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La Gestion Previsionnelle des emplois et des Compétences en Entreprise

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par Moindjié Mlimi HASSANI
Ecole Internationale des Affaires - Maitrise 2008
  

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CHAP V : LA MISE EN PLACE D'UNE GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES EN ENTREPRISE.

1. OBJECTIFS GENERAUX.

Dans un contexte où les nouvelles technologies ont ou vont avoir des impacts importants sur les grands métiers de l'entreprise, la Direction a décidé d'engager une démarche d'action prospective et propose aux organisations syndicales de s'associer à cette réflexion. Celle-ci pourra prendre la forme d'un espace d'échanges au niveau central et/ou au niveau d'une entité et s'inscrira dans un programme de travaux inclus dans la durée de l'accord.

Dans le cadre de ce programme et pour alimenter la réflexion des participants, la Direction pourra notamment prévoir des interventions spécifiques sur certains thèmes, proposer des visites au sein d'entreprises. Afin d'assurer la qualité des échanges, un strict devoir de confidentialité sera exigé de la part des participants. Cette démarche prospective n'est pas un espace de négociation. Elle ne peut se substituer aux instances représentatives du personnel existantes.

Mettre en cohérence la gestion des Ressources Humaines avec la stratégie de développement de l'entreprise, Mettre en place une gestion des Ressources Humaines par objectifs.
Créer les outils de management indispensables à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences en entreprise dans 2 à 3 jours en fonction de la situation et des objectifs de l'entreprise

2. LA FORMATION.

Avant de se lancer dans un plan de formation des salariés, la voie la plus sage consiste à élaborer en premier lieu un référentiel des compétences existantes. Il s'agit de dresser l'état des lieux du capital humain en recensant les profils et les postes comme je les ai présenté précédemment dans une fiche descriptive, afin de cerner les besoins de formation de chacun, tout en s'appuyant sur un outil adapté.

L'opération portera ses fruits à condition d'avoir une réelle stratégie d'entreprise. «Des projets de gestion des compétences ont souvent été gelés ou arrêtés», comme par exemple Laurent Galle, directeur opérationnel chez Trivium l'a dit : «Parfois, le référentiel est bâti au bout de deux ou trois ans, et l'épuisement général amène à se contenter de ce résultat statique. Le combat s'arrête, faute de combattants! Il faut que ce résultat soit rattaché à un besoin opérationnel et, si possible, à court terme».

La formation alterne les apports théoriques présentés sur vidéo projecteur avec les applications concrètes à la situation de l'entreprise.
Un dossier synthétisant les apports de la formation est remis aux stagiaires à l'issue de la formation.

Dans un contexte de recherche de flexibilité et de restriction de l'emploi, la gestion prévisionnelle des emplois, en tant que pratique de gestion intégrée des ressources humaines permettant d'adapter les hommes aux besoins anticipés des entreprises, a fait l'objet d'une promotion active à la fin des années quatre-vingt. Elle a été soutenue par des politiques publiques et des réformes juridiques. Le bilan de cette politique est aujourd'hui mitigé, même si dans un certain nombre de branches ou d'entreprises des accords sur l'emploi, la formation ou les compétences ont été conclus dans cet esprit.
Après avoir précisé ce que l'on entend par gestion prévisionnelle des emplois, les objectifs qu'elle poursuit et les pratiques gestionnaires qu'elle recouvre, vous dégagerez un bilan de cette politique en précisant la place qu'elle réservait à la formation. Vous vous attacherez notamment à mettre en lumière les difficultés de réalisation de cette démarche.
Vous rechercherez en second lieu - au vu des pratiques actuelles de formation d'une part, de gestion des emplois d'autre part-, dans quelle mesure la formation peut être aujourd'hui un outil au service de la gestion prévisionnelle des emplois (dans la gestion des âges, des salariés les moins qualifiés etc....). D'une façon plus générale, vous rechercherez dans quelle mesure les nouveaux développements de la formation professionnelle tels qu'ils résultent de récentes dispositions législatives, mais aussi du projet avorté d'accord interprofessionnel sur la formation professionnelle sont susceptibles de relancer la gestion prévisionnelle des emplois comme moyen d'accompagner et d'anticiper les évolutions de l'emploi dans les entreprises. 
Vous vous interrogerez, à cet égard, sur les effets que peuvent avoir les nouvelles orientations qui se dégagent dans les discours politiques et gestionnaires tant sur la formation tout au long de vie que sur la gestion par les compétences sur les liens entre formation professionnelle / gestion prévisionnelle des emplois et des compétences/ et trajectoires d'emplois.
Vous tenterez enfin de préciser quelles sont, selon vous les réformes de la formation professionnelle qui pourraient être engagées pour favoriser la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

a) ENREGISTREMENT DES BESOINS DE LA FORMATION

Cette fonction permet de réaliser l'adéquation entre l'offre de formation de l'entreprise et la demande :

- demande à l'initiative du salarié ou de sa hiérarchie,

- enregistrement des demandes par stage, thème, domaine ou objectif,

- lien dynamique avec les inscriptions dans le plan de formation.

b) PLAN DE FORMATION

Elle est Conçu pour répondre à un besoin légal, le plan de formation est un outil de pilotage de l'ensemble des activités de formation de l'entreprise :

- ouverture possible de plusieurs exercices ;

- élaboration interactive du plan avec le catalogue de stages,

- suivi personnalisable (demande, acceptation, engagement, réalisation...),

- valorisation des coûts salariaux directement à partir de la Paie ou en coûts moyens par catégorie socioprofessionnelle ;

- Mesure des écarts entre le réel et le prévisionnel.

C) CATALOGUE DE STAGE

Un même stage pourra être décliné en un nombre illimité de sessions.

- Stages internes et/ou externes,

- Cadre de fonctionnement (plan, congé individuel de formation, alternance, autre),

- Animateurs internes ou externes à l'entreprise,

- Coûts prévisionnels,

- Thèmes, objectifs, pré requis,

- Nombre maximum de participants,

- Lieu du stage,

- Calendrier des sessions.

d) SESSIONS

Les sessions consistent pour l'entreprise :

- inscriptions individuelles ou en masse,

- lieu, date, heures,

- gestion des documents administratifs (conventions, factures, programmes de formation, feuilles de présence),

- valorisation des coûts au niveau individuel et/ou collectif,

- plafonnement des frais d'hébergement en fonction des paramètres fiscaux,

- évaluation qualitative.

e) LA GESTION DES STAGIAIRES

- suivi des dépenses individuelles de formation,

- historisation illimitée des stages réalisés par chaque collaborateur,

- évaluation avec des critères personnalisables.

f) EDITIONS LEGALES ET ADMINISTRATIVES

Elle consiste pour les entreprises d'avoir :

- un plan de formation général et détaillé par établissement, catégorie et participant,

- des documents préparatoires pour la déclaration fiscale,

- des lettres de convocation aux sessions,

- des feuilles de présence,

- des fiches d'évaluation.

g) ETATS & REPORTING

- comparaison entre dépenses réelles et prévisionnelles,

- suivi individuel de formation,

- répartition des effectifs,

- suivi des sessions,

- suivi des dépenses par session et par stagiaire.

3. LES ENTREPRISES PARTICIPANT.

Dirigeants et cadres de PME de services souhaitant développer une Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) au service de leur stratégie de développement. Ce n'est pas seulement les PME qui concernés par cette initiative, mais aussi à tous dirigeant voulant faire croître ou développer son chiffre d'affaire, ou voulant s'accaparer du marché concurrentiel.

4. LES CONTENUS.

Les outils de gestion et de management des ressources humaines. Mettre en place une gestion des ressources humaines par objectifs : entretiens annuels- contrats d'objectifs créer les outils de management indispensables à la mise en place et au pilotage de la GPEC :

- fiches de fonction ;

- organigramme fonctionnel ;

- base de données ressources humaines.

La mise en cohérence de l'organigramme fonctionnel avec l'analyse de gestion. La GPEC au service de la stratégie de développement de l'entreprise. La pratique de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences facilite :

- l'organisation des transferts de compétences : délégations, coaching... ;

- la politique et les outils de recrutement ;

- la politique de formation.

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"L'ignorant affirme, le savant doute, le sage réfléchit"   Aristote