second temps les
méthodes et principes comptables.
Le plan des comptes (plan comptables budgétaire) est
également joint. Il se compose de comptes d'ordre quatre (4)
regroupés en deux (2) familles.
Les comptes d'immobilisation (2181 à 2184) et les comptes
de charges 62, 64, 65, 66 (ex : 6210 frais d'expertise)
Le plan comptable dans le cas des procédures du CIDR
est également amovible et est fonction des textes cadres du projet en
particulier le document fondateur dénommé « document du
projet »
A. Principales caractéristiques de la
comptabilité terrain des projets CIDR
Les comptabilités « terrain » sont des
comptabilités de trésorerie qui se présentent sous la
forme simplifiée de tableaux d'encaissement et de
décaissements.
Les principaux documents de tenue de la comptabilité
sont une série de cinq formulaires établis mensuellement sur la
base de cahiers de banque et de caisse, tenus quotidiennement.
Une annexe est jointe à la comptabilité en cas de
nécessité.
Cette annexe est constituée d'éléments
d'informations complémentaires tels que la
« situation des engagements », la situation des «
avoirs à récupérer », l'inventaire des
équipements et toute autre information importante à
caractère juridique, social ou fiscal.
A.1. Formulaires comptables
Au nombre de cinq (5), ces formulaires se présentent
succinctement comme indiqués ci-dessous.
A.1.1. Fiche n°1 : Résumé et solde
de trésorerie
Elle reprend les totaux des encaissements et décaissements
du mois et permet le calcul des soldes de la trésorerie (banque et
caisse)[3]
Les informations servant au renseignement de cette fiche
proviennent des fiches suivantes.
A.1.2. Fiche n°2 : Etat des
encaissements
Une fiche individuelle des encaissements est établie
par compte bancaire et par caisse lorsque lesdites banques et caisses ont
été mouvementés au cours de la période de
référence[4].
La fiche présente la situation des encaissements de la
période par compte de trésorerie. Le total de chaque fiche est
reporté sur la fiche n° 1 ci-dessus décrite.
A.1.3. Fiche n°3 : Etat des
décaissements[5]
Elle fait état de toutes les sorties de banque et de
caisse de la période de référence. Les dépenses
sont présentées par ordre chronologique de la date de
règlement.
Les opérations effectuées par chèque devront
être enregistrées individuellement (sans être
regroupées)
Le total de l' état des décaissements est
reporté sur la fiche n° 1.
A.1.4. Fiche n°4 : Etat
Avances/OD[6]
Sont reportés dans cette fiche les décaissements
« hors virements interne » et hors « cadre budgétaire
» tels que les avances à des tiers, les transferts de
trésorerie entre proj ets ou les dépenses inéligibles au
budget du projet de référence.
A.1.5. Fiche n°5 : Comptes de
tiers[7]
Elle donnera un historique des avances et emprunts. Elle
constitue une fiche de suivi de ces opérations.
B. Aperçu sur les principes et les
méthodes comptables B.1. Principes comptables
1. Les immobilisations sont enregistrées au fur et
à mesure de leurs règlements et ne subissent pas de
dépréciation[8] ; le principe de la prudence n'est pas totalement
adopté ;
2. Les charges non payées ne sont pas
provisionnées, le principe de l'indépendance des exercices n'est
pas adopté ;
3. Les dépenses doivent être justifiées par
des pièces comptables en bonne et due forme.
Ces pièces devraient alors portées les mentions
suivantes :
- Nom du fournisseur ;
- Objet de la transaction ;
- Date d'établissement de la pièce ;
- Montant en chiffres et en lettres ;
- Mode de règlement ;
- Signature du fournisseur et son tampon.
La valeur probante des justificatifs participe de la
transparence.
4. Les soldes de trésorerie d'un mois reporté le
mois suivant ne peut en aucun cas être modifié : principe de
l'intangibilité des soldes d'ouverture.
B.2. Méthodes comptables
1. Les remboursements de dépenses, les remboursements
de caution, les régularisations (hors mis les remboursements d'avances)
et annulation de dépenses sont passés en comptabilité en
négatif et non par compensation ;
2. Plusieurs petites dépenses (maximum 10) peuvent
être regroupées et passées sur la fiche n°3
(état des décaissements) en ne seule écriture ;
3. Les états financiers annuels se composent ainsi qu'il
suit :
- Tableaux des emplois - ressources
- Récapitulatifs des dépenses mensuelles par poste
budgétaire ;
- Annexes.
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