7.1. Fonctionnement du service
7.1.1. Le cycle d'approbation des projets/programmes
Les projets et programmes soumis au service D3.1 ont un
durée maximale respective de un an et trois ans. Ils sont dans un
premier temps appréciés selon des critères de
recevabilité détaillés par l'Arrêté royal du
24 septembre 2006. Le service ONG comprend 15 gestionnaires qui se
répartissent les 114 ONG, dont 58 ONG programmes. Auparavant
(jusqu'à la réforme Moreels), les dossiers étaient
répartis géographiquement en fonction du pays d'intervention
de
telle sorte que les gestionnaires avaient acquis une expertise
dans une certaine région du monde. La répartition des dossiers
s'effectue désormais selon un système de rotation qui ne semble
répondre à aucune logique particulière sinon celle de
diversifier les gestionnaires responsables d'une ONG.
Les dossiers qui ont satisfait aux critères de
recevabilité sont ensuite soumis à l'étape
d'appréciation. L'outil principal de cette étape est la fiche
d'appréciation. Cette fiche passe en revue dix critères : la
cohérence, la pertinence pour le développement, la
durabilité, l'approche méthodologique, l'efficacité,
l'efficience, le partenariat, la synergie/complémentarité, la
capacité administrative de l'ONG et l'appréciation
financière. Dans le point suivant, nous procèderons à un
examen approfondi de cette fiche. L'analyse des dossiers est menée
à bien en collaboration avec des experts indépendants
engagés à cette fin. Autrefois, l'expert et le gestionnaire
remplissaient chacun une fiche puis rassemblaient leurs impressions dans une
fiche commune. Pour plus de clarté et d'efficacité,
désormais seul l'expert remplit la fiche, dont le contenu est ensuite
discuté avec le gestionnaire qui y ajoute ses propres commentaires et
remarques. Sur cette base, les dossiers se voient attribuer un score
général.
Depuis environ 2004, un comité de lecture a
été instauré. Son rôle est d'harmoniser la forme des
fiches d'appréciation pour en assurer la qualité
rédactionnelle et stylistique notamment. À cette même
époque, il a été décidé de donner aux ONG la
possibilité de mieux se préparer à faire face aux
remarques émises à l'égard de leur projet ou programme. La
fiche d'appréciation, après avoir été
approuvée par le comité de lecture, est envoyée à
l'ONG concernée une semaine avant le « dialogue politique ».
Le dialogue politique qualifie la rencontre entre une ONG et le gestionnaire en
charge de l'appréciation de son projet ou programme. La finalité
de ce dialogue est, pour le gestionnaire, de justifier ses remarques, critiques
et éventuel refus de subside et, pour l'ONG, d'exprimer son propre point
de vue et défendre la qualité de son dossier. En tant que
dialogue, il constitue surtout un espace d'expression et un moment
privilégié de communication entre gestionnaires et ONG. Les
propos échangés lors de ce dialogue politique sont
consignés dans un procès-verbal. Ce dernier est joint à la
note envoyée au ministre de la Coopération au
Développement, à qui incombe la responsabilité de la
décision finale. Lors de la mise en oeuvre
du programme ou projet, un entretien de suivi est organisé
chaque année pour faire le point sur les résultats et poursuivre
le dialogue avec les ONG.
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