I.3.6.2. Structure
fonctionnelle
A. Gestion
Clientèle Kindu
C'est le gestionnaire au niveau provincial et à la
qualité de représentant de l'employeur, il est chargé
d'organiser, de commander et contrôler tous les services d'exploitation
et de distribution se trouvant sous sa direction. Il coordonne toutes les
activités, fait appliquer les instructions et signe dans tous les
documents comptables.
B.
Secrétariat
Comme reconnu par tout le monde, le secrétaire est le
moteur de l'administration. Le secrétariat est un service qui
dépend directement de la direction. C'est-à-dire au gestionnaire.
Ce bureau a comme rôle de garder le secret de la société et
ses archives. D'une part il joue l'intermédiaire entre la direction et
les services à l'intérieur de la société et d'autre
part entre la société et l'extérieur. Il est chargé
de réceptionner, enregistrer, rédiger les correspondances et de
veiller au classement des dossiers de la direction. Les documents
ci-après y sont tenus quotidiennement.
ü Le cahier des lettres expédiées ;
ü Le cahier des lettres reçues ;
ü Le cahier de transmission ;
ü Le signataire, etc...
Le cahier d'enregistrement des lettres reçues contient
six colonnes ou rubriques à savoir :
ü Le numéro ;
ü La date de réception ;
ü L'expéditeur ;
ü Le numéro de référence ;
ü L'objet de la lettre ;
ü Le classement
Le cahier d'enregistrement des lettres expédiées
contient cinq colonnes ou rubriques à savoir :
ü Le numéro de la lettre ;
ü La date d'expédition ;
ü Le destinataire ;
ü L'objet de la lettre ;
ü L'ordre de classement.
C. Dispensaire
C'est un service sensé de soigner les personnels de la
société. Ce service a comme rôle :
v D'examiner le personnel avant d'être
embauché ;
v De soigner les agents de la société en cas de
maladies.
D. Section
Financière
C'est un service qui est considéré comme un
coordonnateur et le géant de finance de la société. Comme
charge de l'administration à la S.N.EL, il se charge de :
Ø Connaitre les recettes du jour ;
Ø Elaborer le budget de la
société ;
Ø Effectuer les dépenses courantes.
Bref,
chargé de la gestion des fonds de la société.
E. Gestion du
personnel
C'est un service administratif qui est chargé
de :
ü Pointer les agents ;
ü Régler les conflits entre les agents.
Bref, chargé du personnel de la
société.
La gestion du personnel est un bureau qui est chargé de
contrôler, fonctionner et coter tous les personnels de la
société d'où la tâche d'être en collaboration
avec le gestionnaire pour mieux gérer les différends entre les
agents et cadres de la société.
La S.N.EL Kindu fonctionne avec un effectif de 33 agents
matriculés et un nombre réduit des journaliers qui sont pris en
cas de nécessité.
F. Gestion des
réseaux MT
Ce bureau s'occupe de tous les électriciens et
trésoriers attachés à ce service. Ceux-ci sont
chargés d'entretenir les réseaux sur toute la ville et les
différentes pannes survenues sur les différentes lignes et aux
maisons des abonnés. Les électriciens assurent aussi la
permanence dans les différentes cabines érigées dans la
ville. En cas de non paiement des factures de la S.N.EL par un abonné,
les électriciens ont encore la mission de descendre sur le terrain pour
procéder à la coupure du courant dans cette parcelle. Bref, la
gestion de réseaux s'occupe de la production, le transport et la
distribution à partir du poste jusque dans les maisons des
abonnés.
G. Coordination
Commerciale
Le gestionnaire clientèle est celui qui gère la
clientèle et tous les agents affectés à ce service
notamment les préposés au commercial, les préposés
aux abonnés, etc. Ce service est le poumon de la société
car celle-ci est appelée à réaliser les recettes, et c'est
à travers ce service que la société réalise ses
recettes pour son fonctionnement, un service chargé de paiement, de
facturation et de recouvrement auprès de différentes
catégories d'abonnés (abonnés domestiques, abonnés
semi industriels et commerciaux ainsi que les abonnés moyennes
tension).
H. Caissier
opérateur
Ce service est géré par une caissière ou
un caissier qui a comme tâche :
§ L'enregistrement des recettes dans les journaux.
C'est-à-dire : le livre de caisse ;
§ Donner la situation journalière de la caisse.
C'est-à-dire : le solde du jour.
§ Effectuer les dépenses avec la signature du
secrétaire administratif.
La caisse est alimentée par le paiement de factures par
les abonnés.
I. Centre de Commerce et de Vente de
Service
C'est un service qui s'occupe de :
· Recevoir et traiter les réclamations de la
clientèle ;
· Appliquer la politique et les stratégies
arrêtés par la direction Générale ;
· Elaborer le plan d'actions de son
entité ;
· Signer tous les documents de gestion du CVS et
pré-comptabilité ;
· Contrôler ;
· Procéder à la réconciliation des
comptes avec ses clients.
J. Secrétaire du
CVS
Celui-ci est chargé de :
· Réceptionner les réclamations des
clients ;
· Expédier les affaires qui concernent le
service ;
· Enregistrer et classer certains documents qui concerne
le service ;
K. Service de
Vente
Celui-ci s'occupe de la commercialisation électrique,
et de sa distribution aux abonnés par le service technique.
L. Nouveaux
Abonnés
Il s'occupe de la gestion des abonnés qui sont
nouvellement enregistrés.
M. Gestion des
Compteurs
Il s'occupe de différents compteurs dans les
différents services, maisons des abonnés, etc...
N. Gestion des
Abonnés
S'occupe de la gérance des abonnés.
O. Relève
d'index
S'occupe de connaitre la consommation mensuelle de chaque
abonné.
P. La
facturation
S'occupe de facturer les abonnés selon leur
consommation mensuelle.
Q. Service paie et
recouvrement
Celui-ci s'occupe d'accroitre les recettes, élaborer le
programme de recouvrement, déterminer les stratégies,
contrôler les échéances de paiement, contrôler et
assurer minutieusement toutes les opération de la société,
gérer et analyser les chèques impayés, analyser les
résultats de payer en désengagement les écarts.
R. Point de
Réception
Comme attribution :
Ø Coordonner et contrôler les encaissements de
recouvrement forcé ;
Ø Elaborer les programmes de coupures ;
Ø Déterminer les objectifs ;
Ø Les prévisions budgétaires des
entités.
S.
Encaissement
Les attributions :
Ø Il procède à la réception de la
pièce comptable ;
Ø Il contrôle les différents
encaissements ;
Ø Il contrôle la réception comme à
la remise.
T. Coupure et
Rétablissement
S'occupe de :
Ø Etablir les différentes listes des
abonnés insolvables ;
Ø Tracer les listes de rétablissement des
abonnés en ordre avec la société.
U. Service technique
BT
Le bureau s'occupe de la technique de la S.N.EL a comme
tâche : la production, le transport, et la distribution. La gestion
technique de Kindu est conservée par la distribution à partir du
poste jusqu'aux maisons des clients.
Bref, poste, ligne, cabine, les maisons enfin installer,
exploiter et dépanner.
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