Section II : DEROULEMENT DU STAGE ET PROBLEMATIQUE
DE
RECHERCHE
Paragraphe1 : Déroulement du stage
A- Organisation du DIGCG :
Le Département de l'Inspection Générale
et du Contrôle de Gestion fait partie des structures qui sont
rattachées à la Direction Générale, ce qui lui
confère une position en Staff dans l'organigramme du Port Autonome de
Cotonou. Comme son nom l'indique ce département est un assemblage
d'Audit Interne et de Contrôle de Gestion ; par conséquent il
a en son sein des auditeurs internes et des contrôleurs de gestion. Les
tâches suivantes lui sont assignées :
- élaboration et actualisation du Manuel de
procédure du Port Autonome
de Cotonou ;
- élaboration des procédures du budget, de
déclarations fiscales et
sociales et de comptabilisation des
opérations ;
- assurer la vulgarisation et le respect desdites
procédures ;
- procéder à l'évaluation des
procédures internes en vue de leur
adaptation aux évolutions de l'entreprise et à
son environnement ;
- inventorier et actualiser les textes
réglementaires ;
- élaborer et soumettre à la Direction
Générale, un planning annuel des
missions d'audit interne pour toutes les structures du
PAC ;
- procéder à la mise en oeuvre du planning
annuel des missions
d'audit ;
- établir des rapports circonstanciés en cas de
constats d'anomalies
dues au non respect des procédures et proposer
d'éventuelles
modifications des dites procédures ;
- réaliser tout contrôle financier sur demande du
Directeur Général avec
d'éventuelles propositions
d'amélioration ;
- procéder au contrôle périodique des
consommations de crédits
budgétaires et du niveau de réalisation des
produits.
Ces actions contribueront à :
- s'assurer de la sincérité des
informations ;
- s'assurer de la régularité des
opérations ;
- s'assurer de l'efficacité des
opérations ;
- s'assurer de la clarté et de la bonne adaptation des
structures.
La méthodologie utilisée pour le travail dans ce
département consiste en l'exécution des ordres de missions
(missions d'audit financières, procédurales, de
vérifications matérielles) venant de la Direction
Générale. Un plan d'audit annuel est également
établi selon les objectifs de la Direction Générale et les
actions à mener dans le sens des tâches du département.
B- Travaux exécutés :
Au Port Autonome de Cotonou et plus précisément
au Département de l'Inspection Générale et du
Contrôle de Gestion, nous avons suivi et participé aux travaux
ci-après :
Codification des
Immobilisations
L'une des missions du département étant
« d'assurer la protection du patrimoine », le
département doit avoir une implication dans le suivi des
immobilisations. C'est dans cette optique que les fiches de mise en service ou
de mise à disposition des immobilisations nouvellement acquises au cours
de la période nous sont parvenues. Ces fiches d'immobilisation portent
des mentions qui donnent une description complète du bien : le
code, la nature du bien, sa marque, son mode d'amortissement, le service
demandeur, le nom de l'utilisateur etc. Nous avons donc achevé le
remplissage de ces fiches et, en nous servant des derniers numéros de
code d'identification des immobilisations, nous avons procédé
à l'attribution de codes aux nouvelles. La codification des
immobilisations se fait de la manière suivante :
· le sigle de l'entreprise ;
· le code nature ;
· le code désignation ;
· le numéro d'ordre ;
· l'année d'acquisition.
Exemple : PAC/ MIN/ ORD/ 1566/ 07
PAC : Sigle de l'entreprise
MIN : Matériel informatique
ORD : Ordinateur
1566 : Le numéro d'ordre
07 : L'année d'acquisition
Nous avons ensuite classé dans l'ordre croissant des
codes d'immobilisation les fiches de mise en service des immobilisations.
Toutes les mentions relatives aux immobilisations sont portées dans le
registre des biens du PAC à savoir : le code d'immobilisation - la
date d'entrée du bien - la désignation du bien - la marque - le
type - le nom de l'utilisateur - la Direction / service utilisateur
(localisation) - le prix d'acquisition - la date de sortie du bien et enfin les
observations. Pour achever ce travail nous sommes descendus sur le terrain pour
porter les codes sur les immobilisations.
Mission de contrôle de caisse
Le Département a réceptionné un ordre de
mission lui demandant d'effectuer un contrôle inopiné sur la
caisse principale du Port Autonome de Cotonou. Au cours de cette mission, les
étapes suivantes ont été franchises :
§ le billetage : Nous avons aidé la
caissière qui a procédé au comptage des billets et des
pièces de la caisse en séparant les diverses coupures
(10 000F CFA, 5 000F CFA etc.) ; en séparant
également les devises de la monnaie locale dont le total nous a
donné l'avoir en caisse ;
§ la vérification des pièces
comptables : A cette étape nous avons procédé au
contrôle sur pièces en nous servant du « Brouillard de
Caisse » et d'autres pièces justificatives. Le brouillard de
caisse est un document dans lequel on inscrit toutes les opérations de
la journée, les encaissements comme les décaissements et à
la fin de la journée on établit le solde ;
§ l'analyse des écarts de caisse :
Le solde au niveau des livres sera comparé au montant du
billetage pour dégager un écart s'il y en a. La cause de cet
écart est apportée par l' audité et à l'auditeur
d'en examiner la pertinence ;
§ les opinions : l'auditeur
à ce niveau a émis au vu de toutes les étapes
précédentes son opinion sur la gestion de la caisse et a
certifié la régularité et la sincérité des
opérations de caisse de la veille.
Missions de vérification des
procédures de facturation au Port
Après réception de l'ordre de mission et
élaboration du plan de travail par les auditeurs, la mission a
été effectuée en utilisant les diverses documentations
mises à leur disposition et complétée par des entretiens
et des interviews avec les principaux responsables qui interviennent dans la
procédure de facturation. Ensuite il a été
procédé à un diagnostic des dites procédures et de
leur application afin de ressortir les forces et les faiblesses du
système. Un rapport de mission a été rédigé
et déposé à cet effet, des recommandations y ont
été formulées pour une amélioration des
procédures de facturation visant à l'efficacité du Port
Autonome de Cotonou.
Missions de
vérification des matériels informatiques d'une
Direction du Port
La technique d'audit utilisée dans la
réalisation de cette mission a été celle de la
constatation matérielle. Nous avons effectué une descente dans
les différents services de la direction concernée où nous
avons recensé les matériels informatiques qui ont
été remplacés et les matériels informatiques mis en
service ou en attente d'installation. L'objectif de cette mission est
essentiellement de :
- Vérifier l'existence des matériels
informatiques non utilisés en instance
d'utilisation ;
- répertorier les anciens matériels et leurs
utilisateurs, leur code d'identification
et leur état de fonctionnement.
Mission relative à une plainte reçue
d'un syndicat des travailleurs au Port
Nous avons participé à une descente pour une
vérification sur place dans le cadre d'une mission d'inspection relative
à la plainte déposée par une structure syndicale de la
plate forme portuaire.
Participation à l'élaboration du
planning d'audit annuel de l'année 2008
Conformément donc à l'organigramme en vigueur
l'obligation est faite au Département de l'inspection
Générale et du Contrôle de Gestion d'élaborer et de
soumettre à la Direction générale un planning annuel de
missions d'audit interne pour toutes les structures internes du PAC. Nous avons
eu l'opportunité de participer à l'élaboration du planning
d'audit annuel de l'année 2008 sur la base de huit (8) objectifs. Ce
planning présentait d'une part les objectifs et d'autre part les
trimestres au cours desquels les diligences de ces objectifs seront transcrites
en mission d'audit pour être exécutées.
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