Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)

Section II : L'application du Manuel de Procédures au P.A.C

Paragraphe1 : Présentation du Manuel de Procédures

L'organisation du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est conçue à partir de l'approche systémique de la théorie des organisations complétée par la méthodologie de découpage de l'entreprise en cycles de gestion habituellement mise en oeuvre par les professionnels de la comptabilité et de l'audit dans les travaux d'analyse et de compréhension du système de contrôle interne d'une entreprise.

Le présent manuel est donc rédigé sous une forme normalisée précisant :

· le cycle principal du système d'informations concerné ;

· les sous-cycles qui composent ce cycle principal ;

· les différentes tâches élémentaires de chaque sous cycle, ainsi que leurs

codification et ordre d'exécution dans la procédure ;

· le responsable de la Tâche à exécuter appelé ici opérateur ;

· le moment d'exécution de la tâche précisément identifié par le (s) support (s) ou fait (s) générateur (s) et/ ou la tâche précédente ou suivante ainsi que la codification de toutes les tâches dans le cycle ou sous-cycle auxquels elles se rapportent ;

· la description des opérations élémentaires dans la rubrique « Tâches à

exécuter».

Tout système d'informations évolue en fonction de l'organigramme qui le supporte et des stratégies et objectifs de gestion de l'entreprise. Le manuel de procédures doit donc être un outil dynamique capable de s'adapter aux modifications qui interviendront dans l'organigramme et les objectifs du Port Autonome de Cotonou. La dernière mise à jour du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou date du 13 Juillet 2000. Une mise à jour doit, par conséquent, être faite chaque fois que de besoin. Elle doit être matérialisée sur la fiche modifiée ou sur la nouvelle fiche avec mention de la date de mise à jour.

La révision d'une procédure intervient, par contre, en dehors des mises à jour rendues nécessaires par l'évolution de l'organisation et est motivée par des déficiences ou des inadéquations relevées lors de l'application effective de la procédure.

Pour permettre un suivi du manuel dans les différentes étapes de mise à jour et de révision, le manuel initial ou manuel -source devra être conservé, de même que ses différentes versions. Conformément à la démarche et à la méthodologie adoptées lors de son élaboration, la mise à jour et la révision du manuel de procédures doivent être menées dans un climat de concertation entre les différents intervenants.

La mise à jour et la révision seront de la responsabilité du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion sous l'arbitrage du Directeur Général.

Le manuel étant un outil de communication et une oeuvre collective, il doit faire l'objet d'une diffusion adéquate, totale ou partielle, aux différents échelons du Port Autonome de Cotonou.

Le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou se présente aujourd'hui sous deux versions, la version texte et la version ordinogramme qui est plus attrayante que la première.

Le système d'informations du Port Autonome de Cotonou a été découpé en cycles, sous-cycles et tâches. Chaque tâche qui constitue le niveau élémentaire du système d'informations est identifiée par une codification à sept ( 7 ) positions, sous la forme A A B B B X X comprenant :

- deux (2) caractères alphabétiques A A précisant le cycle auquel se rapporte

la tâche ; par exemple :

. F C pour le cycle « Facturation - Clients »

. P O pour le cycle « Procédures Opérationnelles »

- trois (3) caractères alphabétiques B B B identifiant le sous-cycle auquel

appartient la tâche ; par exemple :

. N A V pour le sous-cycle « Facturation des Navires »

.A P O pour le sous-cycle « Appel d'offres »

. R E C pour le sous-cycle « Recrutement »

- deux (2) caractères numériques X X pour le numéro d'ordre de la tâche dans le sous-cycle, avec un pas de 10 dans le manuel original ou manuel-source pour laisser une plage suffisante de numéros pour les rajouts éventuels de fiches qui seraient rendus nécessaires par la mise à jour et/ou la révision du manuel.

Exemples de codification complète :

- FC-NAV-20 codifie la tâche n° 20 (précédée de la tâche n° 10 et suivie de la tâche n° 30) du sous-cycle « Facturation des Navires » se rapportant au cycle « Facturation - Clients » ;

- FC-AME-40 codifie la tâche n° 40 (précédée de la tâche n° 30 et suivie de la tâche n° 50) du sous-cycle « Amendes » se rapportant au cycle « Facturation - Clients» ;

- AC -INF-10 codifie la tâche n° 10 (Début de sous-cycle) du sous- cycle « Achats de biens d'un montant inférieur à 10.000.000 F CFA » se rapportant au cycle « Achat - Fournisseurs » ;

- PP-TEV-30 codifie la tâche n° 30 (précédée de la tâche n° 20 et suivie de la tâche n° 40) du sous- cycle « Traitement des Éléments Variables de la Paie » se rapportant au cycle « Paie - Personnel ».

Les cycles de gestion figurant dans le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou sont divisés en deux tomes :

TOME 1

FACTURATION CLIENTS [FC]

ACHATS FOURNISSEURS [AC]

PAIE PERSONNEL [PP]

GESTION DES STOCKS [ST]

GESTION DES IMMOBILISATIONS [IM]

TOME 2

FINANCES ET FISCALITE [FI]

AUTRES DEPENSES [DE]

PROCEDURES OPERATIONNELLES [PO]

PROCEDURES ADMINISTRATIVES [PA]

PROCEDURES COMPTABLES [PC]

Comme précédemment énoncé chacun de ces cycles comportent des sous-cycles, par exemple :

LE CYCLE FACTURATION-CLIENTS qui est constitué des sous-cycles :

* Navires (10-30) [NAV]

* Marchandises en transbordement (10-20) [EMF]

* Marchandises au comptant (10-30) [MSE]

* Domaine (10-20) [DOM]

* Location de matériel flottant (10-30) [LMF]

* Location de matériel terrestre (10-30) [LMT]

* Eau (10-30) [EAU]

* Electricité (10-40) [ELE]

* Avitaillement en eau des navires (10-30) [AVN]

* Cartes d'accès (10-70) [CAC]

* Macarons (10-40) [MAC]

* Redevances entrée des véhicules [RED]

* Redevances pont-bascule [REB]

* Redevances voies d'accès ferroviaires [VOF]

* Location du car [LOC]

* Location de la salle de conférence [LSC]

* Amendes (10-50) [AME]

* Voies Ferrées [VOF]

* Electricité conteneurs (10-50) [ECF]

* Demande de THS capitainerie (10-20) [THC]

* Travaux en heures supplémentaires (10-20) [THS]

* Recouvrement (10-30) [REC]

* Procédure commune de reversement (10-20) [REV]

* Traitement des factures à terme (10-20) [PAT]

* Envoi [ENF] ;

LE CYCLE FINANCES ET FISCALITE qui est constitué des sous-cycles :

* Procédure commune de règlement (10-70) [PCR]

* Encaissements des clients et tiers par espèces [ESE]

* Encaissement par banque (10-50) [EM]

* Paiement par virement (au Bénin ou à l'Extérieur) [VIR]

* Paiement en espèces [PES]

* Gestion des caisses de menues dépenses (10-30) [CMD]

* Décaissements à régulariser (bon de paiement) [DAR]

* Déclaration de TVA [TVA]

* Autres impôts et taxes [IMP]

* Elaboration du budget (10-20) [BUD]

* Suivi budgétaire (10-20) [SUB]

* Gestion et suivi des emprunts (10-20) [SEM] ;

LE CYCLE AUTRES DEPENSES qui est constitué des sous-cycles :

* Dons et oeuvres sociales (10-30) [DOS]

* Jetons de présence (10-30) [JEP]

* Gestion des assurances du matériel flottant [ATF]

*Gestion des assurances du matériel roulant [ATE] ;

LE CYCLE PROCEDURES COMPTABLES qui est constitué des sous-cycles :

* Traitement des pièces comptables [SAI]

* Etablissement des états de rapprochement bancaire (10-30) [ERB]

* Traitement des factures fournisseurs [FAF]

* Analyse des comptes fournisseurs [ACF]

* Traitement des factures clients [LIF]

* Analyse des comptes produits [ACC]

* Traitement des notes d'avoir [AVO]

* Tenue des comptes du Personnel [OMP]

* Analyse des comptes du Personnel [ACP]

* Remboursement des frais médicaux [REM]

* Traitement des réclamations (10-20) [ORP]

* Etablissement balance mensuelle [ABM].

Exemple de présentation d'une tâche dans la version texte du manuel de procédure.

Nous sommes donc comme l'indique les schémas ci-dessous, dans les tâches n°10 ,20 et 30 du sous-cycle `'Facturation Navires'' du cycle `'Facturation Client''. Nous retrouvons dans chacun des tableaux les mentions suivantes :

- le code de la tâche ;

- les libellés du cycle, du sous-cycle et de la tâche à accomplir ;

- l'Opérateur devant effectuer la tâche ;

- la tâche précédente et l'opérateur précédent qui n'existent pas lorsque nous

sommes en début de sous-cycle ;

- le fait générateur de la tâche ;

- les tâches à exécuter ;

- la tâche suivante et l'opérateur suivant qui n'existent pas lorsque nous

sommes en fin de sous-cycle 

PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 10
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Vérifier les prestations fournies aux Navires
OPERATEUR : Opérateur saisie Service Pilotage des navires
Tâche précédente : Opérateur précédent : Début de sous cycle Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Sortie du navire. Tâches à exécuter - vérifier la prise en compte de toutes les prestations fournies aux navires, à l'aide des fiches d'entrée et de sortie des navires. - confirmer les éléments saisis. - mettre le OK pour la facturation après tous les contrôles pour permettre la facturation par le Service Facturation de la DDCP en inscrivant : PRET dans la rubrique OK/CAP. Tâche suivante Opérateur suivant Etablir les factures Agent SF
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000
PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 20
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Etablir la facture
OPERATEUR : Agent SF
Tâche précédente : Opérateur précédent : Vérifier les prestations fournies au navire Opérateur saisie SPN/ CAP Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Réception des fiches jaunes d'entrée et de sortie du navire. Tâches à exécuter - établir la facture en quatre (04) exemplaires répartis comme suit : original plus deux (02) exemplaires, plus fiches d'entrée et de sortie envoyée au SRT par cahier de transmission ; exemplaire 4 dans le dossier du client au SF. Tâche suivante Opérateur suivant Distribuer les factures Agent SRT
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000
PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 30
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Distribuer les factures
OPERATEUR : Agent SF
Tâche précédente : Opérateur précédent : Etablir la facture Agent SF Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Réception au SRT de trois (03) exemplaires de la facture par cahier de transmission et du bordereau. Tâches à exécuter - Décharger le cahier de transmission du SF. . Répartir les factures comme suit : original et exemplaire 2 au client, exemplaire 3 dans le dossier du client au SRT. - suivant le planning de visite, porter les 2 exemplaires au client ; - faire décharger le client sur le bordereau en portant la date de réception ; - classer l'exemplaire 3 dans le dossier du client correspondant, au retour de la distribution. Tâche suivante Opérateur suivant Fin de sous-cycle
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000

L'existence du manuel de procédures pour le Port Autonome de Cotonou lui permet:

· d'assurer la régularité des traitements des opérations en évitant aux opérations de même nature de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelques fois par le même agent ;

· d'améliorer la productivité en évitant à l'agent de perdre du temps à la recherche du type de traitement à effectuer ;

· d'augmenter la fiabilité des informations produites, qui dépend essentiellement du respect des procédures définies ;

· de faciliter les opérations de contrôle, car le manuel de procédures est un outil indispensable de travail à l'auditeur interne et l'auditeur externe car il constitue un élément de limitation des risques d'irrégularités ;

· de faciliter la formation des nouvelles recrues. La formation d'un nouvel agent peut être longue et incomplète lorsqu'elle est faite oralement et sans support formel.