5-2 - LES RAPPORTS
Le reporting est un élément essentiel du
système de communication de toute activité et notamment du
projet. Il représente l'ensemble des rapports émis par
l'équipe du projet sur la situation financière de la mise en
oeuvre du projet. Ces rapports reflètent les données relatives
à l'utilisation des ressources du projet. Ils reflètent
également tout écart entre les résultats obtenus et ceux
escomptés afin de permettre de prendre des actions correctives.
L'aspect financier du projet pendant son exécution doit
être évalué de façon continue et faire
systématiquement l'objet de rapports.
Le but de la production des rapports financiers est de
rassembler les informations et d'en informer toutes les parties prenantes du
projet. Aussi, du fait qu'ils contiennent des données relatives à
la performance financière du projet, les rapports constituent des outils
d'aide au chef du projet dans le contrôle des activités : ils
permettent de prendre connaissance du statut du projet à un moment
donné.
Certaines équipes adaptent la périodicité
des rapports avec le début ou la fin d'une phase du projet (à la
fin du décaissement par exemple). La périodicité peut
être tout simplement prédéfinie dans le calendrier
d'exécution des activités du projet. En général
les rapports sont produits mensuellement. Les rapports ou états
financiers comprennent :
- le bilan financier qui présente la situation
patrimoniale du projet à la fin de l'exercice
écoulé ;
- l'état des ressources et des emplois des fonds pour
l'exercice écoulé ;
- l'état des décaissements.
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