A- INTRODUCTION
Jadis limitée aux fonctions de recrutement,
d'administration du personnel (tenue des fichiers du personnel,
réalisation de la paie), la fonction « personnel »
s'est progressivement enrichie pour prendre en compte une dimension humaine
plus élargie d'où l'apparition de la notion de fonction
« ressource humaine ».
Cette nouvelle fonction englobe des domaines de plus en plus
diversifiés qui peuvent être classés en trois (3) grands
groupes d'activités que sont :
§ les activités de base de la gestion des
ressources humaines;
§ les activités mobilisatrices de la gestion des
ressources humaines;
§ les activités d'équilibre et de
rééquilibre de la gestion des ressources humaines.
Les activités de base de la gestion des ressources
humaines regroupent ci-après :
- les activités d'acquisition : recrutement,
planification des ressources humaines, analyse et évaluation des
emplois ;
- les activités de développement des
compétences et celles de conservation de la ressource humaine :
formation, évaluation du rendement, rémunération etc.
Quant aux activités mobilisatrices, elles sont
constituées des activités de direction (leadership, mobilisation,
communication...). Enfin les activités d'équilibre et de
rééquilibre vont de la gestion des relations de travail aux
dysfonctionnements qui peuvent y naître (gestion du temps, des conflits,
de l'absentéisme, de la discipline...).
Vu les multiples domaines d'intervention de la gestion des
ressources humaines ci-dessus énumérés, il apparaît
que la gestion des ressources humaines englobe à la fois plusieurs
disciplines d'où l'immensité des tâches qui s'y effectuent.
Cette pluridisciplinarité de la gestion des ressources
humaines à pour conséquences la diversité des outils et
des méthodes utilisés parmi lesquels l'on peut distinguer des
outils de pilotage (bilan social, tableau de bord, audit social), des outils
stratégiques (gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois
et des compétences), des outils de documentation, et des outils
informatisés avec le développement de nombreux logiciels
intégrés ou non. Ces outils informatisés dont il sera
question dans le présent document ont pour finalité
l'allègement des tâches de gestion courante.
En effet, avec l'amorce de la mondialisation et de l'expansion
rapide de la « technologie des systèmes
d'information » (micro-ordinateurs, système de réseaux,
logiciels...) la fonction « ressource humaine » a
intégré de nouveaux concepts avec l'introduction de nouveaux
outils de travail dans les organisations, source de l'adoption de nouvelles
structures organisationnelles. Ainsi Les organisations en pleine
évolution ou révolution définissent ou
redéfinissent de nouveaux modes de gestion pour faire face à la
concurrence occasionnée par le développement et le dynamisme
perpétuels de l'environnement technologique en particulier, et par
l'exigence de plus en plus accrue des usagers ou des consommateurs en
général.
Les technologies de l'information ont apporté des
changements importants aux organisations. Toutes sortes de connaissances et de
savoir-faire acquis dans le domaine technologique facilitent la planification,
la mise en oeuvre et l'évaluation en peu de temps et avec peu de
personnel. Face à l'importance de la gestion des ressources humaines
dans les organisations dont les mots clés sont l'excellence, la gestion
collective, la qualité totale, la communication, la
flexibilité ; il y a une prise de conscience grandissante dans le
domaine des technologies de l'information et de la communication par les
gestionnaires.
La capacité d'évaluer les futurs besoins devient
primordiale dans le choix de la technologie à utiliser. Pour cela les
organisations s'orientent vers les logiciels de gestion intégrés
(PGI ou ERP1(*)) ou non dont
le nombre et la performance ne cessent de croître de jour en jour. Ces
logiciels de gestion des ressources humaines instaurés pour aider les
gestionnaires dans la mise en oeuvre de leur stratégie de gestion et
leur prise de décision sont remarquables à plus d'un titre :
l'extrême rapidité d'exécution des instructions, la grande
capacité de stockage et de mémorisation des données, et la
grande flexibilité.
En ces ères de technologies de l'information et de la
communication (TIC) et de grande concurrence, les logiciels de gestion des
ressources humaines constituent un précieux outil d'aide à la
décision et sont incontournables pour une gestion efficace et efficiente
de la ressource humaine en particulier et des organisations en
général.
Mais malgré les attributs et la vulgarisation des
logiciels dans presque tous les domaines d'activités de la gestion des
ressources humaines, il y a certains domaines qui restent sans solutions
électroniques adaptées, fiables et efficaces. Ces insuffisances
sont surtout liées à la particularité même de la
gestion des ressources humaines qui utilise à la fois des outils
empruntés aux sciences de gestion, à la démographie et aux
sciences sociales. De plus, en matière de gestion de l'humain où
toutes les relations ne sont pas forcement normalisées ou formelles, il
faut tenir compte des aspects sociaux et psychologiques que
l'électronique ne peut prendre en compte dans ses traitements.
C'est partant de tous ces constats sur les outils
informatisés appliqués à la gestion des ressources
humaines que s'inscrit le thème de ce mémoire
intitulé : « Utilisation des logiciels dans la
gestion des ressources humaines: atouts et limites ».
Ce sujet s'illustre sous deux grands volets :
A première vue, les logiciels semblent apporter des
solutions ou des facilités à la gestion des ressources humaines
(les atouts) d'où l'interrogation : que peut-on faire avec les
logiciels et dans quels domaines d'activités ?
Deuxièmement, la complexité et la
pluridisciplinarité de la gestion des ressources humaines font que la
fonction ne peut être entièrement cernée dans toute sa
dimension par un outil informatique, ce qui suscite la question :
qu'est qu'un logiciel n'est pas censé pouvoir faire en gestion des
ressources humaines?
Pour répondre à ces questions, la
méthodologie de recherche adoptée a reposé sur la
recherche bibliographique, la recherche sur Internet, et l'enquête
à l'aide d'un questionnaire adressé aux responsables des
ressources humaines de la Fonction Publique, de la Société
nationale burkinabé des Hydrocarbures (SONABHY), de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale (CNSS), de l'Office National de l'Eau et de
l'Assainissement (ONEA), de l'Office National des
Télécommunications (ONATEL), de la Société
Nationale des Postes (SONAPOST) et de la Société Nationale
Burkinabé d'Electricité (SONABEL).
L'exploitation de ces résultats de recherche a permis
de structurer le document comme suit : le modèle de plan
adopté est un plan bipartite, c'est-à-dire un plan à deux
(2) grandes parties de deux (2) chapitres chacune. Chaque chapitre a
également deux (2) sections comportant deux (2) ou trois (3) paragraphes
avec chacun deux (2) ou trois (3) sous points.
Après la phase introductive, la première
partie du document analyse les relations entre les technologies
nouvelles et la gestion des ressources humaines.
Ensuite de la revue des avantages que procurent les logiciels
dans la gestion des ressources humaines, il apparaît qu'un logiciel aussi
performant soit-il possède des insuffisances (deuxième
partie).
PREMIERE PARTIE : GÉRER LES RESSOURCES
HUMAINES DANS UN ENVIRONNEMENT TECHNOLOGIQUE
La gestion des ressources humaines consiste en des mesures
(politiques, procédures etc.) et des activités (recrutement,
évaluation, formation, planification etc.) impliquant des ressources
humaines et visant à une efficacité et une performance optimales
de la part des individus et de l'organisation2(*).
Elle requiert une dimension opérationnelle (technique),
psychosociale et juridique avec des objectifs implicites (améliorer la
productivité et la qualité de vie au travail, assurer le respect
de la législation sociale) et des objectifs explicites3(*) (attirer des candidats de
qualité, maintenir les salariés donnant satisfaction,
accroître la motivation des salariés, utiliser de manière
optimale leurs compétences en favorisant leur développement dans
l'emploi).
Tous ces objectifs ne peuvent être atteints que si les
gestionnaires sont aidés dans leurs tâches par l'utilisation
d'outils notamment informatiques, surtout qu'en ce moment où les
technologies influencent et révolutionnent tous les domaines de la vie
quotidienne.
La gestion des ressources humaines n'échappe pas
à cette influence technologique. La fonction « ressource
humaine » se doit de suivre la marche de l'évolution pour
être plus performante et concurrentielle d'autant plus que
les technologies de l'information et de la communication (TIC)
permettent :
- de changer la communication entre les administrés et
l'administration avec des moyens plus rapides et plus performants ;
- aux administrations de communiquer entre elles, de
façon rapide et continue par le biais des réseaux ;
- de transformer au sein de chaque administration les
modalités de communication par le biais de la messagerie
électronique, de l'Intranet ;
- d'induire de profonds changements dans la façon
même de travailler de chaque direction, service, bureau.
Dans cet environnement technologie, comme toute autre
discipline, la gestion des ressources humaines use des technologies nouvelles
dans le domaine de l'information et de la communication (chapitre
I), qui appliquées efficacement permettront d'atteindre les
résultats escomptés (chapitre II).
CHAPITRE I : LES RELATIONS TECHNOLOGIES DE
L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION - GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES
L'informatique est la science du traitement de
l'information ; elle ne se réduit pas à un recueil de
recettes, de technique et de savoir faire. Elle est au coeur de toute une
réflexion sur la modernité car jouant aussi un rôle central
dans de nombreuses disciplines et une emprise énorme sur l'environnement
quotidien.
Les technologies de l'information et de la communication
résultant de la combinaison de l'informatique, des
télétransmissions des informations numérisées et du
multimédia permettent :
- de transformer, stocker, traiter toute l'information sous
forme numérique ;
- de transmettre ces informations à une grande
vitesse ;
- de transcrire ces informations, une fois à
destination, sous forme d'écriture, d'image, orale, sonore et sur le
terminal désiré.
Les nouvelles technologies de l'information et de la
communication ouvrent un large champ des possibilités dans la gestion
des ressources humaines, mais supposent pour être mises en oeuvre avec
succès, des moyens matériels et logiciels importants.
Bien avant l'implication entière des technologies
nouvelles à la Gestion des Ressources Humaines, il faut avant tout
automatiser la fonction « ressource humaine »
(section I). Cette automatisation est accompagnée de
l'émergence d'outils informatiques utiles à la discipline
(section II).
SECTION I : L'informatisation de la fonction
« ressource humaine »
L'informatisation de la gestion des ressources humaines a
réellement pris son essor avec l'introduction de la micro-informatique
accompagnée de la création de progiciels orientés vers les
utilisateurs.
La mise en place de réseau informatique dans
l'administration nécessite4(*) :
- de conduire cette introduction comme un projet ;
- d'utiliser les technologies de l'information et de la
communication comme un moyen de transformer l'administration et non comme une
simple possibilité d'améliorer l'existant ;
- de rechercher l'adhésion des collaborateurs ;
- et de s'inspirer des expériences réussies.
Informatiser la fonction « ressource
humaine » revient à concevoir un système d'information
adapté et intégré de la fonction « ressource
humaine » (paragraphe 1) et à mettre en
oeuvre le processus global d'informatisation de la dite fonction
(paragraphe 2) avec la recherche de produits et outils
informatiques appropriés.
Paragraphe 1- La conception du système
d'information ressource humaine
Un système d'information sur les ressources humaines
est conçu pour analyser l'information relative aux ressources humaines
en vue d'en assurer une meilleure planification et, de ce fait,
d'améliorer la prise de décision.
Il peut donc fournir des données pertinentes sur de
nombreuses questions touchant les ressources humaines grâce aux
possibilités d'interrogations nouvelles et spontanées avec des
réponses très rapides. ; cela aide le service des ressources
humaines à atteindre les objectifs fixés à court et
à long termes.
L'informatisation du système d'information assure par
la même occasion l'unicité et la cohérence des
informations, la sécurité et la confidentialité des
données.
Ce paragraphe abordera la notion de système
d'information (A) et ses domaines d'intervention
(B).
B- La notion de système d'information de gestion des
ressources humaines
Un système d'information de gestion des ressources
humaines est une interface entre la gestion des ressources humaines et les
technologies de l'information et de la communication.
Le système d'information combine la gestion des
ressources humaines, en particulier ses activités basiques et
administratives avec les moyens mis à disposition par les technologies
de l'information et de la communication. Il représente l'ensemble des
éléments (humains, matériels, logiciels) participant
à la gestion, au stockage, au traitement, au transport et à la
diffusion de l'information au sein d'une organisation.
Le point de départ de tout système d'information
sur les ressources humaines est la mise en place d'un ensemble de programmes
permettant d'assurer un certain nombre de tâches administratives
appliquées aux ressources humaines. Les systèmes d'information
sur les ressources humaines fournissent un inventaire des postes et des
compétences existants au sein d'une organisation donnée. Il est
la base d'un ensemble d'instruments dont disposent les gestionnaires afin de
formuler des objectifs, de prendre des décisions en matière de
ressources humaines.
Un système d'information sur les ressources humaines
inclut généralement quatre (4) éléments :
- une base de données qui comprend l'identification des
employés, le code de l'emploi et le niveau de salaire ;
- une fonction pour effectuer les entrées et les
modifier, c'est-à-dire une méthode efficace pour mettre à
jour les données et créer de nouvelles données ;
- la possibilité de retirer des données et la
création de rapports qui servent à les présenter sous une
forme utile ;
- un système administratif qui assure le maintien et la
sécurité des données, et respecte les exigences
légales en matière d'accès à l'information et aux
renseignements confidentiels de nature organisationnelle ou individuelle.
Dans un système d'information classique, on trouve
fréquemment un ERP5(*) ou PGI6(*) et des systèmes spécifiques qui prennent
en compte plusieurs domaines de la gestion des ressources humaines et de
l'entreprise en général.
C- Les domaines de la gestion des ressources humaines
pris en compte
par le système d'information
Le système d'information, à travers le PGI prend
en compte toutes les applications relatives à l'administration, aux
ressources humaines (emploi, compétences, recrutement,
carrière, tableaux de bord, gestion du temps) et au management en
général (voir schéma n°2 page 18).
Le système d'information peut être
élaboré sur la gestion des ressources humaines proprement dite
(1) et sur la gestion administrative du personnel et de la
paie (2).
1. La gestion des ressources humaines proprement
dite
. Dans cette gestion des ressources humaines, le
système d'information inclut les analyses statistiques autour des
effectifs, des postes/emplois et des compétences. Ces analyses rendent
possible l'interprétation qualitative des données et permettent
de construire des actions adaptées aux besoins opérationnels.
Une gestion efficace des ressources humaines n'existant pas
sans un management prévisionnel, le système d'information
s'inscrit aussi dans une logique prospective et préventive
intégrant la dimension stratégique (projection et simulation des
scénarii d'évolution, intégration et évaluation de
la fonction « ressource humaine » dans le management
global). Il suppose des tableaux de bord et des outils de pilotage pour le
moyen et le long termes servant à mesurer l'efficacité des
politiques de ressources humaines, d'anticiper et de réduire les
dysfonctionnements, de mobiliser le personnel.
2- la gestion administrative du personnel et la
paie
Destiné essentiellement à satisfaire aux
obligations légales, le système d'information vise à
définir et à appliquer les règles et procédures
juridiques, comptables et financières propres à toute gestion
salariale, puis à assurer le suivi des actes administratifs
(congés, absences, etc.). A titre d'exemple de cette gestion
intégrée l'on peut citer le SIGASPE qui assure à la fois
une gestion administrative et une gestion financière.
Paragraphe 2- le processus global d'informatisation
de la fonction « ressource humaine »
Tout système d'information prend naissance lorsque
l'entreprise décide de promouvoir un produit logiciel dont la
réalisation suit les étapes suivantes : étude des
besoins, élaboration d'un modèle conceptuel, description
scrupuleuse de ce modèle dans une spécification des
procédures et des structures de données, transcription de cette
spécification dans un langage informatique, évaluation du
programme ainsi rédigé.
L'informatisation de la gestion des ressources humaines ne se
limite pas seulement à l'automatisation du système manuel en
place, mais aussi à étudier et analyser le bien-fondé de
l'action entreprise.
Elle ne peut devenir effective que si les besoins et les
objectifs (A) sont bien exprimés et la conduite du
projet d'informatisation menée suivant un cahier des charges
(B).
A- Expression et analyse des besoins, formulation des
objectifs
En prélude à toute décision
d'informatisation, il est nécessaire d'être sûr de ce que
l'on va faire et pourquoi on le fait. Cela suppose donc qu'il y a un besoin et
des objectifs à atteindre.
Pour avoir des objectifs réalistes et
réalisables, l'on doit trouver une réponse aux interrogations
ci-dessous énumérées :
- quel est le problème déclencheur de la
décision d'informatiser la fonction ?
- quel est le contexte général (orientations
stratégiques, principales pratiques...) de la fonction
« ressource humaine » ?
Après les éléments de motivation du
projet d'informatiser, il faut analyser les acquis :
- quel travail est réalisé, comment et par
qui ?
- quels sont les atouts et limites du projet ?
- quel est le matériel informatique en place ?
- quels sont les compétences informatiques des
utilisateurs ?
Ces précédentes phases permettent de se fixer
des axes d'orientation :
- quels sont les points à améliorer en
matière d'efficacité administrative, de qualité et de
fiabilité des informations produites ?
- quels sont les écarts entre la demande et
l'existant ?
Une fois que ces points suscités aient
été clarifiés, l'on procède à
l'élaboration du projet avec le cahier des charges.
B- Mise en forme du projet et proposition d'un cahier des
charges
Avant tout cahier des charges, il est impératif de
trouver une réponse à la faisabilité du projet : La
solution informatique est-elle techniquement possible ? est-elle
économiquement et socialement souhaitable ?
Dans l'affirmative, établir un cahier des charges
à partir de l'expression des besoins et contenant les informations
suivantes :
§ les attentes et le contexte du projet,
§ la nature et le volume des informations à
traiter,
§ les objectifs de résultats
opérationnels,
§ les critères de performance,
§ les acteurs concernés,
§ le calendrier du projet,
§ le budget prévisionnel,
§ les contraintes techniques spécifiques.
A la suite du cahier des charges, le système est
réalisé et implanté avec les applications
souhaitées.
NB : Pour le choix des logiciels, trois
solutions classiques sont ouvertes :
- la sous-traitance :
- le programme spécifique ;
- le progiciel standard.
L'adoption d'un système opérationnel
d'information ne se termine pas avec sa mise en oeuvre. Les changements
continus des besoins incitent à une mise à jour permanente
d'où le recours au système informatique
intégré7(*).
SECTION II : Les outils informatiques
utilisés dans la gestion des ressources humaines
La première qualité de tout logiciel est de
répondre aux besoins exprimés. Les pressions pour réduire
les coûts et assurer des services de meilleure qualité, de
même que le changement de culture adopté par les organisations,
encouragent les responsables des ressources humaines à informatiser
leurs procédés afin qu'ils se concentrent davantage sur les
activités à valeur ajoutée plus grande et qui sont
stratégiques pour l'organisation tant en matière d'outils de
communication (paragraphe 1) qu'en outils d'aide à la
décision (paragraphe 2).
Paragraphe 1- Le E-GRH
Le E-GRH est une expression utilisée pour
décrire des applications intégrant les technologies de
l'information et de la communication et la gestion des ressources humaines au
sein d'une entreprise. C'est une conception dans laquelle les technologies et
les processus sont spécifiquement orientés vers les individus (E-
learning, E-recrutement) ; les technologies offrant la possibilité
aux individus de réaliser eux-mêmes des tâches qui sont
dévolues au personnel de ressources humaines.
Le E-GRH se compose de l'Internet (A) et de
l'Intranet (B). Ces outils permettent de réorganiser le
système d'information sur les ressources humaines et offrent des
opportunités pour améliorer la performance de la fonction
« Ressource Humaine » dans chacune de ses attributions car
ils sont utilisés pour consulter des informations internes
à l'entreprise ;améliorer le travail collaboratif et
pratiquer des transactions personnalisées.
A- L'Intranet8(*)
Intranet offre de très larges possibilités de
communication et de collaboration à tous les niveaux de l'entreprise. La
communication interne présente l'avantage de donner aux employés
un sentiment d'appartenance à l'entreprise et un esprit d'ouverture
élevé. C'est elle qui renforce le bien fondé de la
performance de l'entreprise et la légitimité de chacun des
acteurs de sa contribution car le travail à tout moment s'en trouve
facilité, les programmes de formation sont accessibles en
permanence et la communication interne ascendante ou descendante,
latérale s'en trouvent également facilitées.
Dans le domaine de la gestion des ressources humaines,
l'ensemble des informations nécessaires à l'accomplissement des
tâches ou de pure communication peut être mis à la
disposition des collaborateurs en un temps record, mis à jour en
quelques minutes et cela quelle que soit la dispersion géographique de
l'entreprise.
Les collaborateurs ont ainsi accès aux informations qui
leur sont utiles dans un travail quotidien où ils en ont besoin d'une
manière autonome car les informations et les applications sont
stockées, retrouvées, partagées et mises à jour par
les utilisateurs du réseau en fonction de leur autorisation
d'accès.
Les exemples ci après attestent de l'utilité
des réseaux internes de communication dans une organisation :
Ø les salariés de Microsoft demandent leurs
congés par Intranet ; ceux de Netscape modifient eux-mêmes
leur contrat de prévoyance ou débloquent leur épargne
salariale et ceux de Hewlett Packard peuvent s'inscrire à une formation
après approbation électronique de leurs supérieurs
hiérarchiques et du responsable de la formation9(*) ;
Ø chez US West Intranet facilite la vie des
employés en leur proposant des informations utiles et diverses
(renseignements pratiques, informations administratives) ;
Ø chez Tyson Foods, Intranet relie une centaine de
bureaux dans le monde et permet l'accès aux informations stockées
dans ses bases de données de manière transparente et à
toute heure ;
Ø chez Mobil, l'Intranet est utilisé comme
outil d'échanges d'idées et d'expériences10(*).
Cette communication interne peut s'extérioriser et
constituer un important outil d'échange et d'information de part le
monde.
B- Internet11(*)
Beaucoup d'entreprises ont capitalisé sur cette
nouvelle technologie et se sont créées un site sur le
réseau, compte tenu de l'immense potentiel de ce vecteur en terme de
communication interne ou externe (réduction du temps et de la distance,
partage et interaction, et disponibilité pour tous).
En matière de Gestion des Ressources Humaines, Internet
est au coeur des stratégies de recrutement à
travers :
- la réception des candidatures de part le
monde ;
- l'offre de grandes informations aux candidats concernant les
postes et les profils recherchés ;
- le témoignage d'employé pour mieux
définir le profil recherché et la culture de
l'entreprise ;
- la possibilité de joindre un grand nombre de
candidats.
L'importance de l'outil Internet est incontestable et cela est
corroborée par l'exemple ci dessous12(*) : sur Internet, il existe des logiciels qui
trient le courriel en filtrant automatiquement la publicité après
avoir analysé succinctement le contenu. Ces mêmes logiciels
classent les messages que vous avez reçus selon vos souhaits et
conformément à vos habitudes.
Paragraphe 2- Les outils d'aide à la
décision
Jadis, il a été difficile de faire cohabiter et
dialoguer l'informatique de production et l'informatique d'aide à la
décision. Cette nouvelle informatique libère les organisations en
même temps qu'elle démocratise la gestion grâce à
l'existence de bases de données (A), de progiciels et
de logiciels (B) intervenant dans plusieurs domaines telles la
gestion du personnel, de la paie, du temps, de l'emploi, des
compétences, des potentiels, de la mobilité, du recrutement, de
la formation avec projection ou simulation des données, traitement des
écarts, etc.
A- Les banques et les bases de données
Les banques et les bases de données ne sont pas
fondamentalement des outils d'aide à la décision. Par contre
c'est une des fonctionnalités d'une base de données qui peut
être un outil d'aide à la décision. Par conséquent,
ce sont des outils de stockage contenant toutes les informations inclues dans
le système d'information.
Une banque de données mémorise de grandes
quantités d'informations et se charge uniquement d'enregistrer et de
restituer les données qu'on le soumet sans effectuer un contrôle
de cohérence.
Quant à la base de données, elle est un ensemble
structuré permettant le stockage de grandes quantités
d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour,
recherche de données). Physiquement, elle se traduit par un ensemble de
fichiers présents sur une mémoire de masse13(*).
La base de données offre un langage d'interrogation
souple autorisant des accès multiples à l'information par la
formulation de requêtes grâce à l'existence de
système de gestion de base de données14(*) qui procède à
des vérifications de cohérence sur les informations qui lui sont
fournies.
B- Les progiciels et les logiciels15(*)
Le progiciel est un programme-produit, c'est un logiciel
commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet. Le
progiciel offre l'avantage d'être immédiatement disponible, mais
doit cependant être adapté à la réalité de
chaque entreprise ou administration.
Les solutions « progiciels »
utilisées par les entreprises concernent tous les domaines de la paie et
de la gestion des ressources humaines : emploi,
rémunérations, formation...
Organisés suivant une base de données unique sur
laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, gestion du
temps, recrutement, formation, gestion des postes et des compétences
etc., les progiciels ont une qualité élevée. Ses
aménagements et personnalisations sont aisés par la
convivialité et la facilité du paramétrage, de même
que leurs assistance et maintenance sont de grand niveau.
A titre d'exemple de progiciels l'on citera : Sage, Ciel,
SAP...
Quant aux logiciels, ils prêtent une assistance aux
utilisateurs en leur facilitant l'exécution des tâches les plus
fastidieuses d'où leur appellation « d'agents
coopératifs ». Le logiciel détaille avec une
précision absolue la séquence des actions à accomplir par
la machine. La tâche des logiciels consiste à aider au
fonctionnement des processus utilisés en entreprises. Ils sont de nos
jours de plus en plus intégrés comme c'est le cas des ERP ou PGI.
Ce progiciel établi la communication entre les différents
systèmes d'information de l'entreprise, c'est-à-dire
établi la relation entre les différents processus de toute
l'entreprise (voir schéma n°1 ci-dessous).
Schéma n°1 : Relation
entre les différents systèmes d'information de l'entreprise
Trésorerie
Rapprochement Communication
bancaire bancaire
Gestion Immobilisations/
comptable et Gestion financière
financière des infrastructures
Gestion Consolidation &
commerciale Reporting
Finance
Gestion
Gestion des Gestion de
Forces de ventes l'assistance client
Gestion des Gestion de l'activité
Campagnes à distance
marketing
Gestion des Gestion des temps
Carrières & des
Compétences
Gestion de la Gestion de la paie
formation
Relation Client (CRM)
GRH & Paie
Source : www.sage.fr
En plus du progiciel intégré qui tient compte de
tout l'environnement de l'entreprise, l'architecture d'un logiciel de
ressources humaines peut se présenter de façon suivante : le
logiciel est conçu sur les bases d'un ensemble évolutif
d'applications. Il propose un noyau fonctionnel adapté à toute
l'entreprise, quel que soit son secteur d'activité, par
intégration des fonctions de gestion des ressources humaines
essentielles à l'entreprise dans son développement : Gestion
des carrières et des compétences, des temps ou de la formation,
et bien sûr Gestion de la paie. Le logiciel use d'outils
complémentaires et indispensables tels le Designer d'Etats et le
Concepteur de requêtes pour parfaire ses traitements (voir schéma
n°2 et n°3 ci-dessous).
Schéma n°2 : domaines
d'intervention d'un logiciel de ressources humaines
Gestion des Gestion des
carrières et temps
des compétences
Gestion de la Gestion de
Formation la paie
Gestion des évènements : absences,
congés, heures supplémentaires et repos compensateurs
Gestion analytique multi-axes
Gestion des emplois, des postes et des compétences
Gestion des entretiens annuels d'évaluation
GRH & Paie
Gestion des plans de formation
Gestion d'un catalogue de stages
Gestion administrative du personnel
Gestion des modalités légales et sociales
Gestion multi-sociétés
.
Source :
www.sage.fr
Interfaces utilisateur
Schéma n°3 :
Architecture d'un logiciel de gestion des ressources humaines
IHM16(*)
Moteurs de traitements
Fonctionnel métier paie
Fonctionnel métier RH
.Traitements de clôture
.Traitements de fin d'année
.Gestion administrative & données de base
.Gestion des salariés
.Données légales & fiscales
.Gestion des carrières & compétences
.Gestion de la formation
.Gestion des temps
.Bilan social
DATA Environnement
Logique applicative
Designer d'Etats
Système de manipulation de
données
Automate d'intégration de données
Concepteur de requêtes
Système de gestion de bases de
données
Gestion SGBDR
L'application de ces logiciels dans la gestion des ressources
humaines procure beaucoup d'avantages dans l'exécution des
activités.
CHAPITRE II - LES APPLICATIONS DES LOGICIELS DANS
LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Les Nouvelles Technologies de l'Information et la
Communication ont changé le travail au sein des Directions des
Ressources Humaines. Ces directions disposent aujourd'hui de système
d'information « ressource humaine » informatisé leur
permettant d'enregistrer toutes les informations utiles, de stocker ces
informations, de les soumettre aux différentes procédures de
traitement, de restituer les informations enregistrées ou produites aux
différentes personnes concernées au moment opportun, sous la
forme qui convient et à l'endroit où il faut. Ces technologies de
l'information permettent d'automatiser progressivement des processus ressources
humaines à faible valeur ajoutée telle la réception des
candidatures, la gestion de la paie...
Les logiciels s'appliquent aux activités de base
(section I) ainsi qu'à toutes les autres
activités de la gestion des ressources humaines (section
II) avec comme avantages :
- le gain de productivité (augmentation et
précision de la productivité) ;
- l'amélioration du service (exécution
constante des tâches routinières et
répétitives) ;
- l'amélioration de la qualité des
décisions de Gestion des Ressources Humaines (meilleures
possibilités d'anticipation).
Les logiciels sont de formidables outils au service des
Ressources Humaines vus les résultats produits : organigrammes
détaillés, gestion des postes à pourvoir, cartographie des
emplois et des compétences, auto-évaluation, nouvelle approche de
la formation (catalogue, inscription et formation en ligne).
Section I- Les logiciels et les activités de
base de la Gestion des Ressources Humaines
Les logiciels peuvent procurer de nombreux avantages
lorsqu'ils sont adaptés aux activités d'acquisition
(Paragraphe 1), de développement (Paragraphe
2) et de conservation (Paragraphe 3) de la ressource
humaine.
Paragraphe 1- Les atouts des logiciels dans les
activités d'acquisition des Ressources Humaines
Les logiciels offrent d'énormes facilités dans
les activités de planification (A), de
recrutement-sélection (B) et de description des emplois
(C).
A- La planification des Ressources Humaines
La planification est essentielle pour le succès dans
une organisation. En effet, elle est un processus d'élaboration et de
mise en application de plans et de programmes visant à assurer à
une organisation les effectifs et les compétences nécessaires et
ce au moment où elle en a besoin.
Vu l'importance primordiale de la planification des ressources
humaines, la capacité d'évaluer avec précision les futurs
besoins en ressources humaines devient un élément crucial de
l'élaboration des stratégies d'où le recours aux logiciels
de planification.
Le logiciel de planification a pour objectif de faciliter le
diagnostic des ressources disponibles, la prévision de leur
évolution et l'évaluation des besoins probables (scénarii
d'évolution tenant compte des différentes variables :
âge, ancienneté, sexe, formation...).
Ainsi grâce aux logiciels de planification l'on peut
obtenir des modèles de simulation sur l'évolution
démographique, sur les scénarii de croissance, sur les calculs
d'opportunités ou de risque de telle ou telle décision.
Les logiciels de planification mettent en perspective des
informations brutes diffusées par l'environnement, qui croisées
entre elles permettent de donner lisibilité, visibilité et
cohérence aux signaux qui, s'ils restent à l'état brut, ne
permettent pas de fournir un cadre de prise de décision. Ainsi le
logiciel rend possible les projections sur l'évolution d'une
donnée à travers des courbes d'évolution, des
pyramides (âges, ancienneté, sexes, qualifications) contribuant
à l'assise des stratégies.
Les prévisions illustrées par les logiciels
permettent aisément des projections dans le long terme avec
possibilités d'y lire des marges d'erreur. Des tableaux de bord
(tableaux de bord de suivi des effectifs, de suivi de la masse salariale, de
suivi des actions de formation...) peuvent être également
réalisés par un logiciel sur la base des informations contenues
dans le bilan social.
Les aptitudes des logiciels de planification ci-dessus
mentionnées peuvent être attestées par les logiciels
suivants17(*) :
Executive Track II, Management Succession Planning.
B- Le recrutement - sélection
Associés à l'analyse des postes, le recrutement
et la sélection indique le nombre et les types de main-d'oeuvre dont une
organisation peut ou pourra avoir besoin.
Les services de recrutement reçoivent de grandes
quantités de demandes d'emplois qu'il faut conserver en cas de besoin ou
émettre des accusés de réception. Les logiciels de
recrutement permettent de gérer le porte-feuille de candidats et de
faire des recherches multicritères pour les mettre en relation avec les
postes à pourvoir. Ainsi ces logiciels permettent :
- la gestion des curriculum vitae reçus, des
affichages, des candidatures, de la banque de candidats ;
- la gestion des entrevues et des tests ;
- la gestion de l'embauche, de l'accueil ;
- la production de rapports ;
- l'inventaire des qualifications ainsi que le contrôle
interne d'affichage des postes ;
- la simplification du processus de recrutement (classent les
candidatures et effectuent ensuite leur recherche par mots-clés, par
endroit géographique, par compétences techniques
recherchées, etc).
- la familiarisation des nouveaux employés avec leur
futur emploi ou entreprise grâce à des programmes interactifs.
Les exemples ci-après dénotent de la grande
applicabilité des logiciels durant le recrutement et la
sélection18(*) :
Ø certains sites Internet dotés de logiciels de
recrutement reçoivent les candidatures pour des postes vacants. Les
demandes d'emploi sont directement répertoriées et
traitées ; à la suite de quoi des accusés de
réception sont expédiés aux candidats. Un premier tri est
ensuite effectué afin de déterminer si la candidature sera
retenue ou rejetée ;
Ø Bombardier peut grâce à Internet
recevoir des candidatures du monde entier et retenir plus rapidement les plus
intéressantes. Avec un questionnaire en ligne, Internet permet de faire
une bonne présélection et d'envoyer des accusés de
réception. Les candidatures non retenues sont gardées en banque
et pourront être réévaluées lorsqu'un poste
convenant au profil sera disponible ;
Ø dans certaines entreprises19(*), les candidats adressent
leur curriculum vitae sur un site accessible via Internet ; en retour, des
propositions de postes sont renvoyées par mail. Une fois le candidat
choisi (à la suite d'entretien de face à face), il repart avec un
CD-ROM20(*) qui lui permet
à la fois d'avoir une connaissance plus exhaustive de l'entreprise mais
surtout de répondre à toutes les procédures
administratives d'embauche en remplissant les formulaires légaux et en
mettant à jour ses propres données. Le nouvel embauché
peut s'inscrire également en ligne sur le séminaire
d'intégration organisé par l'entreprise, commander ses cartes de
visites, etc.
C- L'analyse et l'évaluation des emplois
L'analyse des postes est un processus fondamental sur lequel
s'appuient toutes les autres activités des Ressources Humaines. Elle
contribue aux prises de décision pendant la sélection, la
promotion et l'évaluation du rendement.
Les logiciels de gestion des postes permettent de
décrire les postes et de les mettre en relation avec les
capacités professionnelles exercées ou potentielles. Ils offrent
à l'analyse et à l'évaluation des emplois :
- la nomenclature des emplois ;
- la gestion des dossiers du personnel (création et
mises à jour) ;
- la gestion des descriptions de postes (ou d'emplois) et des
qualifications nécessaires ;
- la gestion de l'évaluation des emplois en relation
avec l'évaluation salariale.
Paragraphe 2- Les atouts des logiciels dans les
activités de développement des Ressources
Humaines
Les logiciels interviennent dans les activités de
développement des ressources humaines, plus précisément
sur le développement des compétences (A) et la
gestion des carrières (B).
A- Le développement des compétences
Le développement des compétences fait
référence aux activités d'apprentissage susceptibles
d'accroître le rendement actuel et futur des employés à
travers la formation.
La technologie offre à la formation, la gestion des
budgets de formation, la gestion du contenu de la formation, la gestion de la
logistique de la formation et la gestion de la performance et du potentiel.
Ainsi grâce aux logiciels, l'on peut :
- recenser les besoins individuels ;
- répertorier les organismes, les stages et leurs
coûts ;
- dresser le plan de formation.
Les logiciels permettent de répondre aux demandes de
formation personnalisées par des contenus professionnalisants, mais
aussi pour acquérir des compétences aptes à mieux
répondre aux exigences des tâches professionnelles. Les
dispositifs vont de l'accès aux bases de connaissances jusqu'aux
simulateurs de réalisation de tâches en passant par des aides
opératoires informatisées (quoi faire et pourquoi ?).
Avec les logiciels, l'offre de formation se diversifie, se
personnalise, s'enrichit en favorisant les apprentissages. Ils favorisent les
conditions de transmission du savoir, l'acquisition du savoir-faire avec la
mise en situation d'agir dans des environnements virtuels, sur des simulateurs
ou des systèmes de réalité virtuelle.
Les logiciels fournissent en plus de nouvelles formes de
travail :
- le travail individuel est facilité par l'accès
aux ressources pédagogiques en ligne (exemple : le
e-learning) ;
- le travail collectif est favorisé par les techniques
de stockage et d'accès ;
- le travail collaboratif est renforcé avec l'usage
d'un même document à la fois par plusieurs utilisateurs.
Les exemples ci dessous illustrent à quel point les
logiciels de formation existent en nombre et apportent leur concours aux
activités de formation21(*) :
Ø chez IMS Canada, il existe un logiciel pour analyser
les besoins de formation initiaux ainsi que pour élaborer un cadre de
formation ;
Ø Execu Grov est un logiciel conçu pour
évaluer les besoins de développement des
compétences ;
Ø Mac Manager, Strategic Management Game, DECIDE
(Decision Exercises through Computer / Instructor Designed Environment),
Business Strategist de reality Technology, SAGE Paie 500 - gestion de la
formation.
B- La gestion des carrières
La gestion des carrières est un ensemble
d'activités entreprises par une personne pour introduire, orienter et
suivre son cheminement professionnel, à l'intérieur ou à
l'extérieur de l'organisation, de façon à lui permettre de
développer pleinement ses aptitudes, habiletés et
compétences. En d'autres termes, elle peut être définie
comme un ensemble d'activités visant à planifier, organiser,
mettre en oeuvre et contrôler les mouvements des agents depuis leur
entrée jusqu'à leur départ de l'organisation.
Important pour les individus et pour l'organisation, la
gestion des carrières est au coeur de la gestion des ressources
humaines. Elément de motivation, l'ensemble des activités
liées à la gestion des carrières (élaboration du
plan de carrière, mise en oeuvre et évaluation) peut être
pris en charge par des logiciels conçus à cet effet.
Les logiciels assurent un archivage important des
données permettant de mettre en corrélation différentes
natures d'information dans un espace de temps donné. Ils
répertorient et conservent en historique des informations
datées.
Dans le cadre de la gestion des carrières, les
logiciels permettent :
- une auto-évaluation des situations, des buts
fixés et du plan d'intervention ;
- une évaluation des intérêts des
employés relativement à leur carrière, de leurs
compétences ;
- une exploration des bases de données en rapport avec
les descriptions des postes, les profils de compétences, les
caractéristiques organisationnelles, les taux de roulement, etc. Ces
données sont analysées en vue de l'harmonisation des
intérêts des employés et de ceux de l'organisation. Ainsi
en associant le paramètre temps aux descriptions de postes, il est
possible de formuler concrètement l'expérience d'un individu. De
plus, en combinant les fiches individuelles (signalétiques) et les
descriptions de postes, et en y rajoutant les besoins futurs en terme
d'effectif par fonction, le logiciel produit des simulations
« démographiques » des profils dont l'entreprise
aura besoin dans le futur.
En utilisant par ailleurs les paramètres
d'évaluation (appréciations, notes), le logiciel est à
même de discerner des séquences probables de promotions et de
successions ; il suggère du coup la programmation des promotions
et des recrutements.
Les argumentaires ci-dessus en faveur des logiciels de
gestion des carrières sont attestés par les exemples
ci-après22(*) :
Ø le logiciel Career Point guide les employés
à travers un processus de développement de carrière
complet incluant une évaluation des intérêts des
compétences et des valeurs liées au travail ;
Ø le logiciel Matchingi se base sur les
préférences des employés pour un style de travail. Il
mesure les intérêts des individus quant au travail ainsi que les
exigences des postes ;
Ø le logiciel Career Planning Center aide les
employés à planifier leur carrière en mettant à
leur disposition des informations provenant des organisations. Il donne
accès aux ouvertures de postes, aux profils de compétences, aux
descriptions de postes, aux familles d'emplois, aux cheminements de
carrière, aux descriptions de cours de formation et aux
énoncés de mission des différentes organisations ;
Ø le Système Intégré de Gestion
Administrative et Salariale du Personnel de l'Etat (SIGASPE) est un logiciel
qui permet le suivi de la carrière des agents, le traitement des actes
administratifs et leur prise en charge financière. Il permet de disposer
en temps réel de la situation des agents et constitue aussi un outil
performant de simulation et d'établissement de statistiques pour la
prise de décisions ayant des incidences financières ;
Ø RESHUM, GEPE.
Paragraphe 3- Les atouts des logiciels dans les
activités de conservation des Ressources Humaines
Il existe des logiciels intervenant dans les activités
d'évaluation du rendement (A) et la gestion de la
rémunération (B).
A- L'évaluation du rendement
L'évaluation du rendement est un système
structuré et formel visant à mesurer, à évaluer et
à influencer les caractéristiques, les comportements et les
résultats d'un employé occupant un poste donné.
L'évaluation du rendement étant souvent
liée à une augmentation de salaire ; il existe des logiciels
pour coïncider ces augmentations avec l'évaluation annuelle du
rendement. L'accès aux banques de données contribue à
améliorer la validité et la fiabilité des
évaluations du rendement. Les logiciels peuvent donner aux gestionnaires
un avertissement précoce sur les problèmes potentiels de certains
employés et ainsi favoriser un traitement prompt et efficace de ces
problèmes. Par ailleurs, les logiciels :
- accélèrent, améliorent
l'objectivité et la cohérence du processus
d'évaluation ;
- améliorent la cohérence des réponses en
effectuant un traitement croisé des réponses ;
- facilitent la préparation de l'entrevue
d'évaluation et aident à assurer l'équité de
l'évaluation tant à l'interne qu'à l'externe.
Quelques avantages des logiciels d'évaluation peuvent
être retrouvés dans les exemples ci dessous23(*) :
Ø une entreprise de Salt Lake City utilise des
logiciels graphiques pour visualiser, analyser et comparer toutes les
données statistiques ainsi que la distribution des notations
attribuées au cours de l'évaluation ;
Ø une firme américaine de Palo Alto utilise un
logiciel appelé Performance Mentor. Ce logiciel aide à diminuer
l'anxiété chez le supérieur avant l'entrevue
d'évaluation en le guidant dans la préparation de ce processus,
il aide également les gestionnaires peu expérimentés
à parcourir l'ensemble du processus dans un laps de temps très
court.
B- La rémunération
La rémunération représente la valeur des
paiements versés aux employés. Elle doit attirer les
travailleurs, les inciter à demeurer dans l'entreprise et les motiver au
travail.
Liée à la gestion des carrières, aux
emplois et à l'évaluation (emplois, rendement ), la politique de
rémunération est facilitée dans sa mise en oeuvre par la
technologie. Ainsi les logiciels de rémunération assurent la
rapidité et l'efficacité dans l'exécution des tâches
telles l'élaboration de la structure salariale, les prévisions
budgétaires pour la rémunération au mérite et des
analyses de sondage.
Les logiciels simplifient l'entretien et la gestion des
régimes de rémunération ; ils compilent les
données des enquêtes de rémunération et aident
à établir des échelles de salaires en fonction des taux du
marché. Grâce aux données il est possible de formuler des
projections concernant les réformes salariales, les coefficients de
comparaison, le coût total des régimes d'avantages sociaux et le
coût de la rémunération directe ou indirecte en fonction
des différents taux d'inflation.
En bref, la technologie peut offrir à la
rémunération, la gestion des postes (échelles salariales,
enquêtes salariales, simulations de rémunération, etc.), la
gestion de la paie (calcul automatique des éléments composant la
rémunération, etc.). Elle permet une analyse multicritères
par rapport à la répartition de la masse salariale, et en tirer
les ratios souhaités ; de représenter l'évolution de
la masse salariale à partir d'hypothèses de simulation (embauche,
départ, promotion, augmentation collective ...); de mettre en
évidence les effets imputables à telle ou telle décision.
Les logiciels de rémunération tels que
Employee Benefit Software Directory24(*) et SYBEL-Paie Plus V8 établissent la
rémunération au mérite de chaque individu en fonction du
rapport entre la notation individuelle et la notation de groupe, les taux de
salaire et le budget total alloué aux rémunérations.
Section II - Les logiciels et les autres
activités de la Gestion des Ressources Humaines
Il existe des logiciels qui peuvent faciliter
l'exécution des activités de Gestion des Ressources Humaines
telles les activités mobilisatrices (Paragraphe 1) et
toute autre activité (Paragraphe 2).
Paragraphe 1- Les atouts des logiciels dans les
activités mobilisatrices de la Gestion des Ressources
Humaines
Les logiciels sont d'un apport important dans la communication
(A), le leadership et les relations de travail
(B).
A- La communication
L'information est essentielle dans toute organisation ;
ainsi une communication saine s'avère essentielle à
l'intérieur des équipes de travail et permet aux individus de
gérer l'information et d'entretenir de bonnes relations. Cette
information peut prendre diverses formes : écrite, audiovisuelle,
électronique, verbale ou informelle...
La relation avec les collaborateurs s'améliore parce
que les moyens de communication sont plus précis et plus productifs
grâce aux outils informatiques. La maîtrise des opérations
grâce aux banques de données et aux systèmes d'information
permet un contrôle et une réactivité en temps réel
grâce aux différentes formes que peut prendre l'information
traitée (listes, graphiques, matrices, organigrammes...).
En effet, l'informatique est le support le plus utilisé
pour offrir de l'information quantitative et qualitative. Elle collecte, trie,
interprète des faits en codant et en décodant à une
vitesse extrêmement rapide en fournissant à (et sur)
l'environnement (interne et externe) au fur et à mesure des besoins.
Grâce à ces logiciels, elle peut offrir dans le domaine de la
communication, la gestion des réunions, la gestion de l'information et
la gestion de l'enregistrement des données. Ces aptitudes sont
corroborées par les exemples ci-après25(*) :
Ø la compagnie Intel met à la disposition de ses
employés des terminaux qui sont accessibles partout dans l'entreprise
afin que les employés puissent s'informer concernant leurs vacances,
leurs avantages sociaux et les possibilités d'emplois dans
l'entreprise ;
Ø le directeur des ressources humaines d'une
multinationale peut en temps réel depuis son bureau par une
requête obtenir un tableau des effectifs des principales structures de la
société ou consulter la rémunération moyenne d'une
catégorie de personnel d'une filiale.
B- Les relations de travail et le leadership
Les relations de travail peuvent être formelles ou
informelles. Aussi il ne peut y avoir de véritable leadership et
progrès dans une organisation s'il n' y a pas de contact entre les
différents membres à tous les niveaux de la hiérarchie.
Il existe de nombreux logiciels avec des applications telles
l'évaluation du style de leadership et la formation de leaders. Il
existe également des programmes disponibles pour :
- assurer le suivi des griefs ;
- surveiller l'application des conventions collectives et en
particulier des mesures disciplinaires ;
- former les négociateurs grâce à des
simulations informatisées.
Les exemples ci-après attestent de l'implication des
logiciels dans les activités de direction ou de gouvernance26(*) :
Ø Thoughware's Management Diagnosis Series aide
à préciser les habiletés de gestion et le style de
relations interpersonnelles des gestionnaires. Il contient un programme
enseignant à ceux-ci à diriger du personnel, à le motiver,
à lui fixer des buts, à gérer le temps et le stress, ainsi
qu'à mener efficacement des réunions ;
Ø Acumen Series from Human Synergetic combine une auto
évaluation et une rétroaction de groupe par rapport à
certaines dimensions telles que les habiletés touchant la
résolution de problèmes, le leadership, la résolution des
conflits et la formation d'équipes ;
Ø Dimensions of Leadership fournit un diagnostic sur
différentes fonctions de la Gestion des Ressources Humaines.
Le logiciel facilite l'échange au sein d'une
organisation et fait gagner du temps. Ainsi dans certaines entreprises27(*), pour des congés
payés ou des remboursements de frais, le salarié fait sa demande
sur écran (le système vérifiant en temps réel ses
droits et le bon respect des règles internes) dans un échange
interactif avec le système. Ensuite la demande est automatiquement
acheminée sous forme électronique vers son responsable
hiérarchique pour acceptation ou refus, ou acheminée au niveau
supérieur pour avis.
Paragraphe 2- Les atouts des logiciels dans
d'autres activités de la Gestion des Ressources
Humaines
Les logiciels existent également pour la gestion du
temps (A), de l'absentéisme (B), de la
santé et de la sécurité au travail
(C).
A- La gestion du temps
La gestion du temps permet de saisir les
événements (heures, absences...) liés à
l'activité journalière des salariés. Cette gestion
s'intègre en amont de la paie. Elle a pour objectifs de :
- collecter les informations nécessaires à la
préparation de la paie ;
- récupérer dans la paie des informations
collectées afin de les traiter dans le bulletin de salaire sur une
période définie ;
- permettre une ventilation analytique des temps par
activités (projet, mission...), sortir les états de
synthèse et alimenter la comptabilité.
Le temps de travail s'appréciant par son volume, mais
aussi par la plus ou moins grande facilité avec laquelle il peut
être modulé, il existe des logiciels tels que SAGE 50028(*) qui servent à
déterminer et repartir les horaires de travail.
B- La gestion de l'absentéisme
La gestion de l'absentéisme consiste à analyser
les absences dans le but de connaître leur nature et de pouvoir mettre en
oeuvre des plans car toute absence entraîne un coût de perturbation
et un coût de régulation.
Dans ce domaine, la technologie peut offrir la gestion des
banques d'absences, la gestion des congés et la gestion des absences
collectives (exemple arrêt collectif de travail). Il existe
également un automatisme qui consiste à mesurer la
présence le plus souvent par un système de badgeage
électronique à constater les absences et à leur affecter
la nature qui convient.
C- La gestion de la santé et de la
sécurité au travail
La gestion de la santé et de la sécurité
au travail s'intéresse aux conditions physiques existantes sur le lieu
de travail, mais aussi à la santé mentale, au bien-être
psychologique du personnel, de même qu'à la protection de la
communauté environnante.
Dans ce domaine, les logiciels aident les organisations
à effectuer diverses tâches telles que :
- tenir à jour un inventaire des produits
dangereux ;
- imprimer de l'information sur la sécurité des
produits ;
- assurer le suivi de la formation en matière de
sécurité ;
- évaluer différents facteurs liés au
style de vie ;
- diagnostiquer le stress et l'épuisement
professionnels au travail
Des logiciels tels que STRESS DIAGNOSTIC INVENTORY
(SDI)29(*) aide le
professionnel de la santé à dépister les individus et les
groupes à risque et propose aussi quelques secteurs d'intervention
clés.
Les logiciels malgré leur domaine d'intervention plus
large, ne resteront que des outils complémentaires de l'action des
utilisateurs et ne sauraient être indispensables à toutes les
activités de la Gestion des Ressources Humaines.
DEUXIEME PARTIE : LES LIMITES DE L'ELECTRONIQUE
DANS LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Les logiciels ont beaucoup révolutionné et
facilité la vie dans les organisations ; mais paradoxalement, cet
ensemble de facilités technologiques se révèle insuffisant
pour traiter tous les problèmes dans un domaine qui interroge tous les
tableaux de bord et outils de pilotage de l'entreprise. Par conséquent,
un logiciel aussi opérationnel soit-il ne saurait être qu'un outil
d'aide à la prise de décision dépendant de l'utilisateur
et du mode d'utilisation.
Les limites d'un logiciel se remarquent à deux
niveau : d'une part au niveau des activités où la
contribution de l'utilisateur est plus remarquable que celle du produit
logiciel (chapitre I) et d'autre part à l'environnement
et au contexte d'utilisation du logiciel (chapitre II).
CHAPITRE I - LA PRIORITÉ DU FACTEUR HUMAIN
SUR L'ÉLECTRONIQUE DANS LA GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES
La ressource humaine joue un rôle clé dans
l'élaboration de la stratégie de l'entreprise ainsi que dans sa
mise en oeuvre. Le capital humain constitue un avantage concurrentiel majeur et
une ressource stratégique pour l'entreprise.
Les logiciels, bien qu'ils satisfassent plusieurs besoins ne
sont que des machines bien programmées où les suggestions
occupent une grande place. Ils aident à la décision et non
à l'automatisation de la décision elle-même. Seul l'homme
gestionnaire prend les décisions, malgré l'existence de
systèmes experts qui permettent d'éliminer bon nombre de
tâches monotones et aliénantes.
Les limites de l'efficacité des logiciels peuvent
résulter de la complexité de la gestion des ressources humaines
(section I) d'une part et du caractère spécial
de l'outil informatique (section II) lui même d'autre
part.
SECTION I : Les limites des logiciels dans la
gestion des ressources humaines
Dans la gestion des ressources humaines les limites des
logiciels sont constatées au niveau de certaines activités de
base (Paragraphe 1), mobilisatrices (Paragraphe
2) et des relations sociales (Paragraphe 3).
Paragraphe 1- Les limites des logiciels dans les
activités de base de la gestion des ressources humaines
Les logiciels présentent des limites dans les
activités de planification (A), de sélection
proprement dite, de socialisation du nouvel employé (B)
et dans l'évaluation (C).
A- La planification
L'environnement social, économique, technologique et
politico légal doivent être en veille permanente et doivent
être anticiper de façon à minimiser les effets d'un
changement brusque et défavorable de ces environnements. Par exemple,
maintenir en permanence une adéquation qualitative et quantitative de
l'emploi implique une politique dynamique, une gestion préventive, un
effort permanent de qualification et de formation du personnel existant et un
recrutement de personnel qualifié.
L'activité de réflexion
stratégique étant la base de toute planification; celle-ci
repose sur l'analyse de l'environnement par l'identification des
éléments d'influence et par l'établissement de diagnostic
de l'existant.
De ce point de vue, un logiciel ne serait qu'un outil servant
d'indicateur (grâce aux informations fournies) au gestionnaire dans ses
prises de décision, dans ses interprétations. Seuls l'esprit
d'ouverture du gestionnaire et sa capacité d'analyse, de diagnostic des
différentes tendances formulées par les logiciels permettent
à ces derniers d'être efficaces. Le logiciel ne fournit qu'une
base de départ dans le traitement de l'information et de plus son
traitement n'est basé que sur les instructions données par son
utilisateur.
Les logiciels de planification ne sont efficaces que s'il y a
un utilisateur compétent derrière.
B- La sélection et l'accueil
Même si les logiciels (via Internet) permettent de
traiter de très grandes banques de données et de réduire
considérablement les procédures de recrutement, leur action peut
être limitée suivant la méthode de recrutement choisie ou
utilisée (par exemple la graphologie, la prise en compte de la
personnalité du candidat, les tests de jugement situationnel, les
entretiens comportementaux structurés...).
L'entrevue de sélection est un élément
essentiel du processus de recrutement car la qualité de l'entrevue
détermine dans une large mesure le choix du candidat. Une bonne entrevue
suscite chez le candidat le désir d'appartenir à l'organisation.
De plus l'aptitude physique et le comportement du candidat sont importants en
sélection. Ce processus d'entretien quelle qu'en soit la forme
(semi-directif, situationnel, de groupe ou collectif) ne peut être
exécuté par un logiciel.
Même si les tests psychométriques assistés
par ordinateur existent, la fiabilité des résultats obtenus par
ces tests reste à démontrer, ce qui justifie leur utilisation
moindre en sélection comme en évaluation.
Dans le processus même de sélection, l'entrevue
de face à face est obligatoire pour déceler les traits de la
personnalité du candidat. De plus le temps de réflexion du
recruteur avant l'embouche est également indispensable. Un logiciel ne
saurait recueillir toutes ces qualités propres à la personne
humaine.
Dans le processus de recrutement, après la phase de
sélection proprement dite, le volet accueil ou intégration du
nouvel employé n'est pas couvert par un logiciel, car l'accueil consiste
à présenter au nouvel employé, l'organisation, les
tâches qui lui sont confiées et les personnes avec lesquelles il
aura à travailler. Cet accueil est suivi de la socialisation qui fait
partie du processus d'intégration de l'employé à son
nouvel environnement de travail. Ce processus d'intégration :
- procure des informations sur les normes et la culture
propres à l'organisation ;
- est un apprentissage des valeurs et des comportements que le
nouvel employé se doit d'adopter ;
- apporte des connaissances sociales qui lui seront
nécessaires pour assumer adéquatement son rôle ;
- traduit l'efficacité, la motivation et l'engagement,
diminue le stress et l'anxiété.
Toutes ces valeurs ne peuvent être apportées par
un logiciel, d'où la présence obligatoire de l'homme dans le
recrutement du personnel. De plus, les recrutements effectués
grâce aux logiciels (via Internet) présentent souvent des
inconvénients car ces recrutements sont :
- impersonnels ;
- développent peu ou pas de contact employeur /
candidats ;
- souvent sources de dissimulation possible de
renseignements ;
- parfois inadaptés pour dénicher les candidats
les plus compétents.
C- L'évaluation
Le jugement de l'homme demeure toujours nécessaire
particulièrement au moment de la sélection des données et
de l'approbation des résultats d'évaluation. Les hommes sont
à la base de l'amélioration des performances d'une organisation,
d'où la nécessité d'apprécier celles-ci en vue
d'oeuvrer pour son amélioration. De plus avec l'actuel système
d'évaluation mise en place dans la fonction publique burkinabé,
tout le processus est basé sur l'entretien (face à face) entre le
supérieur et son collaborateur. Donc pas besoin de logiciel pour
évaluer dans ce cas.
Paragraphe 2- Les limites des logiciels dans les
activités mobilisatrices de la gestion des ressources
humaines
En matière de communication (A), de
leadership (B) et de mobilisation (C), les
logiciels ne sont pas toujours les mieux indiqués pour mener à
bien ces activités.
A- La communication
Au sein d'une organisation, toutes les informations ne sont
pas normalisées, formelles, de même que les canaux par lesquels
elles sont transmises. Les techniques de communication les plus
sophistiquées ne sont pas toujours les meilleures ou les plus
efficientes. La communication interpersonnelle est probablement la meilleure
d'entre toutes ; elle a le mérite de ne pas dépersonnaliser
le message et permet de mieux coller aux besoins d'information
spécifiques à chacun.
La communication peut être verbale ou informelle ;
celle informelle est source de créativité lorsque les
échanges peuvent avoir lieu entre des personnes de différents
départements. Le volet informel ne peut être pris en compte par un
logiciel, or la constitution de réseaux informels dans une organisation
grâce aux affinités entre employés, aux liens
d'amitié ou à la collaboration favorise la transmission
d'information informelle bénéfique pour l'organisation. De plus,
la communication ne se réduit pas à la simple transmission de
messages, mais consiste d'abord en l'écoute qui ne peut se faire qu'en
tête à tête.
B- Le leadership
Le succès ou l'échec du management dépend
en grande partie à la vision (management inspiré) et à la
capacité d'anticipation et d'innovation du gestionnaire.
Le leadership revient à veiller à ce que le
personnel développe une vision partagée de l'action et des
responsabilités et qu'il puisse « apprendre à
apprendre » individuellement et collectivement dans une perspective
de flexibilité et de mobilité professionnelle.
Le leadership exige une analyse périodique du
quotidien ; le gestionnaire doit être à l'affût de
l'information pertinente (adaptation, flexibilité et rapidité).
Pour cela les organisations ont besoin de personnel qui prend des initiatives,
des décisions, des engagements, et qui communique et fait
communiquer.
La formation au leadership ne peut être exclusivement
basée sur des enseignements électroniques car le leadership
repose aussi sur les animations d'équipe. Pour que cette formation soit
efficace, elle doit être combinée à des ateliers de travail
et à des séances de dynamique de groupe.
C- La mobilisation
La mobilisation englobe à la fois la motivation et la
focalisation. Pour que le personnel soit motivé il faut leur
témoigner de la considération, leur attribuer des
responsabilités.
En effet, la motivation ne peut être fondée que
sur la prise de conscience individuelle des interactions positives entre la
mise en oeuvre du travail, l'évolution professionnelle,
l'évolution personnelle et les représentations partagées
qui en découlent.
Même si l'acquisition de matériels de travail
performants (exemple : logiciels et micro-ordinateurs) est un engouement
pour le personnel, il n'en demeure pas moins que l'intégration à
la culture organisationnelle de l'entreprise prime sur les moyens de travail.
Les logiciels ne motivent pas, ils entrent dans la ligne des
« facteurs d'hygiène »30(*) et non de motivation.
Le travail de base de la mobilisation est effectué par
le gestionnaire qui agit sur la mobilité de son équipe
en :
- donnant une cible et des objectifs communs ;
- mettant l'accent sur le travail d'équipe, la prise de
décision collective, l'autonomie des équipes et la
coopération ;
- donnant de la marge de manoeuvre, des défis et des
responsabilités ;
- établissant une relation de confiance avec les
employés ;
- favorisant une communication flexible, orientée sur
les priorités de l'organisation ;
- partageant l'information ;
- donnant de la rétroaction régulièrement
et manifester de la reconnaissance.
Paragraphe 3- Les limites des logiciels dans les
relations sociales
Dans toutes les activités où la communication
directe ou informelle, le contact direct, le dialogue franc sont
préconisés, les logiciels se trouvent défaillants. C'est
le cas des relations de travail (A), de la gestion des
conflits et de la discipline (B).
A- Les relations de travail
Les relations de travail servent à canaliser
l'équilibre de l'individu au travail (motivation, perception de
l'individu en activité, comportement de travail etc.) et les rapports
des individus des classes sociales et des groupes sociaux qui coopèrent
ou s'affrontent.
La gestion des relations humaines élargit le champ de
la gestion du personnel par la prise en compte de la dimension psychologique et
sociale de la décision, par la prise en compte de l'environnement social
et de ses incidences sur l'organisation. Tous les actes quotidiens de
l'entreprise sont basés sur la notion d'échange, laquelle est
formelle, informelle, institutionnelle, hiérarchisée ou non,
verticale ou horizontale. L'exécution de plusieurs tâches
liées aux activités de la Gestion des Ressources Humaines est
surtout informelle et fait beaucoup appel aux relations entre les humains. De
cet échange relationnel dépend l'efficacité et la
réussite d'une organisation.
B- La gestion des conflits et de la discipline
Les logiciels sont inefficaces dans la résolution des
conflits et dans l'instauration de la discipline au sein d'une organisation.
Les conflits sont présents dans toutes les interactions
et les situations sociales dans les relations de travail. Cependant Ils sont
inévitables, mais peuvent être gérés,
canalisés ou contenus.
Le règlement d'un conflit est une activité
purement humaine qui nécessite l'écoute, l'esprit de conciliation
et de compromis, la négociation et de la personnalité morale
(honnêteté, intégrité, impartialité).
Quant à la gestion de la discipline, elle a pour
objectif :
- de faire connaître les normes et politiques de
l'entreprise ;
- d'instaurer un processus juste et équitable pour
tous ;
- de modifier un comportement et tout acte
répréhensible
Les logiciels s'avèrent impuissants dans cette gestion
quand on sait qu'une mesure disciplinaire est toujours l'oeuvre d'un individu
(le supérieur hiérarchique) qui doit prendre le recul
nécessaire avant de prendre une décision. C'est une
activité qui demande de la lucidité, de la clairvoyance et est
procédurale.
Section II - Les limites liées à la
spécificité de l'outil informatique
L'efficacité des logiciels peut être liée
à la nature de ces derniers ; par conséquent cette
spécificité peut aussi constituer un handicap à leur
rendement.
Dans cette partie, il sera abordé le
caractère abstrait de l'informatique (Paragraphe 1) et
ses dysfonctionnements (Paragraphe 2).
Paragraphe 1- Le caractère abstrait de
l'informatique
Bien que déjà présente dans pratiquement
tous les domaines de la vie, il n'en demeure pas moins que l'informatique reste
avant tout une science de l'abstraction, c'est-à-dire reposant sur des
suggestions. Les logiciels créent le bon modèle pour un
problème donné et imaginent les bonnes techniques automatisables
et appropriées pour le résoudre.
L'outil informatique en lui même n'est rien sans un bon
utilisateur qui l'oriente suivant ses besoins d'où sa dépendance
à ce dernier (A). De plus la ressemblance entre les
fonctionnalités de base des logiciels peut être un frein à
leur efficacité (B).
A- La dépendance de l'outil informatique à
l'utilisateur
L'être humain s'est toujours servi de son intelligence
pour faire face aux changements que lui présente l'environnement dans
lequel il vit. Pour cela il met en place des outils pour lui faciliter
d'atteindre ses objectifs, de satisfaire ses besoins.
Les outils ne sont donc pas construits sans une expression
claire des besoins. Chaque outil est créé pour un besoin bien
déterminé, d'où le choix de logiciel adapté aux
besoins si l'on veut atteindre les résultats souhaités. Il serait
donc paradoxal de proposer ou de choisir des logiciels censés
répondre à un besoin qu'on a du mal à définir. De
plus, l'informatique ne peut traiter que les informations existantes.
B- La standardisation des solutions informatiques
Construites sur le même modèle et fonctionnant
souvent selon la même logique, certains logiciels ne résolvent que
des problèmes généraux. Il y a souvent une
équivalence entre les versions et l'existence de biais dans les
résultats peut être constaté (pour les logiciels
d'évaluation) car l'aspect anticipation fait que les logiciels ne
traitent ou n'interprètent les informations que suivant la logique qui
est la leur. Aussi, la qualité du logiciel est aussi fonction de
l'étude préalable avant l'informatisation et l'appui - conseil
qui s'ensuit car les données ne naissent pas pertinentes, elles le
deviennent. De plus, le logiciel ne doit pas être un
phénomène de mode. Ce n'est pas parce que l'entreprise d'à
coté dispose d'un logiciel que votre entreprise doit forcement en avoir.
Un logiciel doit répondre toujours à des besoins propres à
une entreprise donnée; donc un mauvais choix du logiciel peut donner de
mauvais résultats.
Paragraphe 2- Les
dysfonctionnements
Le souci majeur des logiciels peut être les
défaillances techniques auxquelles l'outil peut faire l'objet ; ce
qui peut entraîner un blocage brusque du travail si tout le processus est
automatisé. Il y a aussi que la solution progiciel répond
à un cahier de charges ou aux besoins de l'entreprise, par
conséquent les fonctionnalités développées doivent
répondre à ces besoins. Une mauvaise application de ces
fonctionnalités créée des dysfonctionnements du logiciel
qui peuvent aussi être dus souvent à un problème de
réseau (installations), de configuration des paramètres
(A) ou à la panne du matériel informatique lui
même (B).
A- Les problèmes de configuration
Aujourd'hui la plupart des systèmes informatiques sont
organisés en réseau car le travail est organisé suivant le
principe du « workflow »31(*). La qualité d'un système informatique
dépend de la qualité du réseau :
- un réseau sera d'autant plus apprécié
qu'un nombre important de personnes y seront connectées ;
- plus la taille du réseau est grande, plus les
créateurs et développeurs auront le réflexe d'y ajouter de
nouvelles fonctionnalités ;
- plus le nombre d'utilisateurs sera grand, plus la culture
réseau se développera par échange direct.
Le type d'application aussi témoigne de
l'efficacité du système informatique. Ainsi les applications
« batch » sont réservées au traitement assez
lourd et répétitif telle la paie alors que les applications
« interactives »32(*) s'emploient pour des traitements légers
où la convivialité est une nécessité. Il existe
également des systèmes de gestion de base de données
à structure ouverte conçu pour s'enrichir de nouvelles
données sans que cela bouleverse les applications déjà
existantes.
B- Les pannes techniques
Tout comme n'importe quel autre outil ou instrument, les
logiciels peuvent être l'objet de pannes. L'outil informatique est
très subtil, donc une précaution dans l'usage est
recommandée pour éviter que le logiciel ne se
« plante » ou ne s'endommage carrément.
Ces pannes sont un frein à l'efficacité des
logiciels d'autant plus qu'ils fonctionnent en réseau dans la plupart
des situations ; de plus la haute technicité du domaine fait que
leur maintenance n'est pas à la portée de n'importe qui , et par
conséquent requière une grande expertise.
Hormis les défaillances liées au matériel
dans sa globalité, des limites peuvent naître du milieu dans
lequel le logiciel est utilisé : ce sont les limites
indépendantes de la qualité du matériel utilisé.
CHAPITRE II - LES LIMITES EXTRINSEQUES A L'OUTIL
INFORMATIQUE
Les logiciels ne sont que des outils à la disposition
des utilisateurs. Une bonne utilisation en fait des instruments performants
alors qu'un mauvais usage les transforme en outils générateurs de
problèmes.
Le bon usage des logiciels recommande que les souhaits exacts
des utilisateurs soient bien explicités et exprimés dans un
langage directement compréhensible par le logiciel. Ce bon usage peut
être dicté par le cadre ou le contexte dans lequel le logiciel est
utilisé (section I), de même que par des
contraintes de natures diverses (section II).
Tout outil est neutre et dépend de la façon dont
il est utilisé, donc de la philosophie qui sous-tend son usage.
Section I- Les limites liées à
l'environnement : cas du Burkina Faso
L'enjeu de l'informatisation et de l'introduction des
technologies de l'information dans le travail de l'administration
dépasse largement le simple problème de maîtrise technique.
La dématérialisation des données et l'échange de
celles - ci mettent en cause les procédures et les méthodes,
d'où la nécessité d'impliquer le personnel dans le
processus d'informatisation afin de réduire les réticences.
Du Centre National de Traitement de l'Information (CENATRIN)
à la Délégation Générale à
l'Informatique (DELGI) en passant par le Ministère des Postes, des
Technologies de l'Information et de la Communication (MPTIC), l'informatique
n'a pas englobé tout l'environnement de travail au Burkina Faso.
Même si des avancées sont faites dans le domaine
des logiciels de gestion et de l'Internet, certaines résistances au
changement peuvent être constatées. Une nécessaire
réflexion sur la pertinence et la nécessaire adaptation de ces
procédures et méthodes nouvelles de travail est encore
nécessaire.
La situation exacte de l'informatisation de la gestion des
ressources humaines au Burkina Faso ne pourra être connue que si l'on
s'appréhende de l'état d'avancement de la fonction
« ressource humaine » (Paragraphe 1) et du
développement des outils informatiques (Paragraphe 2)
dans le pays.
Paragraphe 1- L'état d'avancement de la
fonction « ressource humaine »
Autrefois l'on disposait de services de gestion du personnel
rattachés aux Directions des Affaires Financières. De nos jours,
l'on est entrain de passer progressivement à l'émergence d'une
véritable gestion des ressources humaines avec la création de
Directions des Ressources Humaines. Mais ce passage n'est pas effectif car si
dans beaucoup d'entreprises la dimension humaine est prise en compte dans le
management (B), dans d'autres par contre prédomine
toujours la fonction « personnel » (A).
A- La prédominance de la fonction
« personnel »
A l'heure où émergent les Direction des
Ressources Humaines à cause de l'intérêt reconnu au capital
humain (cf théorie Y de Mac Gregor...), il existe toujours dans beaucoup
de sociétés où prédominent toujours les services de
gestion du personnel dont les principales tâches sont la paie et la
gestion des actes courants de l'administration quotidienne du personnel ainsi
que les procédures qui les accompagnent (contrôle de
présence, gestion des congés, des mouvements, des sanctions,
l'organisation de la discipline, la tenue des fichiers du personnel...).
Sur les six (06) sociétés enquêtées
en plus du Ministère de la Fonction Publique, seulement deux (02)
sociétés ne disposent toujours pas de Direction des Ressources
Humaines. Ce qui semble en apparence faible, alors que dans plusieurs
Directions des Ressources Humaines, les activités menées sont
toujours celles de la Gestion du Personnel. Cela s'explique par l'insuffisance
de personnels en Gestion des Ressources Humaines ou par la création
récente de ces Directions qui n'ont pas eu le temps ou les
compétences nécessaires pour mettre en application les
véritables outils de Gestion des Ressources Humaines.
B- La prise en compte de la dimension humaine dans le
management
Partant des études de ELTON MAYO, de Henry
MINTZBERG... l'importance de la ressource humaine dans le management des
organisations n'est plus à démontrer.
Depuis 2003, l'Etat burkinabé forme chaque année
à l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM) des
agents en Gestion des Ressources Humaines.
A la création des Direction des Ressources Humaines
dans les administrations publiques et para publiques, on note
l'émergence d'écoles de formation privées en management et
en gestion des ressources humaines.
Malgré la persistance des services de gestion du
personnel dans certaines sociétés, beaucoup sont passées
d'une gestion purement administrative à une gestion véritable des
ressources humaines axée sur l'anticipation, la prévision, les
simulations et la prise en compte de la dimension psychosociale dans le
travail.
Paragraphe 2- L'état de développement
des outils informatiques
Le choix d'un logiciel dépend largement du degré
d'évolution de la politique Ressource Humaine de l'organisation. De nos
jours avec la vulgarisation de l'Internet et les facilités
d'acquisition de logiciels à travers le marché ou la DELGI, des
logiciels de gestion des ressources humaines sont présents dans les
Directions des Ressources Humaines de la Fonction Publique (SIGASPE), de la
CNSS (logiciel GRH et Paie), de la SONABEL (logiciel GEPE), de l'ONATEL
(logiciel RESHUM) et dans le Service Ressource Humaine de la SONABHY (logiciel
SAGE 500).
L'émergence de ces logiciels dénote de la grande
importance de ces outils pour les gestionnaires dans le cadre de
l'exécution de leur travail.
L'adhésion des entreprises et organisations à
l'informatisation ne s'est pas fait sans volonté politique. Le plan de
modernisation de l'administration (A) fut un
élément précurseur de cette vague d'informatisation. De
plus, la création de structures informatiques compétentes a
facilité l'acquisition d'outils informatiques, principalement les
logiciels utilisés par l'Etat (B).
A- La modernisation de l'administration
Dans les années 90, le Burkina Faso a entrepris un
vaste programme de modernisation à travers le Plan d'Action de
Modernisation de l'Administration (PAMA). Adopté en 1991, ce plan
concerne la gestion du système de gestion des personnels de l'Etat et la
modernisation des procédures et méthodes de fonctionnement de
l'administration publique ; de ce plan d'action va naître des
systèmes d'exploitations avec l'aide du CENATRIN et de nos jours avec
l'aide de la DELGI.
B- Du logiciel GEST-ACT au logiciel
SIGASPE
L'informatisation de l'administration est en perpétuel
devenir car elle constitue une chance inestimable de véritable
réforme. La technologie permet d'offrir un ensemble d'outils
corrélés dont les différents éléments
peuvent s'adapter très souplement à l'organisation administrative
existante ou souhaitée.
Grâce au projet BKF/91/005/501, le premier fichier
informatique fut mis en place avec le logiciel Gest-Act. Ce fichier
partagé entre la Fonction Publique et les Finances avait des
problèmes de mises à jour et de concordance car chaque
institution disposait de son propre fichier. Des inadéquations entre les
fichiers et des insuffisances (l'obligation de faire des mises à jour
avec des bordereaux et l'impossibilités de faire des traitements en
temps réel) va naître un fichier unique en 1997 (SIGASPE). Ce
fichier unique vera son application effective en 2002 et constitue aujourd'hui
le principal outil d'aide à la décision utilisé dans la
Fonction Publique.
Section II- Les limites liées aux contraintes
d'utilisation des logiciels
Certaines contraintes constituent un frein à
l'utilisation efficiente des logiciels. Il s'agit des contraintes
financières et matérielles (Paragraphe 1), et
celles humaines et techniques (Paragraphe 2).
Paragraphe 1- Les contraintes financières et
matérielles
L'efficacité d'un système informatique peut
être réduite pour des raisons économiques
(A) et aussi pour des raisons de qualité du
matériel acquis (B).
Le pouvoir financier conditionne l'acquisition de
matériels, et de bonne qualité. Dans le domaine informatique, le
matériel est primordial pour l'atteinte de l'efficacité, et les
technologies haut de gamme sont très chères ; ce qui
nécessite l'atteinte d'une certaine santé économique avant
de se lancer dans l'informatisation de son travail.
A- Les contraintes financières
La performance d'un système d'information dépend
du pouvoir financier de la structure utilisatrice car l'informatisation demande
des investissements importants (acquisition du matériel, des
équipements, formation des utilisateurs, installation et
maintenance).
De plus, le domaine de l'informatique est très
dynamique et chaque jour des logiciels de plus en plus performants voient le
jour. La possibilité de suivre ces évolutions et d'être
à jour des dernières nouveautés demande un effort
financier à chaque fois que le besoin de changement s'impose. Dans le
cas contraire, le logiciel aujourd'hui performant devient obsolète
demain s'il n'y a pas de mise à jour permanente et donc limite
l'efficacité préconisée au départ.
B- Les contraintes matérielles
La performance d'un logiciel tant dans ses
fonctionnalités de base que dans sa facilité d'utilisation
dépend de la qualité du matériel informatique ( logiciel
très performant, ordinateurs de grande capacité et de grande
vitesse d'exécution, bon câblage réseau, gestionnaire de
base de données performant...).
La défaillance du matériel informatique ralentie
le travail et occasionne des pertes financières.
Paragraphe 2- Les contraintes humaines et
techniques
Comme tout autre domaine du travail, l'utilisation des outils
informatiques requiert que l'on ai à sa disposition de la ressource
humaine en nombre et en qualité si l'on veut atteindre les
résultats escomptés ; d'où la nécessité
de palier les contraintes humaines (A) et techniques
(B). C'est pourquoi, la maîtrise technique de
l'utilisateur est primordiale dans l'efficacité du logiciel.
A- Les contraintes humaines
Une des raisons qui peut expliquer la non utilisation à
grande échelle des logiciels dans les organisations est la non
qualification de la majorité du personnel à l'usage de ces
outils. Aussi la maîtrise technique de ces logiciels est
réservée principalement aux informaticiens au détriment
des gestionnaires des ressources humaines qui sont les véritables
utilisateurs de ces outils dans le domaine de la gestion des ressources
humaines.
B- Les contraintes techniques
L'expertise dans le domaine informatique est rare et
chère. Les utilisateurs sont peu qualifiés pour parer aux
moindres défaillances d'où le recours en permanence aux
informaticiens ou aux maintenanciers pour des problèmes mineurs. Cela
perturbe le travail et constitue vraisemblement un frein à
l'efficacité du produit logiciel.
CONCLUSION
La fonction « ressource humaine » est
influencée de nos jours par de nouveaux modes de gestion qui
prévalent dans les organisations. Cette nouvelle gestion
occasionnée par les technologies nouvelles implique les aspects
concurrence, qualité du service et communication fluide et
partagée.
En vue de décoder le sens des évolutions
susceptibles d'affecter le fonctionnement des organisations, de relier, de
mettre bout à bout des données éparses et d'établir
une cohérence pour avoir une vision d'ensemble de leur organisation, les
gestionnaires des ressources humaines ont recours aux outils d'aide à la
décision au nombre desquels l'on note les logiciels de gestion.
Au terme de notre étude sur les atouts et les limites
des logiciels dans la gestion des ressources humaines, il apparaît que
tous les domaines de la gestion des ressources humaines sont concernés
par les logiciels avec cependant des fortunes diverses.
Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, les
logiciels sont d'une grande utilité d'autant plus qu'ils donnent aux
gestionnaires la possibilité de se consacrer davantage à la
prévision à long terme, de participer à la mise au point
des stratégies de développement et de communiquer avec
l'environnement.
Ces outils induisent une transfiguration des notions de temps
et d'espace en banalisant l'accès à l'information, en favorisant
la décentralisation, le co-pilotage à plusieurs niveaux et
l'émergence d'une compétence collective permettant la
responsabilisation de tous les acteurs.
Derrière les logiciels et leur caractère plus ou
moins spectaculaire et innovant, il est à noter que l'utilisateur ne
doit pas s'en tenir aux seules fonctionnalités développées
par les applicatifs, mais prendre aussi en compte le caractère ouvert et
évolutif des produits et leur condition d'intégration dans
l'architecture générale du système global d'information de
l'organisation. Cela va faire appel à l'intellect, à la
compétence de l'utilisateur dans certaines activités.
Les logiciels apportent une pléthore de solutions aux
gestionnaires, mais ne s'auraient se substituer à aucun moment aux
gestionnaires eux - mêmes car si la technologie est vulgarisée et
accessible à tous, le capital humain, lui est rare et doit être
mobilisé pour l'obtention du meilleur rendement.
L'utilisateur du logiciel doit garder à l'esprit que
la solution réside moins dans l'outil que dans la conception du
système d'information dont la révision et l'amélioration
constituent souvent la source principale des gains de productivité.
Comme tout outil, le logiciel à des
potentialités et des insuffisances, d'où la
nécessité de prendre des précautions dans le choix d'un
logiciel car ce dernier engage l'entreprise sur plusieurs années et
offre une vision complète des projets en cours et la possibilité
de bâtir des scénarii d'évolution. Pour cela avant
d'acquérir un logiciel, l'on doit :
- prendre des renseignements sur les auteurs, leurs
qualifications, leurs degré d'expertise dans le domaine et dans la
conception de l'outil ;
- examiner la documentation et le manuel qui accompagne le
logiciel ;
- rechercher si possible des commentaires ou
témoignages sur le logiciel ;
- s'assurer en l'essayant et / ou en rencontrant des
utilisateurs que le logiciel est bien conçu et qu'il est facile à
utiliser ;
- vérifier la compatibilité du logiciel avec les
outils et périphériques informatiques utilisés et avec les
autres logiciels existants déjà dans l'organisation.
Les logiciels sont indispensables de nos jours dans la gestion
des ressources humaines. Ils permettent d'abattre des tâches immenses en
moins de temps et dispensent le gestionnaire de certaines tâches à
faible valeur ajoutée. L'automatisation de certaines tâches
apporte de la précision, de la fiabilité dans les
résultats et de l'efficacité dans la gestion d'ensemble.
Mais ces performances ne peuvent se faire sans l'aide de
l'homme qui lui, doit faire les mises à jour régulières,
interroger le logiciel et interpréter les résultats produits. Par
conséquent, le logiciel n'est donc pas une fin en soi, mais un outil
à la disposition de l'utilisateur qui doit savoir s'en servir pour
avoir les résultats escomptés.
BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGES SPECIFIQUES
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ressources humaines : pilotage social et performances, 4è
édition, Paris, DUNOD, 2001, 276 pages.
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des Ressources Humaines, collection Gestion appliquée, e-Node et Pearson
Education, 2004, 254 pages.
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10è édition, Paris, Collection Vuibert entreprise, 2002-2003, 284
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11- PERETTI (Jean-Marie), ACAR(Jean-Remy), ALIS (David) et
COLL, Tous DRH : Les responsabilités Ressources Humaines des cadres et
dirigeants, Editions d'organisation, 1996, 2001, 479 pages.
12- PERETTI (Jean-Marie), Fonction personnel et management
des ressources humaines, Librairie Vuibert, 1990, 573 pages.
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Gestion des ressources humaines, 2è édition, Bruxelles, De Boeck
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MEMOIRES
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2- PITROIPA (Constance), Le système d'information de
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SITES INTERNET
CONSULTÉS :
1- www. Google .fr
2- www.wikipedia.org
3- www.sage.fr
TABLE DES MATIERES
Dédicace
Remerciements
Abréviations
Page
Sommaire
i
Introduction
1
Première partie : Gérer les
ressources humaines dans un
environnement technologique
5
Chapitre I : Les relations technologies de
l'information et de la
communication - gestion des ressources humaines
7
Section I : L'informatisation de la fonction
« ressource humaine » 7
Paragraphe 1- La conception du système
d'information ressource humaine 8
A- La notion de système d'information de gestion des
ressources humaines 8
B- Les domaines de la gestion des ressources humaines pris en
compte par le système d'information
9
1. La gestion des ressources humaines proprement dite
10
2. La gestion du personnel et de la paie
10
Paragraphe 2- Le processus global
d'informatisation de la fonction
ressource humaine
10
A- L'expression et l'analyse des besoins
11
B- Mise en forme du projet et proposition d'un cahier des charges
11
Section II : Les outils informatiques utiles
à la gestion des ressources
humaines
12
Paragraphe 1- Le E-GRH
12
A- L'Intranet
13
B- L'Internet
14
Paragraphe 2- Les outils d'aide à la
décision 15
A- Les banques et les bases de données
15
B- Les progiciels et les logiciels
16
Chapitre II : Les applications des logiciels
dans la gestion des ressources
humaines
19
Section I : Les logiciels et les
activités de base de la gestion des ressources
humaines
19
Paragraphe 1- Les atouts des logiciels dans les
activités d'acquisition
des ressources humaines
20
A- La planification
20
B- Le recrutement - sélection
21
C- L'analyse et l'évaluation des emplois
22
Paragraphe 2- Les atouts des logiciels dans les
activités de développement
des ressources humaines
23
A- Le développement des compétences
23
B- La gestion des carrières
24
Paragraphe 3- Les atouts des logiciels dans les
activités de conservation des
ressources humaines
26
A- L'évaluation du rendement
26
B- La rémunération
27
Section II : Les logiciels et les autres
activités de la gestion des ressources
humaines
28
Paragraphe 1- Les atouts des logiciels dans les
activités mobilisatrices de la
gestion des ressources humaines
28
A- La communication
28
B- Les relations de travail et le leadership
29
Paragraphe 2- Les atouts des logiciels dans
d'autres activités de la gestion
des ressources humaines
30
A- La gestion du temps
30
B- La gestion de l'absentéisme
30
C- La gestion de la santé et de la sécurité
au travail 31
Deuxième partie : Les limites de
l'électronique dans la gestion des
ressources humaines
32
Chapitre I : La priorité du facteur
humain sur l'électronique dans la
gestion des ressources humaines
33
Section I : Les limites des logiciels dans les
activités de la gestion des
ressources humaines
33
Paragraphe 1- Les limites des logiciels dans les
activités de base de
la gestion des ressources humaines
33
A- La planification
33
B- La sélection et l'accueil
34
C- L'évaluation
35
Paragraphe 2- Les limites des logiciels dans les
activités mobilisatrices
de la gestion des ressources humaines
36
A- La communication
36
B- Le leadership
36
C- La mobilisation
37
Paragraphe 3- Les limites des logiciels dans les
relations sociales 38
A- Les relations de travail
38
B- La gestion des conflits et de la discipline
38
Section II : Les limites liées à
la spécificité de l'outil informatique
39
Paragraphe 1-Le caractère abstrait de
l'informatique 39
A- La dépendance de l'outil informatique à
l'utilisateur 39
B- La standardisation des solutions informatiques
39
Paragraphe 2- Les dysfonctionnements
40
A- Les problèmes de configuration
40
B- Les pannes techniques
41
Chapitre II : Les limites extrinsèques
à l'outil informatique 42
Section I : Les limites liées à
l'environnement : cas du Burkina Faso 42
Paragraphe 1- L'état d'avancement de la
fonction Ressource humaine 43
A- La prédominance de la fonction Personnel
43
B- La prise en compte de la dimension humaine
dans le management global
43
Paragraphe 2- L'état de
développement des outils informatiques 44
A- La modernisation de l'administration
44
B- Du logiciel Gest-act au logiciel SIGASPE
45
Section II : Les limites liées aux
contraintes d'utilisation des logiciels 45
Paragraphe 1- Les contraintes financières
et matérielles 45
A- Les contraintes financières
45
B- Les contraintes matérielles
46
Paragraphe 2- Les contraintes humaines et
techniques 46
A- Les contraintes humaines
46
B- Les contraintes techniques
47
CONCLUSION
48
Bibliographie
50
Table des matières
53
Annexe
* 1 Un PGI ou ERP est un
logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise
en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la
gestion comptable, commerciale, financière, vente...Il intègre
tous les systèmes informatisés permettant de soutenir le
fonctionnement de l'entreprise.
* 2 L. SEKIOU et COLL,
Gestion des Ressources Humaines, 2è édition, Bruxelles, De
Boeck Université, 2001
* 3 E. MERCIER et G. SCHMIDT,
Gestion des Ressources Humaines, collection Gestion appliquée,
e-node & Pearson Education, 2004
* 4 S. ALECIAN, D. FOUCHER,
le management dans le service public, 2è édition, Collection
service public, Editions d'organisation, 2005
* 5 Enterprise Resource
Planning
* 6 Progiciel de Gestion
Intégré
* 7 Un système
informatique intégré est un système où une
information n'est entrée qu'une seule fois et n'est stockée
qu'à un endroit ou qui se comporte comme si elle n'était
stockée qu'à un seul endroit. Cette information, une fois
stockée est accessible à tout moment par tous les programmes et
tous les utilisateurs du système dotés des niveaux de
sécurité adéquats. (J. M. TYSEBAERT, Les logiciels
de gestion hautement intégrés, Paris, TECHNIP, 2001)
* 8 C'est un réseau
interne de serveurs et de fichiers accessibles uniquement par les personnes de
l'entreprise.
* 9 J. M. PERETTI- Gestion
des Ressources Humaines, 10è édition, Paris, collection Vuibert
entreprise, 2002-2003
* 10 J. Mc McConnell et D.
WARD-PERKINS, l'avantage Internet pour l'entreprise, DUNOD, 1996
* 11 C'est le nom
donné à l'ensemble des réseaux informatiques (networks)
interconnectés et capables d'échanger des informations entre eux.
( B. MARTORY et D. CROZET, GRH, 4è édition, DUNOD, 2001, 276
pages.
* 12 J. G. GANASCIA, Le petit
trésor : Dictionnaire de l'informatique et des sciences de
l'information, Flammarion, 1998
* 13 www.wikipedia.org
* 14 C'est un logiciel
destiné à mémoriser les informations dans une base de
données et à les restituer fidèlement à la
demande.
* 15 Un progiciel est un
ensemble complet composé de plusieurs modules, couvrant chacun une
fonction et communiquant entre eux (www.wikipedia.org).
Un logiciel est un ensemble de programmes, qui permet
à un ordinateur ou à un système informatique d'assurer une
tâche ou une fonction en particulier
(www.wikipedia.org).
* 16 Interface Homme Machine
* 17 S.L. DOLAN et Coll.,
Gestion des Ressources Humaines, 3è édition, 2002
* 18 S. L. DOLAN et COLL. La
Gestion des Ressources Humaines, 3è édition : tendances,
enjeux et pratiques actuelles. Editions du Renouveau Pédagogique
Inc.,2002
* 19 J. M. PERETTI et COLL.,
Tous DRH : Les responsabilités Ressources Humaines des cadres et
dirigeants, Editions d'organisation, 1996-2001
* 20 Compact Disk - Read Only
Memory
* 21 S. L. DOLAN et Coll. , op.
cit
* 22 S. L. DOLAN et Coll. , op
cit
* 23 S. L. DOLAN et Coll., op
cit
* 24 S. L. DOLAN et COLL., Op.
cit
* 25 S. L. DOLAN et COLL. Op.
cit.
* 26 S. L. DOLAN et COLL., Op.
cit.
* 27 J. M. PERETTI et
COLL. , Tous DRH, op. cit.
* 28 SAGE SYBEL, Paie
500-gestion des temps, SAGE France, Paris, 208p
* 29 S.L. DOLAN et COLL. Op.
cit.
* 30 cf la théorie des
deux facteurs de Frédéric HERZBERG
* 31 Les fonctionnalités
de workflow permettent à différents acteurs de travailler
ensemble sur un même dossier, le système se chargeant de
découper le processus en tâches et de les affecter aux
responsables.
* 32 Les applications
interactives sont construites autour d'un système de gestion de base de
données dont l'une des caractéristiques est le caractère
évolutif.
