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Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)


par M. Alakè NITUNGA
Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO); Unité Universitaire Bénin - Cotonou (UUBC) - Licence Professionnelle en Audit et contrôle de Gestion 2006
  

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CADRE DE STAGE ET PROBLEMATIQUE DE RECHERCHE

Section I : PRESENTATION DU CADRE DE STAGE

La présentation du Port Autonome de Cotonou réside surtout dans son historique, ses missions et sa structure organisationnelle.

Paragraphe 1 : Présentation Générale 

A- Historique, Objectifs et Environnement

Historique du Port Autonome de Cotonou :

Avant le Port Autonome de Cotonou et jusqu'à la fin du XIXè siècle, les échanges commerciaux maritimes se faisaient en deux (02) points du littoral. Il s'agit de Grand-Popo et de Ouidah où le débarquement et l'embarquement des marchandises et des personnes se faisaient par transbordement sur les pirogues qui assuraient la liaison entre les navires mouillants en rades foraines et le virage.

Suite à l'enregistrement de nombreux cas de pertes (y compris en vies humaines), le Wharf fut construit à Cotonou en 1891. Le Wharf est une passerelle métallique avancée dans la mer jusqu'au-delà de la zone perturbée par la barre ; ainsi les opérations pouvaient se faire dans une eau relativement calme.

Cette porte d'accès maritime surplanta rapidement Ouidah et Grand-Popo en raison de la sécurité et la rapidité qu'elle offrait pour le transbordement.

Cet ouvrage ainsi érigé et les opérations pouvant se faire dans une longueur de 400 mètres au début, il a subi des améliorations en 1910, puis en 1926, 1928 et 1950 permettant ainsi d'assurer un trafic en progression. En dix (10) ans, l'on a assisté à un doublement du trafic qui a atteint 304.000 tonnes en 1960, d'où s'imposa l'idée d'une modernisation du Wharf. Ensuite, de nouveaux travaux d'extension commencés en 1979 ont pris fin en 1983.

Après cette première extension qui a doublé les capacités de traitement du trafic, le PAC, avec l'appui des autorités nationales, s'est attelé à l'amélioration de la production et du service rendu. Implanté aujourd'hui sur une côte basse sablonneuse en bordure sud de la ville de Cotonou (capitale économique du BENIN), le PAC offre le grand avantage de fournir aux navires un plan d'eau abrité pouvant leur permettre d'effectuer des opérations commerciales et de ravitaillement des conditions excellentes. Cette disposition contribue à l'efficacité du Port et à la rapidité de l'escale des navires.

Sur le plan juridique le PAC est un établissement public au capital de 16.571.055.784 F CFA à caractère commercial et industriel doté d'une autonomie financière, placé sous la tutelle du Ministère délégué auprès du Président de la République chargé des Transports et des Travaux Publics . Il a été créé par son Excellence Monsieur Hubert KOUTOUKOU MAGA, ex-président de la république du Bénin, par la loi des forces N° 64-39 du 31 décembre 1964 modifiée par l'ordonnancement N° 73-39 du 19 Mai 1974. Celle-ci a connu une modification par l'ordonnancement N° 89-306 du 28 Juillet 1989. Le PAC est la structure d'Etat chargée d'assurer l'entretien et l'exploitation du Port, de gérer le domaine portuaire, d'exécuter les travaux d'amélioration et d'extension nécessaires pour les besoins du trafic.

Comme toute structure aspirant au développement, le Port Autonome de Cotonou s'est assigné des objectifs, voire des missions.

Missions du P.A.C :

Le Port Autonome de Cotonou est un établissement public à caractère industriel et commercial doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière.

La responsabilité du Port de Cotonou, est bien celle du Port Autonome de Cotonou, autorité portuaire chargée de la coordination des activités sur toute l'étendue du port. Elle se traduit par le maintien des installations dans de bonnes conditions d'accueil des navires et des marchandises, la sauvegarde de la sécurité ainsi que l'extension des installations en adéquation avec le développement du trafic.

Conscient de cette responsabilité, le PAC s'est assigné comme objectifs, entre autres, la consolidation des acquis, l'amélioration des prestations, l'extension des infrastructures, la sécurisation et la sûreté du port de Cotonou, la maîtrise des coûts et délais de passage et enfin la réalisation des réformes susceptibles de garantir à la structure un avenir certain dans le concert des ports de la région. Le Port Autonome de Cotonou a soutenu, encouragé, mené seul ou avec l'appui des partenaires au développement ou des Autorités Gouvernementales, des actions de grande envergure pour sa modernisation.

Comme l'on peut le remarquer, le PAC est l'avant-garde de toutes les activités portuaires. La finalité de ces actions menées est la recherche de la compétitivité du port, la croissance de ses trafics ainsi que le développement de ses activités.

Il a pour mission au niveau de la région d'être au premier rang en terme de prestations portuaires. L'entreprise étant un système ouvert, le Port Autonome de Cotonou évolue dans un certain environnement.

Environnement du P.A.C :

Le volet environnement du Port Autonome de Cotonou comporte principalement deux parties : la communauté portuaire et la concurrence portuaire.

· La Communauté Portuaire :

La communauté portuaire est l'organisation par excellence au sein de laquelle se trouvent réunies toutes les personnes physiques et morales représentant les intérêts du Port.

Outre le PAC qui est l'autorité portuaire, il faut noter la présence d'autres intervenants au Port Autonome de Cotonou. Ce sont ceux qui, de par leurs diverses prestations participent à l'animation des activités du Port. Ils jouent chacun un rôle déterminant pour la bonne marche des activités du Port. C'est donc une chaîne et toute défaillance observée à quelque niveau que ce soit peut constituer une entrave à la compétitivité de ce Port. Il s'agit :

Ø des Sociétés de Manutention Portuaire ;

Ø de l'Administration Publique ;

Ø des Consignataires ou Agents Maritimes ;

Ø des Transitaires ;

Ø des Sociétés de Relevage.

1. Les Manutentionnaires

La manutention est le service le plus onéreux offert aux marchandises, car nécessitant d'importants moyens matériels et une forte main d'oeuvre. Elle consiste en le déchargement et le chargement des marchandises et leur mouvement dans l'enceinte portuaire. Elle a été pendant longtemps assurée par la Société Béninoise des Manutentions Portuaires (SOBEMAP) qui détenait le monopole. Avec l'ouverture du secteur de la manutention des conteneurs en Avril 1998, trois sociétés opèrent désormais au Port de Cotonou. Il s'agit de :

o SOBEMAP

o COMAN-SA (filiale du groupe MAERKS)

o SMTC (filiale du consortium SDV-SBEM)

2. L'Administration Publique

Il s'agit du Bureau des Douanes - port, de la Direction de la Marine

Marchande, de la Direction du Contrôle et du Conditionnement, du Commissariat de police, de la Brigade de la Gendarmerie du port et du Conseil National des Chargeurs du Bénin (CNCB). Ce dernier défend l'intérêt des opérateurs économiques importateurs et exportateurs auprès des armateurs.

3. Les Consignataires ou Agents Maritimes

Ils représentent et défendent au Port de Cotonou, les intérêts des armateurs et assurent les opérations relatives au passage des navires, à l'entretien de l'équipage notamment la prise en charge du frêt, la réception du navire et la santé de l'équipage ainsi que son ravitaillement.

4. Les Transitaires

Ce sont des sociétés ou personnes physiques, déclarants agréés en Douane qui effectuent, en lieu et place des chargeurs, les formalités administratives notamment douanières préalables à l'entrée ou à la sortie des marchandises.

5. Les sociétés de Relevage

Encore appelées sous le nom de tâcherons, elles s'occupent des opérations de chargement des marchandises sur camion. Elles sont rémunérées à la tâche et sont souvent sollicitées par le destinataire de la marchandise à l'issue des formalités.

· La Concurrence Portuaire

Tandis que la concurrence en matière commerciale s'internationalise de plus en plus, les ports dans le monde et plus particulièrement ceux des pays en développement, sont obligés d'affiner leurs capacités, leur efficacité et leur force d'attraction afin de capter et de conserver une part du marché. Les responsables des ports d'Afrique de l'Ouest déterminés à ne pas rester en marge de cette évolution ont mis en oeuvre différents types de réformes orientées vers la commercialisation.

Le degré de concurrence varie d'un port à un autre en fonction :

- de la nature du trafic ;

- de la position géographique par rapport à l'hinterland desservi par le

port ;

- de la qualité des dessertes terrestres des pays de l'hinterland ;

- des avantages et alternatives offerts aux chargeurs par cette desserte.

Cette concurrence met en compétition dans la sous région les ports du Nigeria, du Sénégal, de la Côte d'Ivoire, du Togo et du Bénin. Ces différents ports se disputent l'hinterland constitué du Burkina-Faso, du Niger, du Tchad et du Mali ce qui constitue une première forme de concurrence.

La deuxième forme est la concurrence sur le trafic conteneurisé. Elle apparaît entre les ports cherchant à servir de point de jonction entre deux étapes de transport, soit comme centre de groupage et de distribution du trafic côtier soit comme point d'éclatement et d'allègement de la cargaison ; une part importante du trafic des navires est donc assurée par transbordement dans un ou plusieurs ports avant d'arriver à sa destination.

Le Port de Cotonou est situé à égale distance (120 Km) du port de Lomé à l'Ouest et de celui de Lagos à l'Est. Cette situation exacerbe parfois la concurrence entre les ports. Il est donc courant qu'un pays enclavé mette en concurrence plusieurs ports à la fois afin d'éviter une trop grande dépendance.

Le Port Autonome de Cotonou offre un certain nombre de services portuaires et pour cela utilise de nombreux moyens tant humains, matériels que financiers pour atteindre ses objectifs.

B- Activités et Moyens

Activités du P.A.C :

A ce niveau, il nous revient de faire la distinction entre les activités et les prestations que fournit le Port de Cotonou aux différents opérateurs (les sociétés de transit, de consignation, de manutention et d'autres administrations d'Etat) avec lesquels il collabore.

On entend par « Activité » la faculté ou le fait d'agir; tandis que par « Prestation », on entend, ce qui doit être fourni ou accompli en vertu d'une obligation.

Le Port Autonome de Cotonou a comme principales activités :

1- Les Services rendus aux navires :

Les activités au profit des Navires :

- l'Aide à la navigation : c'est l'activité relative aux dispositions, équipements et installations concourant à assister tout navire approchant du Port de Cotonou. Elle est assurée grâce au phare, aux feux de balisage, au système de trafic maritime et aux communications radio ou téléphoniques avec la vigie ;

- le Placement : c'est l'activité qui consiste à organiser dans le temps et dans l'espace les mouvements d'entrée et de sortie ainsi que le séjour des navires en escale au Port de Cotonou ;

- la Profondeur : il est convenu de désigner par profondeur, l'activité consistant à assurer et à maintenir les fonds marins de chenal d'accès, de la phase et du bassin à nue ; profondeur requise pour recevoir dans les conditions adéquates les navires. Elle enregistre essentiellement les travaux de dragage ;

- l'Ouvrage d'accostage : l'activité dite ouvrage d'accostage est relative à la mise à disposition des navires des quais, plan d'eau, ouvrages et installations qui y sont liés ;

- l'Ouvrage de protection contre la mer : par ouvrage de protection, il est convenu de comprendre le service rendu aux navires par les digues et jetées.

Les prestations au profit des Navires :

- le Pilotage : obligatoire aussi bien à la sortie, que pour le déplacement des navires, c'est une opération qui consiste à guider les navires suivant leur trajectoire risquée ;

- le Remorquage : il consiste à aider les navires à se déplacer lentement vers le quai afin de ne pas l'endommager ;

- l'Amarrage : il consiste à immobiliser les navires à la côte pour faciliter les opérations d'embarquement et de débarquement. Cette activité est constituée par l'amarrage et le désamarrage ou encore le déhalage des navires en escale au Port ;

- la Veille de sécurité pour les navires : c'est un service de sécurité que le PAC offre lors de l'importation des marchandises dangereuses ;

- le Séjour à quai : c'est la durée passée à quai qui est facturée.

2- Les Services rendus aux Marchandises :

Les services rendus par le PAC à l'endroit des marchandises leur sont globalement imputés ; il s'agit de :

- Voie de circulation : cette activité est constituée par l'entretien des voies de circulation dans le domaine portuaire ;

- Nettoyage du Port : c'est l'activité consistant à assurer l'entretien ainsi que l'enlèvement des ordures dans le domaine portuaire. On la distinguera du nettoyage du plan d'eau qui a beaucoup plus trait à la protection de l'environnement et dont le produit correspondant s'intègre à la redevance de séjour du navire ;

- Eclairage public : cette activité consiste à mettre en oeuvre des installations et équipements d'éclairage des voies de circulation, en terre-pleins et aires publiques du domaine portuaire et à en assurer le fonctionnement grâce à la fourniture d'énergie électrique, à l'exploitation et à la maintenance ;

- Sécurité générale du Port : cette activité est relative aux actions et moyens mis en oeuvre pour assurer la sécurité et la sûreté des biens et des personnes dans le domaine portuaire. Elle est assurée par tout le déploiement humain de quelque nature que ce soit (policier, militaire et civil) et des moyens matériels de déplacement (flottant ou roulant), de communication, de surveillance, de défense, de lutte contre l'incendie et l'inondation, etc. ;

- Pont bascule : par pont bascule, il est convenu de désigner l'activité consistant au pesage des camions vides ou chargés en vue de connaître les tonnages des produits manipulés à l'export ou à l'import et ce, pour des buts de contrôle ou de statistique.

3- Les Diverses cessions, prestations et locations :

Il s'agit de l'ensemble des prestations ne rentrant pas dans le cadre de l'objet du PAC et générant des produits accessoires tels que la location de domaines qui consiste pour le Port Autonome à mettre à la disposition des opérateurs ou usagers du port à titre onéreux des :

- terrains nus ;

- terrains aménagés pavés ;

- terrains aménagés non pavés ;

- magasins cales à charpentes métalliques ;

- magasins à charpentes en bois lamellés ;

- magasins de zone hors douane ;

- box au port de pêche ;

- cabines de marchés à poissons ;

- cabines de restauration.

Moyens du P.A.C :

Le Port Autonome de Cotonou a recours à des ressources de trois ordres : Humain, Matériel et Financier.

1- Les ressources humaines :

Pour la réalisation de ses nombreuses activités, le PAC dispose d'un effectif composé de personnes qualifiées qui exécutent différentes tâches. Jusqu'en date du 15 Septembre 2007, le PAC comporte 420 agents de différentes catégories réparties en cadres supérieurs, cadres moyens, agents de maîtrise et agents d'exécution.

Ces catégories se répartissent au point de vue statistique comme suit :

DESIGNATION

EFFECTIFS

POURCENTAGE

CADRES SUPERIEURS

80

19,05%

CADRES MOYENS

47

11,19%

AGENTS DE MAITRISE

133

31,66%

AGENTS D'EXECUTION

160

38,10%

TOTAL

420

100%

2- Les ressources matérielles :

Pour les différents services, les équipements sont répartis comme suit :

- les zones de pilotage : les bassins à l'extérieur des digues, la darse et les quais d'accostage, un cercle dont le centre est le musoir de digue Ouest ;

- les opérations de remorque : trois remorqueurs permanents en service de détroit, une traction au point fixe de vingt tonnes, un équipement pour une lutte anti-incendie et pour le sauvetage en mer ;

- les ouvrages d'accostage : un quai commercial qui comprend huit postes à quai situés au nord du bassin, la jetée est appelée « traverse » qui comprend trois postes pour le déchargement d'huile végétale et enfin l'accueil des chalutiers ;

- les possibilités de stockage : sous douane, des magasins cales et entrepôts de transit, du parc à conteneurs, de terre-pleins bitumés et d'une zone franche - hors douane, de vastes terre-pleins et magasins de stockage ;

- la sécurité : un camion incendie, deux motopompes, trois remorqueurs ;

- les installations spéciales pour des pêcheurs industriels, artisanaux des importateurs et exportateurs des vivres frais, divers équipements dont notamment : un quai de 165 mètres de longueur, une halle de marée de 1500 m2, des cuves de stockage de 43700 m3 pour la réception des produits pétroliers et des huiles végétales, des silos à grains d'une capacité de 11 000 tonnes.

En plus de cela, le PAC utilise les logiciels Word, Excel et le Système d'Exploitation Windows pour les besoins d'édition de texte, de calcul automatique. Certains de ces logiciels sont conçus pour les besoins d'une cellule donnée. Ainsi, le logiciel Gescre permet de gérer les créances, le logiciel Perfecto Menu version 99-00 donne accès à la comptabilité générale, les logiciels Sofia, Melissa et Dahlia sont utilisés pour facturer respectivement les marchandises (MA), les navires (ES) et les prestations diverses.

3- Les ressources financières :

Les ressources financières du PAC proviennent essentiellement des revenus de la location des magasins et entrepôts, des parcs à conteneurs et de terre-pleins. Différentes prestations de services fournies par le P.A.C à divers clients rapportent aussi des revenus.

Outre ces ressources, le P.A.C dispose :

- des capitaux propres composés d'un capital social qui s'élève à 16.571.055.784 F CFA, des réserves, du report à nouveau et du résultat net de la période ;

- des dettes à long terme à savoir : des emprunts auprès de différentes institutions financières et pays tels que la Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD), la Banque Africaine de Développement (BAD), la Financial Bank, les Pays-Bas, la République Fédérale d'Allemagne (RFA) ; les provisions pour risques et charges ;

- les dettes à moins d'un an.

Toujours dans le but d'améliorer ses performances, le Port Autonome de Cotonou a procédé à une réorganisation de son organigramme, qui vise à une distribution plus judicieuse des rôles et des attributions depuis le 16 Novembre 2005.

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