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Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)


par M. Alakè NITUNGA
Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO); Unité Universitaire Bénin - Cotonou (UUBC) - Licence Professionnelle en Audit et contrôle de Gestion 2006
  

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Section II : DEROULEMENT DU STAGE ET PROBLEMATIQUE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Déroulement du stage

A- Organisation du DIGCG :

Le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion fait partie des structures qui sont rattachées à la Direction Générale, ce qui lui confère une position en Staff dans l'organigramme du Port Autonome de Cotonou. Comme son nom l'indique ce département est un assemblage d'Audit Interne et de Contrôle de Gestion ; par conséquent il a en son sein des auditeurs internes et des contrôleurs de gestion. Les tâches suivantes lui sont assignées :

- élaboration et actualisation du Manuel de procédure du Port Autonome

de Cotonou ;

- élaboration des procédures du budget, de déclarations fiscales et

sociales et de comptabilisation des opérations ;

- assurer la vulgarisation et le respect desdites procédures ;

- procéder à l'évaluation des procédures internes en vue de leur

adaptation aux évolutions de l'entreprise et à son environnement ;

- inventorier et actualiser les textes réglementaires ;

- élaborer et soumettre à la Direction Générale, un planning annuel des

missions d'audit interne pour toutes les structures du PAC ;

- procéder à la mise en oeuvre du planning annuel des missions

d'audit ;

- établir des rapports circonstanciés en cas de constats d'anomalies

dues au non respect des procédures et proposer d'éventuelles

modifications des dites procédures ;

- réaliser tout contrôle financier sur demande du Directeur Général avec

d'éventuelles propositions d'amélioration ;

- procéder au contrôle périodique des consommations de crédits

budgétaires et du niveau de réalisation des produits.

Ces actions contribueront à :

- s'assurer de la sincérité des informations ;

- s'assurer de la régularité des opérations ;

- s'assurer de l'efficacité des opérations ;

- s'assurer de la clarté et de la bonne adaptation des structures.

La méthodologie utilisée pour le travail dans ce département consiste en l'exécution des ordres de missions (missions d'audit financières, procédurales, de vérifications matérielles) venant de la Direction Générale. Un plan d'audit annuel est également établi selon les objectifs de la Direction Générale et les actions à mener dans le sens des tâches du département.

B- Travaux exécutés :

Au Port Autonome de Cotonou et plus précisément au Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion, nous avons suivi et participé aux travaux ci-après :

Codification des Immobilisations 

L'une des missions du département étant « d'assurer la protection du patrimoine », le département doit avoir une implication dans le suivi des immobilisations. C'est dans cette optique que les fiches de mise en service ou de mise à disposition des immobilisations nouvellement acquises au cours de la période nous sont parvenues. Ces fiches d'immobilisation portent des mentions qui donnent une description complète du bien : le code, la nature du bien, sa marque, son mode d'amortissement, le service demandeur, le nom de l'utilisateur etc. Nous avons donc achevé le remplissage de ces fiches et, en nous servant des derniers numéros de code d'identification des immobilisations, nous avons procédé à l'attribution de codes aux nouvelles. La codification des immobilisations se fait de la manière suivante :

· le sigle de l'entreprise ;

· le code nature ;

· le code désignation ;

· le numéro d'ordre ;

· l'année d'acquisition.

Exemple : PAC/ MIN/ ORD/ 1566/ 07

PAC : Sigle de l'entreprise

MIN : Matériel informatique

ORD : Ordinateur

1566 : Le numéro d'ordre

07  : L'année d'acquisition

Nous avons ensuite classé dans l'ordre croissant des codes d'immobilisation les fiches de mise en service des immobilisations. Toutes les mentions relatives aux immobilisations sont portées dans le registre des biens du PAC à savoir : le code d'immobilisation - la date d'entrée du bien - la désignation du bien - la marque - le type - le nom de l'utilisateur - la Direction / service utilisateur (localisation) - le prix d'acquisition - la date de sortie du bien et enfin les observations. Pour achever ce travail nous sommes descendus sur le terrain pour porter les codes sur les immobilisations.

Mission de contrôle de caisse

Le Département a réceptionné un ordre de mission lui demandant d'effectuer un contrôle inopiné sur la caisse principale du Port Autonome de Cotonou. Au cours de cette mission, les étapes suivantes ont été franchises :

§ le billetage : Nous avons aidé la caissière qui a procédé au comptage des billets et des pièces de la caisse en séparant les diverses coupures (10 000F CFA, 5 000F CFA etc.) ; en séparant également les devises de la monnaie locale dont le total nous a donné l'avoir en caisse ;

§ la vérification des pièces comptables : A cette étape nous avons procédé au contrôle sur pièces en nous servant du « Brouillard de Caisse » et d'autres pièces justificatives. Le brouillard de caisse est un document dans lequel on inscrit toutes les opérations de la journée, les encaissements comme les décaissements et à la fin de la journée on établit le solde ;

§ l'analyse des écarts de caisse : Le solde au niveau des livres sera comparé au montant du billetage pour dégager un écart s'il y en a. La cause de cet écart est apportée par l' audité et à l'auditeur d'en examiner la pertinence ;

§ les opinions : l'auditeur à ce niveau a émis au vu de toutes les étapes précédentes son opinion sur la gestion de la caisse et a certifié la régularité et la sincérité des opérations de caisse de la veille.

Missions de vérification des procédures de facturation au Port

Après réception de l'ordre de mission et élaboration du plan de travail par les auditeurs, la mission a été effectuée en utilisant les diverses documentations mises à leur disposition et complétée par des entretiens et des interviews avec les principaux responsables qui interviennent dans la procédure de facturation. Ensuite il a été procédé à un diagnostic des dites procédures et de leur application afin de ressortir les forces et les faiblesses du système. Un rapport de mission a été rédigé et déposé à cet effet, des recommandations y ont été formulées pour une amélioration des procédures de facturation visant à l'efficacité du Port Autonome de Cotonou.

Missions de vérification des matériels informatiques d'une Direction du Port

La technique d'audit utilisée dans la réalisation de cette mission a été celle de la constatation matérielle. Nous avons effectué une descente dans les différents services de la direction concernée où nous avons recensé les matériels informatiques qui ont été remplacés et les matériels informatiques mis en service ou en attente d'installation. L'objectif de cette mission est essentiellement de :

- Vérifier l'existence des matériels informatiques non utilisés en instance

d'utilisation ;

- répertorier les anciens matériels et leurs utilisateurs, leur code d'identification

et leur état de fonctionnement.

Mission relative à une plainte reçue d'un syndicat des travailleurs au Port

Nous avons participé à une descente pour une vérification sur place dans le cadre d'une mission d'inspection relative à la plainte déposée par une structure syndicale de la plate forme portuaire.

Participation à l'élaboration du planning d'audit annuel de l'année 2008

Conformément donc à l'organigramme en vigueur l'obligation est faite au Département de l'inspection Générale et du Contrôle de Gestion d'élaborer et de soumettre à la Direction générale un planning annuel de missions d'audit interne pour toutes les structures internes du PAC. Nous avons eu l'opportunité de participer à l'élaboration du planning d'audit annuel de l'année 2008 sur la base de huit (8) objectifs. Ce planning présentait d'une part les objectifs et d'autre part les trimestres au cours desquels les diligences de ces objectifs seront transcrites en mission d'audit pour être exécutées.

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