La Gestion Previsionnelle des emplois et des Compétences en Entreprise

DEUXIEME PARTIE :

LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES EN ENTREPRISE

CHAP I : LA GESTION PREVISIOONNELLE DES EMPLOIS EN ENTREPRISE.

1-L'ANALYSE ET LE PROFIL DU POSTE.

a) LE ROLE ET LES OBJECTIFS DU POSTE.

C'est la première étape du processus de Gestion Prévisionnelle des emplois et des Compétences. Elle en constitue la base en permettant la connaissance précise des postes de l'entreprise. C'est un outil qui décrit les activités principales et la finalité du poste dans le cadre d'une organisation. On y retrouve en général les rubriques suivantes : intitulé de la fonction, finalité, rattachement hiérarchique (service, direction), relations internes ou externes, activités principales. Ce descriptif concerne la situation d'aujourd'hui et une projection de la situation à moyen terme. Les postes ainsi décrits sont regroupés dans un répertoire des emplois (ou des métiers) par emplois-type eux-mêmes regrouper en famille Professionnelle :

- Faire un diagnostic et avoir une vision synthétique des emplois existants dans l'entreprise ;

- Faire en pronostic sur les emplois qui vont évoluer ;

- Hiérarchiser et classer ces emplois dans l'organisation.

Il correspond aux exigences en matière de travail, aux qualités requises pour tenir le poste. Deux finalités principales : pour le recrutement qu'il soit interne ou externe et pour évaluer la personne dans le poste, mesurer des écarts par rapport au profil requis. La définition du profil de poste permet de : fixer les exigences en qualifications requises : niveau de formation, niveau d'expérience, caractéristiques personnelles. Fixer les qualités de personnalité, en fonction des contraintes du poste et de son environnement.

Partie intégrante de l'analyse du poste, il est officialisé par un document homogène qui permet d'avoir un langage commun sur les attendus du poste pour recruter ou évaluer. Il nécessite une rédaction détaillée et précise. Il se situe dans la démarche logique de la gestion prévisionnelle des compétences pour déterminer la cible qui permettra les analyses d'écarts et les ajustements.

b) L'IMPORTANCE ET L'UNTILITE DU POSTE.

Plusieurs méthodes existent : entretien, inventaire écrit des activités, analyse d'une journée de travail, questionnaire d'évaluation, analyse documentaire, observation directe, auto description. Les activités ainsi décrites sont analysées au regard de critères propres à certaines méthodes ou spécifiques à l'entreprise. La mise en place d'une communication spécifique ainsi qu'un management plutôt participatif sont des facteurs favorables à la réussite de cette étape.

L'influence du titulaire du poste sur sa description de fonction la plus ou moins grande a une cohérence entre ce qui est déclaré la réalité et la difficulté à saisir l'essentiel de la fonction, de la mise à jour et la cohérence dans le temps du répertoire des emplois.

c) EXEMPLE DU FICHE DESCRIPTIF DU POSTE.

Direction ou service : Intitulé du poste :

Localisation géographie : Nom du titulaire du poste :

Dépend hiérarchique de :

Travail avec :

Polyvalent sur le poste de :

Finalité du poste :

Activités principales :

Activités secondaires :

Liaisons principales et nature des relations (internes/externes) :

Niveau de responsabilité (niveau de délégation de pouvoir et /ou de compétence)

d) EXEMPLE DE LA FICHE DE PROFILE DU POSTE.

PROFILE DU POSTE

Poste = animateur de la planification stratégique Candidat :

CARACTERISTIQUES

NIVEAU

Mesures d'ajustement

Age présentation

Nombre d'années Direction d'une équipe Contact à haut niveau Négociations

Devra être soutenu au début Mais très bon négociateur

Management général Stratégie Marketing finance Economie générale Economie d'entreprise Comptabilité analytique (ou de la gestion) Sciences de la décision Informatique

Formation externe Stage à la Dir. Financière

Aptitude à négocier Aptitudes à communiquer Aptitude à convaincre Diplomatie Aptitude à coordonner

Formation externe

Créativité, imagination, persévérance Rigueur Dynamisme Autorité Autonomie, indépendance Conceptualisation Non conformisme Honnêteté intellectuelle

Envisager groupe de créativité Demander des comptes rendus fréquents

2- LES TYPES D'EMPLOIS.

L'emploi est un ensemble théorique des postes de travail similaire par leur contenu

C'est une construction méthodologique forgée par le Centre d'Etude et de Recherche sur les Qualifications (CEREQ) désignant un ensemble de postes concrets qui présentent des proximités suffisantes, en terme de contenus d'activités et de compétences, pour être étudiés et traités de façons globales.

L'emploi type suppose donc des situations de travail suffisamment communes pour pouvoir être occupées par un même individu. Remarque : La notion d'emploi type élargit la notion de poste qui désigne, elle, une situation de travail spécifique définit dans le temps et l'espace et qui se caractérise par une mission et un ensemble de tâches précises.

Fournir une approche collective et prospective de la gestion des emplois, de leur évolution et des exigences liées à leur exercice. Disposer d'une base de référence qualitative pour l'élaboration de la politique de recrutement, de mobilité et de formation de l'entreprise. L'ensemble des Emplois Types pourra être répertorié dans une base de référence nommée, selon les entreprises, "La nomenclature des métiers" ou "Le répertoire d'emplois types".

L'emploi type peut s'étudier, par exemple, sous quatre angles :

a) LA TECHNICITE.

Il s'agit d'identifier les tâches caractéristiques de l'emploi type mettant en oeuvre des techniques de tout ordre (ex: utilisation d'appareil de mesures, dactylographie, ...) pour facilité l'adaptation de l'entreprise dans un environnement concurrentiel et de se permettre de se faire une idée sur le besoin de l'entreprise en ressources humaines.

b) L'INFORMATION.

On procède à l'inventaire des types d'informations (recueil, transmission, traitement, création) rencontrées par les titulaires de l'emploi et les types de traitement opérés sur celle-ci (ex: réception et transmission du courrier interne, organisation des fichiers clients, rédaction de rapport d'intervention, ...). L'information est un outil d'aide à la prise des décisions.

c) LA COMMUNICATION.

Sous cette rubrique, on liste les éléments descriptifs de la structure relationnelle (interlocuteurs et types d'échanges) des titulaires de l'emploi type. La communication est le moyen d'échange de communication entre les dirigeants et les responsables du poste pouvant facilité le déroulement de l'information, la prise des décisions et la réalisation des objectifs.

d) LE CONTRIBUTION ECONOMIQUE

L'emploi peut être employé comme un instrument de politique fiscale dans le but de maintenir l'emploi et de conserver la stabilité économique. Enfin, l'Etat dispose d'instruments monétaires pouvant influencer la conjoncture économique.

Il s'agit de repérer les indicateurs pouvant témoigner des conséquences du travail des agents sur les résultats de la structure. D'autres méthodes permettent également d'étudier les emplois telle que la Méthode Hay, ou encore de multiples démarches propres aux entreprises.

Méthode Hay : Recherche d'une efficacité optimale individuelle et collective. Produire la qualité au moindre coût : soins en réponse aux besoins du soigné, logique de rationalisation. La direction financière précise le contenu du travail, les rapports entre les hommes dans la perspective d'une efficacité plus grande

3- LE REFERENTIEL EMPLOI.

Le Référentiel d'Emploi résulte les activités et Compétences situe l'emploi dans son contexte. Il décrit les activités et compétences nécessaires à la réalisation des missions de l'emploi. Ce référentiel répond à plusieurs attentes :

- de la part des porteurs de projet du programme « nouveaux services/emplois jeunes », aux collectivités territoriales, associations diverses, organismes de formation, services publics. Cet emploi est ouvert à des personnes n'ayant pas obligatoirement un niveau d'études élevé dans cette spécificité, puisqu'ils pourront se professionnaliser tout au long de leur parcours.

- de la part des entreprises qui utilisent les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) comme outil de communication, de formation, de commercialisation, de télétravail, de recherche d'informations. Celles-ci ont besoin dans leur stratégie de développement, de personnes maîtrisant ces Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication.

Les Animateurs des Technologies de l'Information et de la Communication en s'appliquant aux besoins de l'entreprise pourront transmettre leur savoir aux non initiés de l'entreprise ou aux clients (exemple : boutiques de services).

4- LES POLITIQUES D'AJUSTEMENT.

C'est la dernière étape du processus de Gestion Prévisionnelle qui consiste à coordonner et articuler les différents leviers, collectifs et individuels, de gestion des compétences de façon anticipée :

-L'évaluation des emplois et la mise au point de la grille de classification

-La détermination des salaires individuels et la grille de rémunérations

-Le recrutement

-La mobilité

-La formation

-La gestion des carrières

-L'évaluation des personnes et le cas échéant la définition des objectifs individuels

-Le management de l'organisation (individus, équipes, structure)

Elles ont comme but de piloter les changements pour s'assurer que l'entreprise disposera des ressources voulues pour ses emplois futurs en fonction de sa stratégie

Impliquer le salarié dans un projet d'évolution professionnel. Elles se conforment sur une démarche d'analyse des écarts entre les ressources et les emplois futurs qui permet de dégager des plans d'actions et d'orienter les politiques ressources humaines. Les politiques d'ajustement sont régulièrement utiles une fois que la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est mise en oeuvre.