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Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)


par M. Alakè NITUNGA
Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO); Unité Universitaire Bénin - Cotonou (UUBC) - Licence Professionnelle en Audit et contrôle de Gestion 2006
  

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TEST DES HYPOTHESES ET RECOMMANDATIONS

Section I : Test des hypothèses

Paragraphe1 : Les forces

L'existence du manuel de procédures au Port Autonome de Cotonou est une action louable pour une entreprise publique. Cela démontre la volonté manifeste de l'institution de naviguer avec une boussole pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée. Force est de constater que le Port Autonome de Cotonou pose des actes en vue d'améliorer le niveau d'application du manuel par ses agents.

L'exemple vivant en la matière réside dans la distribution du manuel sur support informatique à toutes les directions pour installation, suivie de la tenue des séances de dissémination du manuel avec ces différentes directions. Ces stratégies ont porté des fruits d'autant plus qu'elles ont permis à tous les agents de prendre connaissance de ce document et de comprendre son utilité.

A cela s'ajoute l'existence du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion dont certaines des attributions constituent des forces du système pour assurer l'application du manuel.

Au titre de ces attributions nous pouvons citer :

- l'élaboration d'un planning d'audit annuel qui prévoit et permet d'exécuter un certain nombre de missions qui évaluent l'application du manuel de procédures et qui proposent des recommandations ;

- l'élaboration d'un planning de mise en oeuvre des recommandations des audits externes.

Le contrôle interne se charge également du suivi de l'application des recommandations. Il faut aussi noter que la conception du manuel de procédures selon l'approche systémique de la théorie des organisations ne change pas systématiquement celui-ci lorsqu'il y a mise à jour due à la modification de l'organigramme.

Ces quelques forces confèrent au système un caractère sérieux. En dépit de tous ces avantages qui constituent des gardes four pour assurer l'application du manuel de procédures, certaines insuffisances sont notées.

Paragraphe2 : Les faiblesses

Le bon fonctionnement d'une entreprise passe aussi par la mise en oeuvre des textes réglementaires servant de référence à l'exécution des tâches. Mais il est aussi important de poursuivre cette action en s'assurant à l'aide de moyens efficaces que les tâches s'exécutent conformément aux règles ou aux instructions établies tout en réunissant les conditions pour rendre aisé le respect de ces règles.

A ce titre nous avons noté quelques insuffisances au niveau du système et du manuel lui-même, qui entravent une bonne application de celui-ci par les agents. Elles s'énoncent comme suit:

§ la dernière mise à jour du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou remonte au 13 Juillet 2000. La mise à jour du manuel de procédures est rendue nécessaire par l'évolution de l'organigramme. L'organigramme en vigueur aujourd'hui est celui du 16 Novembre 2005. Ce qui fait que les désignations des opérateurs exécutant les tâches dans le manuel de procédure diffèrent. Cet état de chose ne peut faciliter la compréhension du manuel par les agents nouvellement recrutés ;

§ quelques tâches du manuel de procédures diffèrent ou ne sont pas mentionnées dans le manuel du fait de l'inadéquation avec le temps de celles-ci ou de l'augmentation du nombre de prestations qu'offre le Port ou encore de la création de nouveaux services.

Afin d'éviter à long terme des risques de non atteinte de certains objectifs au Port, il s'avère nécessaire d'envisager des actions correctives.

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