8 - AUDIT EXTERNE : OUTIL D'AIDE AU SUIVI-FINANCIER
L'audit financier externe est un outil qui contribue à
l'amélioration de la gestion du projet. Loin d'être un outil
de détection des cas de fraude et de punition, c'est un outil
utilisé par les bailleurs pour déceler les faiblesses et
insuffisantes du système ou autres éléments critiques
susceptibles d'entraver la bonne exécution des activités
prévues puis mener les corrections nécessaires, ce qui permet de
redresser bon nombre de situations dans les projets. C'est, en d'autres
mots, un dispositif qui examine le système comptable et financier,
visite les réalisations, inspecte les registres et s'assure qu'il
existe, au sein du projet, une structure de gestion adéquate des
fonds.
8-1 - OBJECTIFS
*L'objectif majeur de l'audit des projets de
développement est de s'assurer que les risques inhérents au
projet sont couverts par le système de contrôle interne, s'assurer
de l'existence des entités dont la création a été
décidée contractuellement et s'assurer du bon fonctionnement de
ces organismes.
*L'objectif immédiat de l'audit externe est
d'attester le caractère fiable des états financiers et
d'émettre une opinion sur le caractère satisfaisant de la
présentation de ces documents.
*L'objectif à long terme devrait être
d'apporter un guide aux décisions futures de la direction du projet sur
toutes les questions d'ordre financier telles que contrôles,
prévisions, analyse et établissement des rapports.
**Tous ces objectifs convergent vers un seul but :
l'amélioration des résultats qui, à voir de plus
près, n'est autre que la conséquence d'une démarche visant
fondamentalement à vérifier les documents financiers.
L'audit ne se définit pas seulement par ses objectifs
mais également par un certain nombres de normes flexibles et
évoluant d'un pays à l'autre. Deux d'entre elles sont
liées au choix de l'auditeur et à son indépendance par
rapport au projet audité :
- le choix de l'auditeur : basé sur la
compétence de l'auditeur qui, pour pouvoir remplir techniquement son
rôle n'a pas seulement besoin de son bon sens mais aussi de qualification
particulière et de diplômes attestant d'une formation comptable,
juridique et fiscale et un minimum d'expérience.
- l'indépendance de l'auditeur par rapport au projet
audité : pour pouvoir émettre une opinion dont
l'objectivité est garantie, il est nécessaire qu'il soit
indépendant d'esprit et indépendant de fait vis-à-vis du
projet.
8-2 - ELEMENTS A VERIFIER
Sans que son étendue y soit nécessairement
limitée, l'audit financier doit couvrir ce qui suit :
- s'assurer de l'efficacité du système de
contrôle interne du projet.
- s'assurer de l'existence des manuels de procédures
de tous les bailleurs (cas du cofinancement) ;
- s'assurer de leur compréhension par la direction
puis l'équipe du projet ;
- s'assurer de la mise en oeuvre effective des conditions des
accords et des règles énoncées dans le manuel de
procédures (d'utilisation des fonds) en matière de suivi
financier ;
- s'assurer de leur enregistrement comptable complet,
détaillé et régulier dans les registres et livres
comptables et de leur effet sur la situation et les résultats financiers
du projet ;
- s'assurer de l'ouverture des comptes par le projet (compte
séparé par bailleur dans le cas du cofinancement) ;
- s'assurer de la sécurité des chéquiers
(pas de chèques en blanc signés) ;
- s'assurer que les rapports financiers sont soumis
conformément à l'échéancier prévu dans les
accords ;
- s'assurer que les réconciliations bancaires
présentent une conformité entre l'état des comptes
bancaires et les rapports financiers ;
- s'assurer qu'au niveau de la gestion comptable, la
séparation des tâches est claire et respectée afin de
minimiser les risques ;
- s'assurer de l'adéquation des méthodes et
matériels comptables retenus pour l'établissement des
états financiers (les méthodes utilisées sont-elles les
meilleures pour le projet ?) ;
- s'assurer de leur cohérence avec les
procédures de contrôle interne en vigueur dans le projet ;
- s'assurer de l'existence et la mise à jour de la
liste des personnes mandatées et de leurs signatures pour les demandes
de décaissements et les retraits ;
- s'assurer que le projet dispose d'exemplaires de tous les
documents nécessaires à l'établissement des demandes de
décaissements ;
- s'assurer que tous les décaissements ont bien
été reçus et utilisés selon leur destination ;
- s'assurer de l'existence d'une comptabilité
générale et de la comptabilisation effective des
opérations du projet ;
- s'assurer de la conformité entre les
décaissements effectués au niveau du bailleur et les montants
enregistrés au niveau du projet ;
- s'assurer que tous les documents comptables correspondent
bien à une donnée qui se traduit par une réalité
sur le terrain ;
- attester de la régularité des comptes et
l'opportunité des engagements conformément aux procédures
et règles financières du Bailleur relatives au mode
d'exécution ;
- s'assurer que les conditions préalables à
chaque décaissement sont bien remplies ;
- s'assurer que des mesures sont prévues pour faire
face aux fluctuations des taux de change entre la valeur des monnaies locales
et l'unité des comptes ;
- s'assurer en cas de prêt, que les fonds
destinés au remboursement sont disponibles et que les dates de
remboursement sont respectées ;
- s'assurer pour les achats de biens et louage de services,
que les passations des marchés respectent les règles et
procédures énoncées dans les manuels de procédures
propres à chaque Bailleur, et sont basés sur le concept
d'ensemble « qualité, délai de livraison, prix et
paiement » ;
- s'assurer de l'existence physique des immobilisations du
projet, de leur conformité avec les écritures
comptables ;
- s'assurer de l'existence de mesures de protection
suffisantes des immobilisations ;
- s'assurer de l'existence de politiques d'amortissement pour
les immobilisations ;
- s'assurer de la gestion des fonds de la petite caisse
(existence, utilisation, sécurité) et de l'existence des
pièces justificatives conformément aux procédures du
bailleur ;
- s'assurer de l'efficacité du système de la
gestion des ressources humaines par rapport aux objectifs du projet ;
- s'assurer que le personnel présent soit conforme
à la liste du personnel recruté ;
- s'assurer que les salaires payés sont effectivement
perçus par les bénéficiaires
désignés ;
- s'assurer de l'existence et de l'efficacité de la
séparation des responsabilités ;
- s'assurer que l'état d'avancement du projet
correspond à l'état de décaissement de fonds prévus
pour les activités et s'assurer que les justifications des écarts
sont enregistrées aux dossiers ;
Les éléments énumérés
ci-dessus et tenant lieu de termes de référence de l'audit
financier externe, ne représentent pas une liste exhaustive. Plusieurs
autres points pourraient être considérés et requis par le
bailleur.
Une fois dans les locaux du projet, la mission d'audit
intervient auprès des principaux responsables et met en pratique la
méthodologie pour une bonne mission d'audit : à partir de
référentiels (documents de base, les accords, les manuels de
procédures,...), d'interviews (individuels et en groupe), elle
détermine les forces & faiblesses apparentes puis, les analyse dans
le but d'évaluer la pertinence du suivi financier.
A l'issue de la mission, l'équipe de l'audit
rédige un rapport final (rapport d'opinion) qui portent sur les
principales faiblesses et anomalies, fait des recommandations en proposant des
réorientations. Ce rapport est soumis au préalable aux
responsables du projet qui en prennent connaissance et au besoin apportent
leurs commentaires puis il est adressé au bailleur ou à l'Agence
d'exécution (si c'est le cas).
La direction du projet et les bailleurs doivent s'assurer que
des mesures adéquates prennent en considération les
recommandations formulées à l'occasion de l'audit.
Enfin, l'audit n'est pas une étape du cycle du projet.
Il peut intervenir à tout moment dans le cadre d'actions
préventives, correctives, curatives ou autres.
PROBLEMES COURANTS DE L'AUDIT PENDANT SA MISSION
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FAITS
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CAUSES
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SOLUTIONS ATTENUANTES
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les services opérationnels du projet ne mettent pas
systématiquement les rapports financiers à la disposition de la
mission d'audit
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Le contexte africain : l'audit constitue un
élément de surveillance suivi de punition
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Explication préalable des aspects positifs de
l'audit
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Manque de concordance des comptes bailleurs -
bénéficiaires
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- les bailleurs utilisent des unités de comptes
pour leur comptabilisation et les pays la plupart du temps, ne comptabilisent
que dans leurs devises locales
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Pas de solution adéquate
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- pas de suivi au niveau des recommandations
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Mauvaise organisation / Laxisme
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Comité de suivi des recommandations
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