b. Le Chef du
personnel :
Sous la supervision du Coordinateur, il doit tenir
à jour les dossiers du personnel ;Proposer à l'application du
règlement intérieur et des procédures de gestion
administrative du personnel et répartition des tâches ;
Planifier les congés des agents ;Assurer la médiation
interpersonnelle entre les agents et la hiérarchie ; Gérer
le personnel et le coter ; Planifier les stages des personnes
extérieures ; Établir les états de besoin dans le
cadre de son service et les soumettre au coordinateur ; Assumer la
responsabilité du matériel mis à sa disposition et sa
maintenance ; Discuter le salaire global avec les employés ;
Collaborer avec les autres chefs de services pour gérer les dossiers
individuels du personnel en matière de sanction et de
récompense ; Exécuter toute autre tâche lui
confiée par la hiérarchie.
c. Le
secrétaire :
Sous la supervision du coordinateur, il
doit s'enquérir de l'emploi du temps du coordinateur ;
Rappeler au coordinateur les rendez-vous en attente et en
programme d'autres ; Réceptionner, dépouiller et
enregistrer tous les courriers entrants ; Distribuer les différents
courriers provenant de la coordination ; Faire et mettre
régulièrement à jour un répertoire
d'adresses ; Assurer le bon classement du courrier et bien tenir les
archives ; Assumer la responsabilité du matériel mis
à sa disposition et sa maintenance ; Rédiger les
correspondances, les saisir ou s'assurer de leur saisi et de leur
expédition ; Rassembler tous les courriers et correspondances
adressés au Coordinateur et les lui soumettre à temps ;
Jouer le rôle du rapporteur à toutes les réunions de la
coordination avec les chefs de services respectifs et avec les tiers ;
Consulter le service compétent pour répondre à toute
sollicitation extérieure en cas d'absence du Coordinateur si un
intérimaire n'a pas été désigné et ;
Faire toute autre chose sur demande ou par autorisation du Coordinateur.
d. Le chargé
de Programme :
Sous la responsabilité du Coordinateur, il
doit assister le Coordinateur à mettre en place un système
cohérent de suivi-évaluation des principaux indicateurs de
rendement du plan directeur ; Assurer la facilitation des
activités, charges et concertations organisée par le CAJED ;
Assurer, à côté du Coordinateur, la direction des
différentes études, enquêtes et publications des
résultats du monitoring ; Identifier et analyser les demandes de
nouveaux besoins des membres et du staff de la coordination et suggérer
des réponses appropriées notamment sous forme des formations et
recyclages conséquents ; Élaborer des dossiers techniques de
projets et rapports techniques de projets et rapports à soumettre aux
partenaires ; Superviser la gestion des unités de production en
collaboration avec le Chargé de finances et le Logisticien ;
Superviser la gestion des écoles et des autres projets ; Assurer
la mise en application et le respect de la politique de protection du CAJED
ainsi que de ses valeurs ; Faciliter la mise en relation des membres
avec d'autres structures locales ; Produire tout autre travail lui
demandé par le Coordinateur.
e. Le chargé de
finance :
Il élabore les budgets provisionnels et
opérationnels annuels, les demandes de financement en collaboration avec
le chargé de programme et le Coordinateur ; Assure le suivi du
budget mis à la disposition du CAJED et produit le tableau de suivi
budgétaire à présenter au Coordinateur pour
approbation ; Vérifie les pièces justificatives de
l'utilisation des fonds remis aux membres et agents pour exécution des
activités ou projets ; Prépare les états de besoins
et chèques pour signature et retrait des fonds à la banque ;
Garder les pièces dans le coffre-fort ainsi que le
chéquier ; Fournit des conseils en gestion comptable,
financière et matérielle au personnel et aux membres du CAJED,
ONGD ; Veille à la déclaration et au paiement des taxes et
impôt dont le CAJED est assujetti ; Prépare le document des
frais de séjour pour les personnes qui vont en mission et
renforcer les capacités de gestion des agents sous sa supervision.
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