Mise en place d'un système informatisé pour la gestion d'inscription des élèves: cas de l'institut technique industriel et professionnel Saint Vincent de Paul

Figure 6 : Organigramme de l'institut technique industriel et professionnel Saint Vincent de Paul

II.1.5 Missions

La mission de l'institut technique industriel et professionnel (I.T.I.P) Saint Vincent de Paul est de contribuer à la formation de la jeunesse congolaise tout en leur formant sur le plan professionnel et en leur transmettant des valeurs morales sur les principes de la foi et de la vie chrétienne.

II.2. Etude détaillée du processus d'inscription

II.2.1 Fonctionnement du processus d'inscription des élèves

Le processus d'inscription des nouveaux élèves au sein de l'institut technique industriel et professionnel Saint Vincent de Paul se déroule de la manière suivante :

A partir du 15 août l'institut technique industriel et professionnel Saint Vincent de Paul ouvre ses portes à tout le parent qui souhaite inscrire son enfant au sein de cette école dans de classes ci-après : 1ere, 2^e, 3^e, 4^e et 5^e. A l'exception de la classe de 6^e.

En revanche, l'institut inscrit les élèves de 6^e au cas de motif de justification de mutation de parent dans une société de l'état, sinon il n'accepte pas l'inscription.

Le processus d'inscription se fait au bureau du secrétaire. Le parent doit se présenter avec son enfant accompagnéde documents demandés pour l'inscription.Au cas contraire, le secrétaire n'accepte pas l'inscription. Si le parent se présente avec les documents demandés de l'élève, le secrétaire lui reçoit et récupère les documents et les archives.Ensuite, il donne un formulaire d'inscription au parent, pour remplir toutes les informations de demandés pour eux et aussi pour son enfant. Après avoir rempli le formulaire, le secrétaire garde le formulaire et leurdonne le billet de vacances.

Cette étape prouve que l'enfant est officiellement reconnu pour étudier dans cet institut.

A la fin de la période d'inscription, le secrétaire rédige un rapport et soumetau directeur des étudespour lui faire savoir les nombres des enfants inscrits au cours de cette période afin de permettre à ce dernier, de leur repartir dans de différentes classes (a, b et c) et enfin, le directeur des études envoie une liste des élèves auprès de chaque titulaire de classes.

II.2.2 Critique de l'existant

A ce stade, il est question de faire une critique de manière objective sur le système informationnel existant que l'on venait d'étudier, par rapport : au circuit d'information, aux documents utilisés, aux moyens de traitement utilisés.

Cette critique consiste à soulever les points forts et faibles du système par rapport à ces aspects cités ci-haut.

Dans cette perspective, nous allons présenter les points forts et les points faibles de l'utilisation de système manuel au sein de l'institut technique industriel et professionnel Saint Vincent de Paul et enfin nous allons faire une analyse de façon critique de la solution proposée pour cet institut.