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Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)


par M. Alakè NITUNGA
Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO); Unité Universitaire Bénin - Cotonou (UUBC) - Licence Professionnelle en Audit et contrôle de Gestion 2006
  

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Paragraphe2 : Problématique de recherche

A- Problématique de recherche 

Le Port Autonome de Cotonou joue un rôle majeur dans l'économie nationale en raison de l'intensité des flux qui s'effectuent sur la plate-forme portuaire.

Le niveau de compétitivité étant de plus en plus élevé, ceci impose une amélioration de la qualité des prestations offertes à une clientèle de plus en plus exigeante. Face à ces exigences, l'une des priorités de l'entreprise est d'assurer sa pérennité en mettant en place un bon système de contrôle interne.

L'Ordre des Experts Comptables (O.E.C) en France définit le contrôle interne comme << l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté, d'assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la Direction et de favoriser l'amélioration des performances >>.

La Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes le définit comme << l'ensemble des mesures comptables ou autres que la Direction propose assure et surveille, sous sa responsabilité, afin de garantir la protection du patrimoine et la fiabilité des enregistrements >>.

Le contrôle interne, d'une manière générale, s'entend aussi par l'ensemble des méthodes et mesures d'organisation et de coordination établies et maintenues par la Direction d'une entreprise et ayant pour fin :

v de protéger le patrimoine ;

v de garantir l'exactitude et la fiabilité de la tenue des comptes ;

v d'assurer une conduite ordonnée et efficace des opérations de l'entreprise ;

v d'assurer l'application des instructions de la Direction ;

v d'assurer l'amélioration des performances.

Le contrôle interne revêt une grande importance dans une entreprise. Il apporte la preuve indirecte du respect des règles et des principes comptables donc de la fiabilité des données financières produites par l'entreprise, ce qui évite à l'entreprise des situations telles que :

- la mise en cause de la valeur probante des documents comptables ;

- les fraudes et malversations difficilement détectables ;

- la production de documents erronés ;

- la limitation des contrôles externes.

Situations dont les conséquences peuvent êtres :

· le refus de certification ou certification avec réserve ;

· le refus d'adoption des comptes par les organes délibérants (le Conseil d'administration, le comité d'audit, l'assemblée générale) ;

· le refus des documents comme preuve à la justice ;

· les sanctions civiles, pénales et fiscales.

Le contrôle interne est en effet l'une des conditions essentielles de la régularité et de la sincérité des comptes d'une part, et de leur valeur probante d'autre part.

C'est dans cette optique que l'existence du département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion est d'une importance capitale pour la Direction Générale dans l'amélioration des performances de l'entreprise. Ce département a pour tâche, entre autres, de réviser les procédures, de vérifier la régularité et la sincérité des opérations de l'entreprise conformément aux référentiels en vigueur dans l'entreprise.

Le manuel de procédures est un document de référence dans une entreprise pour l'exécution de toutes tâches. Le non respect des procédures ne permet pas à l'entreprise d'atteindre aisément les objectifs fixés au niveau de la Direction Générale.

Au cours de nos travaux pratiques, nous avons assisté à des séances de dissémination du manuel de procédure du Port Autonome de Cotonou organisées par le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion sur instruction de la Direction Générale. Ces séances font suite aux constats faits dans les rapports de missions d'audit externe réalisées sur le Port Autonome de Cotonou, à savoir que certains agents n'étaient pas familiers, voire méconnaissent l'existence du manuel de procédures.

Le but visé par ces séances de dissémination a été de présenter et d'introduire dans les habitudes, la consultation régulière du manuel de procédures comme instrument de référence pour toute opération à mener.

Il se dégage clairement de cet état de chose qu'un certain nombre de difficultés ne favorisent pas au personnel l'application de ce manuel. La résolution de ces obstacles pourrait permettre à la structure de réduire les risques de fraude, d'erreurs ou de gâchis ; d'améliorer au niveau de chaque responsable opérationnel sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues et enfin de rendre plus aisée la tâche aussi bien pour les organismes de contrôle internes qu'externes. Cela permettra, entre autres, aussi de donner plus de crédibilité aux informations fournies par le Port Autonome de Cotonou. C'est à cette analyse que nous nous sommes attelés.

Les réponses aux questions suivantes nous permettront d'apporter une contribution à l'amélioration de l'application du manuel de procédures au Port Autonome de Cotonou :

- Comment se présente le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou?

- Quelles sont les facilités qu'offrent le Port Autonome de Cotonou pour l'application du manuel de procédures ?

- Quels sont les goulots d'étranglement à l'application du manuel de procédures ?

- Quelles sont les mesures qui peuvent être prises afin d'améliorer le respect des procédures du manuel ?

B- Objectifs et hypothèses de la recherche

1- Objectifs :

Au travers de ce thème nous poursuivons des objectifs bien définis qui peuvent être scindés en deux parties : l'objectif général et les objectifs spécifiques.

*Objectif général 

En cette période où l'on assiste à des réglementations qui tendent à renforcer le contrôle de l'Etat et réguler l'activité économique, nous nous sommes intéressés à un sujet particulier qui pose un problème dans les structures publiques telles que le Port Autonome de Cotonou. Notre préoccupation majeure est de contribuer à l'amélioration du respect du manuel de procédures par les agents du Port Autonome de Cotonou.

*Objectifs spécifiques

Atteindre l'objectif général de cette étude nous a amené à nous poser des objectifs bien précis qui se dessinent de la manière suivante :

Ø présenter le manuel de procédures mis en place au Port Autonome de Cotonou ;

Ø procéder à une analyse qui nous permettra de relever non seulement les facilités pour la mise en pratique du manuel mais aussi et surtout les points d'achoppement.

2- Hypothèses de la recherche :

De ces objectifs se dégagent les hypothèses suivantes :

v les agents du Port Autonome de Cotonou ont chacun à leur disposition le manuel de procédures pour permettre de mener à bien toutes les activités de l'entreprise et d'assurer un certain contrôle au niveau de chaque responsable opérationnel ;

v le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est un document référentiel dont le caractère dynamique retrace toutes les tâches de la structure telles qu'elles s'effectuent aujourd'hui ;

v la conception du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est facile d'utilisation par ses agents de par la division des activités de l'entreprise en cycles et sous-cycles du fait de la considération de l'entreprise comme un système ouvert et finalisé ;

v la conception du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou selon l'approche systémique de la théorie des organisations rend plus facile sa mise à jour ;

v le Port Autonome de Cotonou dispose d'un planning d'audit annuel qui prévoit des missions relatives à l'évaluation, du niveau d'exécution du manuel de procédures.

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