REVUE DE LITTERATURE, METHODOLOGIE DE RECHERCHE ET
APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES AU PAC
Section I : REVUE DE LITTERATURE ET METHODOLOGIE
DE
RECHERCHE
Paragraphe1 : Revue de littérature
A- Définition et Fonctions du Manuel de
Procédures
1- Définition :
Le manuel constitue la description ordonnée et formelle
d'une série d'opérations et d'instructions de travail
destinées à rendre cohérent, partagé, fiable,
crédible et pertinent le système d'informations d'une entreprise.
Il précise en particulier :
· les différentes tâches et leurs
modalités d'exécution ;
· les responsabilités respectives des
différents intervenants ou
opérateurs ;
· les procédures d'établissement des
différents documents nécessaires
à la gestion administrative, financière,
comptable, opérationnelle et
technique ;
· les modalités de contrôle
à chaque stade du système d'informations.
2- Fonctions :
Le manuel de procédures constitue à cet effet
plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :
- Le manuel de procédures est un
référentiel de communication
Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou
opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension
des contraintes et responsabilités des opérateurs
précédents et suivants et de traiter ainsi les documents selon
des normes et des procédures comprises et acceptées par tous.
- Le manuel de procédures est un
référentiel de formation
Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les
personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées
temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se
familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un
support écrit pour l'exécution de leurs tâches
quotidiennes.
- Le manuel de procédures est un
référentiel de gestion
Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la
gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes
élémentaires de son système d'informations. Il remplit
à cet effet un rôle de planification, de supervision et de
contrôle de la délégation de responsabilité du
sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme.
- Le manuel de procédures est un
référentiel de contrôle
Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et
l'évaluation des procédures de contrôle interne et des
documents de gestion produits. L'application des instructions de la Direction
Générale et le respect, par chaque opérateur, de sa
responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches
qui lui sont dévolues seront ainsi plus aisés aussi bien pour les
organismes de contrôle internes qu'externes.
- Le manuel de procédures est un
référentiel d'information de gestion
Il permet au Directeur Général, aux Directeurs
sectoriels et aux différents responsables de structures d'analyser de
façon cohérente et homogène tous les résultats et
informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a
produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin,
directement tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il
a eu à effectuer.
B- Organisation du Manuel de
Procédures
La conception du manuel de procédures
peut se faire suivant deux approches : l'approche fonctionnelle et
l'approche systémique de la théorie des organisations.
Le manuel de procédures conçu selon l'approche
systémique de la théorie des organisations est celle qui consiste
à considérer l'entreprise comme un système. Le
système est une totalité organisée d'un ensemble
d'éléments actifs solidaires en relation d'inter-actions entre
elles. L'étape suivante est alors d'identifier les activités de
l'entreprise et de les diviser en cycles et sous-cycles. Le cycle est une
série de phénomènes ou de tâches qui se
renouvèlent périodiquement et dans le même ordre ;
lorsqu'il est subdivisé on parle de sous-cycle.
L'avantage de l'approche systémique est que la
modification de l'organigramme de la structure n'a pas d'effet
systématique sur l'exécution des tâches donc sur le manuel
de procédures. Seuls les opérateurs exécutant les
tâches changent.
La conception selon l'approche fonctionnelle quant à
elle est celle qui consiste à se baser sur l'organigramme de
l'entreprise et plus précisément les fonctions. Une fonction
étant un ensemble de responsabilités, il définit pour
chacune d'elle l'organisation du service et les attributions des
différents agents sont décrits. Chaque fonction est ensuite
décomposée en sous fonction qui sont elles mêmes
décomposées en procédures. Enfin pour chaque
procédure on procède à la description :
- de ses objectifs ;
- des principales règles de gestion qui la
caractérisent ;
- des tâches à exécuter.
Pour illustrer l'approche fonctionnelle nous prendrons
l'exemple du manuel d'un établissement d'enseignement.
La fonction de <<Gestion de la Trésorerie>>
est décomposée en sous
fonctions parmis elles nous avons par exemple :
- les opérations d'encaissement ;
- les opérations de décaissements ;
- l'établissement et le contrôle des états
de trésorerie.
Lorsque nous prenons la sous fonction
<<opérations d'encaissement>> elle est composée de la
procédure `'opérations d'encaissement'' qui
comporte :
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MANUEL DE PROCEDURES
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APE-EFE
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Fonction : Gestion de la
Trésorerie
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Novembre 01
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3.1.2
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Procédure : Opérations
d'encaissement
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Objectifs :
- s'assurer que les encaissements des fonds au titre des frais
d'inscription ou de réinscription, des frais de scolarité des
élèves et autres frais annexes sont réalisés de
manière exhaustive et régulière.
- S'assurer que les décomptes des communications
téléphoniques sont effectués suivant les
règlements.
Règles de Gestion :
- tous les encaissements reçus doivent donner lieu
à l'émission d'un reçu à l'attention de la partie
versante ;
- le point récapitulatif des encaissements doit
être établi chaque fin de journée ;
- tous les encaissements reçus doivent êtres
effectués en francs CFA.
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APE-EFE
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Fonction : Gestion de la
Trésorerie
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Novembre 01
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3.1.2
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Procédure : Opérations
d'encaissement
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Responsable ou Service en charge
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Tâches à exécuter
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Caissier
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· reçoit des parents d'élèves le
montant à encaisser ;
· remplit une pièce d'entrée en caisse en
trois exemplaires comportant les informations suivantes :
- numéro de pièce ;
- nom de la partie versante ;
- montant reçu en chiffre et en lettre ;
- nature du versement ;
- date ;
- mode de règlement.
· signe la pièce ;
· remet un exemplaire au parent d'élève et
garde
les deux autres ;
· tous les matins, transmet au comptable pour
comptabilisation le deuxième exemplaire du reçu
délivré à la partie versante pour les opérations
effectuées la veille ;
· les encaissements de loyers s'effectuent suivant la
même procédure et les reçus délivrés sont de
même nature.
Note
· Les encaissements par chèque s'effectuent par la
même procédure. Les chèques ainsi collectés sont
remis à la banque sur le compte ouvert au nom de l'établissement
au plus tard la semaine suivante.
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