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Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)


par M. Alakè NITUNGA
Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO); Unité Universitaire Bénin - Cotonou (UUBC) - Licence Professionnelle en Audit et contrôle de Gestion 2006
  

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REVUE DE LITTERATURE, METHODOLOGIE DE RECHERCHE ET APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES AU PAC

Section I : REVUE DE LITTERATURE ET METHODOLOGIE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Revue de littérature

A- Définition et Fonctions du Manuel de Procédures

1- Définition :

Le manuel constitue la description ordonnée et formelle d'une série d'opérations et d'instructions de travail destinées à rendre cohérent, partagé, fiable, crédible et pertinent le système d'informations d'une entreprise. Il précise en particulier :


· les différentes tâches et leurs modalités d'exécution ;


· les responsabilités respectives des différents intervenants ou

opérateurs ;


· les procédures d'établissement des différents documents nécessaires

à la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et

technique ;


· les modalités de contrôle à chaque stade du système d'informations.

2- Fonctions :

Le manuel de procédures constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

- Le manuel de procédures est un référentiel de communication

Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous.

- Le manuel de procédures est un référentiel de formation

Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

- Le manuel de procédures est un référentiel de gestion

Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes élémentaires de son système d'informations. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme.

- Le manuel de procédures est un référentiel de contrôle

Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la Direction Générale et le respect, par chaque opérateur, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organismes de contrôle internes qu'externes.

- Le manuel de procédures est un référentiel d'information de gestion

Il permet au Directeur Général, aux Directeurs sectoriels et aux différents responsables de structures d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

B- Organisation du Manuel de Procédures

La conception du manuel de procédures peut se faire suivant deux approches : l'approche fonctionnelle et l'approche systémique de la théorie des organisations.

Le manuel de procédures conçu selon l'approche systémique de la théorie des organisations est celle qui consiste à considérer l'entreprise comme un système. Le système est une totalité organisée d'un ensemble d'éléments actifs solidaires en relation d'inter-actions entre elles. L'étape suivante est alors d'identifier les activités de l'entreprise et de les diviser en cycles et sous-cycles. Le cycle est une série de phénomènes ou de tâches qui se renouvèlent périodiquement et dans le même ordre ; lorsqu'il est subdivisé on parle de sous-cycle.

L'avantage de l'approche systémique est que la modification de l'organigramme de la structure n'a pas d'effet systématique sur l'exécution des tâches donc sur le manuel de procédures. Seuls les opérateurs exécutant les tâches changent.

La conception selon l'approche fonctionnelle quant à elle est celle qui consiste à se baser sur l'organigramme de l'entreprise et plus précisément les fonctions. Une fonction étant un ensemble de responsabilités, il définit pour chacune d'elle l'organisation du service et les attributions des différents agents sont décrits. Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonction qui sont elles mêmes décomposées en procédures. Enfin pour chaque procédure on procède à la description :

- de ses objectifs ;

- des principales règles de gestion qui la caractérisent ;

- des tâches à exécuter.

Pour illustrer l'approche fonctionnelle nous prendrons l'exemple du manuel d'un établissement d'enseignement.

La fonction de <<Gestion de la Trésorerie>> est décomposée en sous

fonctions parmis elles nous avons par exemple :

- les opérations d'encaissement ;

- les opérations de décaissements ;

- l'établissement et le contrôle des états de trésorerie.

Lorsque nous prenons la sous fonction <<opérations d'encaissement>> elle est composée de la procédure `'opérations d'encaissement'' qui comporte :

MANUEL DE PROCEDURES

APE-EFE

Fonction : Gestion de la Trésorerie

Novembre 01

3.1.2

Procédure : Opérations d'encaissement

Page : 1/2

Objectifs :

- s'assurer que les encaissements des fonds au titre des frais d'inscription ou de réinscription, des frais de scolarité des élèves et autres frais annexes sont réalisés de manière exhaustive et régulière.

- S'assurer que les décomptes des communications téléphoniques sont effectués suivant les règlements.

Règles de Gestion :

- tous les encaissements reçus doivent donner lieu à l'émission d'un reçu à l'attention de la partie versante ;

- le point récapitulatif des encaissements doit être établi chaque fin de journée ;

- tous les encaissements reçus doivent êtres effectués en francs CFA.

APE-EFE

Fonction : Gestion de la Trésorerie

Novembre 01

3.1.2

Procédure : Opérations d'encaissement

Page : 2/2

Responsable ou Service en charge

Tâches à exécuter

Caissier

· reçoit des parents d'élèves le montant à encaisser ;

· remplit une pièce d'entrée en caisse en trois exemplaires comportant les informations suivantes :

- numéro de pièce ;

- nom de la partie versante ;

- montant reçu en chiffre et en lettre ;

- nature du versement ;

- date ;

- mode de règlement.

· signe la pièce ;

· remet un exemplaire au parent d'élève et garde

les deux autres ;

· tous les matins, transmet au comptable pour comptabilisation le deuxième exemplaire du reçu délivré à la partie versante pour les opérations effectuées la veille ;

· les encaissements de loyers s'effectuent suivant la même procédure et les reçus délivrés sont de même nature.

Note

· Les encaissements par chèque s'effectuent par la même procédure. Les chèques ainsi collectés sont remis à la banque sur le compte ouvert au nom de l'établissement au plus tard la semaine suivante.

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