7 - GESTION ECONOMIQUE ET EFFICACE DES IMMOBILISATIONS
Le matériel acquis par le projet pendant son
exécution permet le bon fonctionnement des activités du projet.
Les bénéficiaires doivent veiller à ce que
l'équipement et les fournitures acquis au moyen des ressources des
bailleurs soient utilisés exclusivement aux fins du projet, comme
convenu avec les bailleurs et soient entretenus comme il convient. Par
conséquent, il est de rigueur de vérifier
régulièrement que les équipements/biens existent
réellement (contrôle physique) conformément aux
décaissements (rapprochement comptable), que des conditions de
conservation et d'utilisation sont mises en place, qu'il existe une politique
clairement définie relative à la dépréciation du
matériel (amortissement).
7-1 - SUIVI
Afin de gérer de façon efficace le patrimoine du
projet, il est souhaitable qu'un tableau de suivi (voir un exemple en annexe)
soit tenu et mis à jour régulièrement par le service
compétent. Ce tableau indiquera clairement pour chaque bien :
- la désignation du matériel,
- la quantité,
- la date d'acquisition,
- le budget de financement (dans le cas de cofinancement),
- la valeur d'acquisition (valeur initiale),
- la valeur réelle (valeur nette) à une date
x (aidera pour l'écart de réévaluation)
- le service d'affectation initiale,
- le service d'affectation présente (en cas de
séparation),
- l'état physique (bon ou mauvais) à une date
x ; il y va de soi que si l'état physique est mauvais, la valeur
nette = 0.
PROBLEMES COURANTS
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FAITS
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CAUSES
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SOLUTIONS ATTENUATNES
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Etat défectueux de quelques matériels
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Négligence / Relâchement
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Mise en place d'un système d'entretien / Mise en place
d'une politique de suivi
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Abus des biens : utilisation occasionnelle du
matériel à des fins personnelles
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Mauvaise gestion
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Renforcement du contrôle de l'utilisation des biens du
projet / Séparation des taches
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Détournement de biens : perte/vol de
matériels
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Mauvaise gestion / Négligence / Malversation
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Renforcement du système de sécurité des
biens
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