Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

III.1.4. Tâche 4 : Test d'alimentation et méthode de recherche dans la base de données

Saisie de notices

La saisie des notices sous PMB tient compte du bordereau du format

UNIMARC précédemment cité. Etant donné qu'il s'agit d'un format conçu pour le catalogage des monographies mais adaptable à tout type de document, il convient d'apporter des précisions sur le contenu de certains champs, notamment le champ "éditeur, collection".

Il est clair que dans la publication de la documentation grise, la question de la collection ne se pose pas.

Au niveau de l'édition, c'est généralement l'institution de tutelle qui se constitue comme l'éditeur de la publication : c'est le cas avec les archives institutionnelles. Cependant la difficulté réside dans le fait que dans l'institution, il existe des filières ou départements et centres de recherche qui pilotent la réalisation des travaux comme c'est le cas des publications de type universitaire.

Pour résoudre la question, nous nous sommes fiés au fait qu'il s'agit avant tout, d'archives institutionnelles, par conséquent, l'éditeur ne peut être que l'institution d'où elles émanent.

A titre d'exemple, prenons un mémoire professionnel de la filière "Conseiller

d'orientation" du département des Sciences de l'éducation de l'ENS.

Bien que dans la pratique, c'est le département des Sciences de l'éducation qui organise les stages et les encadrements, L'ENS d'Abidjan est l'institution éditrice de cette publication.

Recherche documentaire

La recherche documentaire dans l'OPAC que nous propose le portail

documentaire de l'ENS, se fera de deux (2) manières dans l'intention de prendre en compte les différents niveaux de manipulation des outils informatiques. Il y'a également le fait que l'objectif général de ce projet est de fournir en accès libre les ressources institutionnelles à travers une recherche informatisée.

o Recherche par arborescence ou "manuelle"

Ce type de recherche est dit "manuel" à l'instar de la recherche documentaire

dans Internet avec les outils humains tels que les annuaires.

La recherche bibliographique manuelle par arborescence est un mode de recherche accessible à tous et fonctionnant de la façon la plus simple possible.

Lorsque la page d'accueil de l'OPAC est disponible dans le navigateur web à l'adresse adéquate, cliquer sur l'icône de la localisation du type de document en ligne. Il s'agit, par exemple, de "Projet de thèses", "Thèses" pour retrouver un document quelconque.

Ensuite, la plateforme donne la possibilité à l'utilisateur de sélectionner l'une des différentes notices listées et éventuellement d'accéder à la ressource électronique en texte intégral, en fonction de son besoin documentaire et selon le cycle de vie du document.

Figure N°5 : Recherche par arborescence : accès à une notice bibliographique

Remarque : Le mode de recherche de notices bibliographiques ne requiert aucune connaissances quand aux techniques avancées et aux principes de recherche dans les bases de données.

o Recherche automatique de notices

La seconde option de recherche offre beaucoup plus de possibilités de

satisfaction documentaire lors de la recherche dans la mesure où elle prend en compte toutes les localisations de documents dans le DI. C'est la "recherche dite automatique".

Ce mode de recherche également connu sous l'appellation de "recherche par interrogation", consiste à interroger une base de données à l'aide d'une suite de caractères ou d'occurrences (métadonnées^61(*)) préalablement définies par le biais d'une indexation réalisée par les spécialistes des SID.

La recherche automatique est également définie comme

« la recherche par interrogation qui peut être simple avec la possibilité d'utiliser  au choix différentes syntaxes,  des opérateurs booléens, des expressions, la troncature,  ou la recherche avancée »^62(*).

Par ailleurs, il convient de souligner qu'à la différence de la recherche manuelle par arborescence, la recherche automatique des notices bibliographiques, dans une base de données, requiert une formation à la méthodologie de la recherche documentaire. Cette méthodologie de la recherche implique les principes fondamentaux d'interrogation des bases et banques de données bibliographiques. Cela, non pas à titre fortuit, mais dans le but d'offrir à l'utilisateur tous les moyens techniques et les astuces pour passer moins de temps à la recherche et obtenir le plus de résultats pertinents possibles par rapport à la qualité du fonds.

Pour débuter cette recherche, il faut accéder à la page d'accueil du portail et repérer le champ de saisie des requêtes documentaires (Voir figure N°1).

Dans cet espace, il suffit d'entrer simplement le mot ou groupe de mots qui se rapportent à la recherche (exemple : Personnel domestique), puis faire un clic sur le bouton "Rechercher".

L'OPAC affichera le résultat de la recherche pour le critère exprimé et les différentes notices qui y sont rattachées : c'est une recherche dite "simple".

Il convient à présent de parcourir les notices les unes après les autres pour avoir les différentes descriptions (format ISBD et format Public) en cliquant sur le bouton "plus" ( ) au début de chaque résultat pour dérouler la notice complète.

Figure N°6 : Présentation et consultation des résultats de recherche

La recherche par interrogation dans l'OPAC du DI de l'ENS offre d'autres alternatives de recherche dites "avancées".

o La recherche par "tags"

Le concept anglo-saxon "tags" dans cette application, renvoie aux mots clés

ou termes pertinents.

Ainsi, la recherche par "tags" ou mots clés consiste à interroger la base de données en sélectionnant l'un des mots clés ou "tags" définis lors de l'indexation des documents dans la création des notices bibliographiques.

Pour y arriver, il faut cliquer sur l'onglet "Recherche par tags" pour non seulement visualiser l'ensemble des mots clés définis dans la base pour les documents encodés mais aussi sélectionner un "tag" pour voir afficher l'ensemble des notices qui lui sont rattachées.

Figure N°7: Sélection de "tags" de recherche (exemple : contamination)

Figure N°8: Présentation des résultats de recherche par "tags"

Remarques : Contrairement à la recherche automatique dite simple où il n'est pas évident, pour l'usager, d'obtenir des résultats parce qu'il formule des mots clés subjectifs de recherche, la recherche par "tags" procure toujours à l'usager des résultats selon le "tag" sélectionné. Les mots clés qui figurent existent parce que des notices ont été préalablement créées.

o La recherche multicritères

C'est un type de recherche avancée et réservée aux utilisateurs initiés aux

techniques de recherche documentaire dans les bases de données. Sa particularité consiste à amener l'utilisateur à combiner plusieurs critères d'interrogation (Auteur, titre, éditeurs, ...) avec des types de recherche (expression booléenne^63(*), commence par, finit par, exactement comme) intégrés à l'OPAC.

L'enjeu, pour l'usager avéré, d'effectuer une recherche avancée de type multicritères est sans nulle doute d'éviter au maximum soit les bruits^64(*), soit les silences^65(*), d'où la quête d'une recherche fructueuse et pertinente.

Pour effectuer une recherche multicritères, cliquer sur l'onglet "Recherche multi-critères" et renseigner le formulaire de recherche qui s'affiche par le choix d'un critère de recherche, puis le type de recherche et enfin l'occurrence à associer.

Exemple : Choix du critère de recherche : titre

Type de recherche : Commence par

Occurrence à associer : influence

L'OPAC affichera toutes les notices qui ont leur titre qui commence par le mot "influence".

En somme, nous retenons que dans la recherche documentaire en général et en particulier, dans la recherche automatique : « trouver de l'information est un art, pas une science »^66(*) ; en d'autres termes, c'est un savoir faire technique.

Figure N°9: Présentation de résultat de recherche multi-critères

* ⁶¹ Ensemble structuré d'informations décrivant la forme, le contenu ou la localisation d'une ressource [...] Les métadonnées permettent d'accéder facilement à l'information, de l'extraire et de la comprendre. Elles peuvent aussi aider à aider à organiser des ressources électroniques ou à favoriser leur interopérabilité.

* ⁶² AW, S. Recherche et Diffusion de l'information à travers Internet. 2011 (Cours Master 2 SID EBAD). [en ligne]

* ⁶³ George BOOLE (1815-1864) : mathématiciens anglais, auteur de la théorie des ensembles présente trois (3) principales expressions pour l'interrogation des bases de données :

AND = ET : restreint les résultats de la recherche aux seuls documents contenant les mots clés exprimés ;

OR = OU : élargit la recherche en faisant l'union des mots clés entrés pour la recherche ;

NOT = SAUF : facilite les exclusions de critères.

* ⁶⁴ Bruit (noise): c'est l'ensemble des documents non-pertinents affichés suite à une recherche documentaire.

* ⁶⁵ Silence : c'est l'ensemble des documents pertinents non affichés lors d'une recherche documentaire.

* ⁶⁶ LARDY, J-P. Recherche d'information sur Internet : outils et méthodes. ADBS. PP.3