5 - EVALUATION BUDGETAIRE
L'évaluation dont la périodicité est
définie au préalable dans les accords est faite, dans notre
contexte, afin de mesurer l'avancée du projet en termes de coûts
par rapport à ses objectifs. Du au fait que l'aspect financier du projet
intègre tous les autres aspects, l'évaluation budgétaire
s'assurera que l'exécution du projet respecte les procédures
budgétaires en matière d'exécution des
activités ; que le projet s'est déroulé selon
l'organisation prévue ; que les objectifs ont été
atteints en respectant le cahier des charges, les délais
(efficacité/délais), le budget (efficacité/coût).
Les deux derniers aspects sont représentés dans les
différentes étapes qui suivent.
5-1 - ESTIMATION DE COUT / CONTROLE DE COUTS /
CHANGEMENT DE
COUTS / REVISION DE COUTS
C'est un ensemble d'actions spontanés ont la
périodicité est prédéfinie dans les documents de
base et permettant d'identifier les écarts, déterminer et
analyser leurs causes, faire des ajustements au besoin, contrôler
à l'avenir les facteurs des écarts. En bref, l'objectif est
d'apprécier l'état d'avancement des aspects financier et
opérationnel du projet.
La bonne gestion de ce système interpelle la juste
connaissance du calendrier du projet, des ressources budgétaires
(consommées et restantes), des moyens divers, des conditions
matérielles et des contraintes. Les éléments permettant
une bonne appréciation de ce système sont : le budget
prévisionnel, la mesure des écarts et l'évaluation des
performances. L'analyse de ces éléments permet de
déterminer :
- L'état d'avancement du projet par rapport au plan
- Si le travail a été fait dans les
délais
- Si le travail a respecté les limites du budget
- Quand est-ce que le travail a été fait
- Le Coût des travaux à terme
a) LE BUDGET PREVISIONNEL
Il est préparé par l'équipe de projet sur
la base d'un plan d'activités (annuel, semestriel ou trimestriel). Il
est exprimé en monnaie ou unités de ressources et se
définit comme le montant alloué à une ou plusieurs
activités planifiées. Il est ensuite soumis et validé par
toutes les parties intervenant dans l'exécution du projet. C'est la
budgétisation. Budgétiser c'est estimer en terme de coût
les besoins et les activités du projet pour la période à
venir. Le principe consiste en ce qui suit : sur la base du budget total
alloué au projet, et en tenant compte des dépenses
effectuées au titre des années précédentes, lister
les besoins/activités, les inscrire en face des codes (codification
propre à chaque bailleur), puis, reporter les montants estimés
pour chaque besoin/activité. Ainsi définie, la préparation
du budget prévisionnel se fait parallèlement à d'autres
actions :
- faire la colonne des totaux prévus pour tous les
besoins/activités du projet
- reporter dans une autre colonne, en face de chaque
activité, les montants décaissés pour les années
précédentes ; ceci pourra permettre au besoin d'aider à
faire une analyse tendancielle sur plusieurs années
- refléter la colonne du budget prévisionnel :
y reporter les coûts estimatifs des besoins/activités
prévues pour la période à venir
- prévoir la colonne du solde restant
b) LA MESURE DES ECARTS :
L'écart c'est la déviation observée entre
le coût estimé (budget prévisionnel) et le coût
réel des activités du projet, entre le délai prévu
et le temps réel mis pour exécuter les activités du
projet. Trois éléments de mesure sont nécessaires au
calcul des écarts :
- le Coût Budgétisé des Travaux
Prévus ou CBTP (en anglais BCWS-Budgeted Cost for Work
Scheduled) ou la Valeur Planifiée : c'est le montant
estimé basé sur le budget de référence et
alloué à une activité planifiée. Il
représente aussi le budget prévisionnel selon la durée du
projet.
- le Coût Budgétisé des Travaux
Effectués ou CBTE (en anglais BCWP-Budgeted Cost for Work
Performed) ou la Valeur Gagnée (en anglais Earned Value) :
c'est le coût estimé du travail effectué à un moment
donné et basé sur le budget de référence .
- le Coût Réel des Travaux
Effectués ou CRTE (en anglais ACWP-Actual Cost for Work
Performed) ou la Valeur Réelle : c'est le montant des
dépenses de la période d'avancement. C'est le coût
réel du travail effectué et complètement achevé.
ECART SUR COUT (Ec)
L'équation est la suivante :
Ec = CBTE - CRTE
* Si le résultat est positif, l'activité
évaluée engage moins de fonds que prévu.
* Si le résultat est négatif, l'activité
évaluée engage plus de fonds que prévu.
* Si le résultat = 0, l'activité du projet tient
dans son budget.
ECART SUR DELAI (Ed)
L'équation se pose comme suit :
Ed = CBTE - CBTP
* Si le résultat est positif, les activités
réalisées à la date x sont supérieures à
celles qui ont été prévues à cette date.
* Si le résultat est négatif, les activités
réalisées à la date x sont inférieures à
celles qui ont été prévues à cette date.
LA COURBE EN S
Une méthode très simple pour identifier l'Ecart
sur Coût est la Courbe en S : elle se définit comme la
répartition de la consommation du budget dans le temps. C'est un moyen
simple pour capter la différence qui s'affiche entre le coût
budgétisé et le coût réel des activités du
projet. Elle est schématisée par un graphique qui
représente :
- une courbe de référence : le Coût
Budgétisé des Travaux Effectués (CBTE)
- des courbes variables : le Coût Réel des
Travaux Effectués (CRTE)
En terme de pourcentages, les formules utilisées sont
les suivantes :
· POURCENTAGE DE L'ECART SUR COUT (%Ec)
%Ec = Ecart sur Coût
CBTE
· POURCENTAGE DE L'ECART SUR DELAI (%Ed)
%Ed = Ecart sur délai
CBTP
Sur la base de nos trois éléments de mesure,
nous pouvons déterminer les ratios de performance : Index de
Performance de Coût (Ipc) ou Ratio relatif au Coût (Rc) et Index de
Performance de l'Echéancier/Délai (Ipd) ou Ratio relatif à
l'Echéancier.
c) EVALUATION DES PERFORMANCES DU PROJET (LES RATIOS)
L'évaluation apprécie la situation
financière du projet selon des missions telles que : la structure
financière, la liquidité et la rentabilité du projet.
L'analyse des ratios, bien que statique, fournit
généralement une bonne évaluation du projet. Toutefois,
les ratios ne sont pas suffisants à eux seuls, pour permettre au chef de
projet de se prononcer sur la santé générale du
projet : l'analyse doit être complétée par une bonne
connaissance du cycle d'exploitation du projet et des flux financiers qui y
sont associés.
Dans le cadre de notre étude, l'évaluation des
performances s'assure que le fonctionnement du projet est conforme au budget et
au délai prévus. L'appréciation de cette notion fait appel
aux ratios ci-dessus mentionnés, lesquels sont obtenus comme
suit :
RATIO RELATIF AU COUT ou INDEX DE PERFORMANCE EN COUT (Ipc)
Ipc = CBTE
CRTE
*Si le résultat est supérieur à 1, alors
la performance en coût du projet est efficace.
*Si le résultat est inférieur à 1, alors
la performance en coût du projet est inefficace. Cela traduit
l'apparition des pertes financières et l'accroissement du recours aux
retraits de fonds ou aux avances de fonds, et constitue la
réalité et les manifestations extérieurs des
difficultés que connaît le projet. Il convient donc de
réparer les déséquilibres qui se sont produits dans les
états financiers, d'en mesurer les effets et de procéder à
leur redressement.
RATIO RELATIF AU DELAI ou INDEX DE PERFORMANCE EN DELAI
(Ipd)
Ipd = CBTE
CBTP
*Si le résultat est supérieur à 1, alors la
performance de l'échéancier du projet est efficace.
*Si le résultat est inférieur à 1, alors la
performance de l'échéancier du projet est inefficace. Ce qui
traduit également l'apparition des pertes financières.
Lorsqu'un écart est identifié le chef du projet
avec l'accord de toutes les parties prenantes, peut choisir d'apporter une
solution immédiate en restant dans le budget global, en re-affectant les
fonds des différentes composantes/catégories ou soit, obtenir des
bailleurs une augmentation du budget de base. Dans tous les cas, l'action
entreprise pour apporter un élément nouveau à un budget
s'appelle la révision budgétaire ou la reaffectation des
fonds.
d) LA REVISION BUDGETAIRE OU REAFFECTATION DES
FONDS.
La révision budgétaire c'est le rephasage
périodique du budget global ou annuel dans le but de :
réallouer les fonds pour réorienter le budget en tenant compte
des orientations du plan de travail, refléter des changements
substantifs au niveau des activités et des objectifs du projet,
refléter des changements à travers les reaffectations des fonds
d'une activité/catégorie/composante à une autre, d'une
année à une autre, sans changer le budget global. La
révision peut être également faite après avoir
obtenu des bailleurs que le budget global soit augmenté ou
diminué.
APPLICATION
Selon les nouvelles orientations et les besoins du projet, les
fonds sont reaffectés d'une activité à une autre (dans une
même année) ou d'une année à une autre, en tenant
compte des dépenses déjà effectuées au titre des
années écoulées et en respectant le budget global.
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