Section2: Approches et conditions de mise en oeuvre
des
solutions
Paragraphe 1 : Approches de solutions
Apporter solution à un problème, c'est proposer
des mesures d'éradication des causes réelles se trouvant à
la base du problème ; ainsi, nous proposerons des conditions
d'éradication de ces causes identifiées.
I-) Approches de solutions aux PS1 et PS2
A-) Approches de solutions au PS1
L'élément du diagnostic n°1 nous renseigne
que la cause réelle du PS1 est le manque d'actions
régulières de renforcement des capacités des agents
chargés de la tenue de la comptabilité. De ce fait, il convient
pour la DGTCP
d'organiser périodiquement à l'attention de tous
les agents des postes comptables des séminaires ou ateliers de formation
et de renforcer le personnel existant dans les postes comptables par l'envoi
d'agents compétents ou disposant du profil requis. Il faudra aussi
organiser les mutations en tenant compte de la maîtrise effective par
l'agent, de presque tous les rouages du poste qu'il aurait à
céder.
Pour l'organisation des séminaires, il faudra :
> avoir une statistique exhaustive de tous les agents des
postes comptables renseignant sur les statuts de chacun d'eux ;
> évaluer le budget complet d'un séminaire ou
d'un atelier de formation bien organisé avec un cadre bien
adéquat et stimulant à la réceptivité des agents
;
> identifier les cadres compétents et disponibles pour
assurer la formation des agents ;
> instruire les responsables à divers niveaux de
veiller à l'application rigoureuse des techniques ;
> appliquer les sanctions disciplinaires correspondantes aux
agents imperméables aux méthodes de comptabilisation des
opérations ;
> évaluer les résultats de ces
séminaires ou ateliers sur le terrain en vue de l'adoption de nouvelles
mesures pour assurer la bonne maîtrise des techniques.
B-) Approches de solutions au PS2
L'élément du diagnostic n°2 renseigne que
ce sont les habilitations limitées accordées à la RF dans
l'exploitation du progiciel Aster qui constitue la cause réelle du PS2.
Ainsi, accorder à la RF la possibilité de rectifier les
écritures comptables clôturées est la solution requise.
L'on pourra donc :
> implanter au niveau de chaque RF, au moins un agent
paramétreur en vue de régler tous les problèmes
liés au progiciel Aster ;
> initier exclusivement le RF à la manipulation du
progiciel en vue de la correction des écritures comptables
clôturées ;
> initier d'autres personnes aux diverses techniques de
paramétrage du progiciel pour palier aux éventuels
problèmes d'indisponibilité des membres de l'équipe
Aster;
> mettre en place une équipe fonctionnelle et
dynamique au niveau de la DGTCP qui serait chargée du suivi des
opérations d'exploitation du progiciel au niveau de toute la
chaîne comptable du trésor ;
> évaluer périodiquement la performance de
l'équipe et du fonctionnement de ASTER dans les postes comptables ;
> passer une écriture rectificative dans la
décade suivante. II-) Approches de solutions aux
PS3
L'élément du diagnostic n°3 est la non
subdivision des CIPR et la non production des situations périodiques sur
ces comptes.
Eradiquer cette cause relative à la non subdivision de
ces comptes en comptes secondaires et éventuellement en sous compte,
serait de proposer des mesures de subdivision de ces comptes en vue de
permettre une clarté. De ce fait, l'on pourra laisser les comptes 471.1
; 472.1 car ce sont quelques rares opérations qui y sont imputées
et aussi le compte 474.1 réservé strictement à la
description des opérations sur crédits
délégués.
Pour le compte 475.1, nous proposons ce qui suit :
- 475.1.1 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables centralisateurs, Enseignants communautaires ;
- 475.1.2 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables centralisateurs, Enseignants vacataires ;
- 475.1.3 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables centralisateurs, Fonctionnement des EPP ;
- 475.1.4 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables centralisateurs, Mesures sociales.
- 475.1.5 : Imputation provisoire d'autres recettes chez les
comptables centralisateurs.
On fera de même pour le compte 476.1 ; on obtiendra ;
- 476.1.1 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables non centralisateurs, Enseignants communautaires ;
- 476.1.2 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables non centralisateurs, Enseignants vacataires ;
- 476.1.3 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables non centralisateurs, Fonctionnement des EPP ;
- 476.1.4 : Imputation provisoire des recettes chez les
comptables non centralisateurs, Mesures sociales ;
- 476.1.5 : Imputation provisoire d'autres recettes chez les
comptables non centralisateurs.
Mentionnons aussi le fait que, chaque Recette Perception ou
Recette des Finances, doit disposer de la liste des écoles ou
lycées bénéficiant des subventions et procéder
à une subdivision plus exhaustive de ces comptes afin de permettre une
lecture claire, précise et faible des opérations décrites
dans ces comptes.
Ensuite, il faudra intégrer cette subdivision plus
exhaustive des comptes dans la nomenclature et la vulgariser lors des
séminaires ou ateliers de formation. Le cas échéant, il
faudra promouvoir leur utilisation à la base c'est-à-dire au
niveau des postes comptables afin de permettre le suivi rigoureux avec
clarté de ces comptes.
Quant à la non production de situations
périodiques sur ces comptes, la résolution de ce problème
passe par la production de situations décadaires, mensuelles et
annuelles. Pour la reddition des comptes de gestion de 2006, 2007 et 2008,
aucune action ne peut plus être menée sur ces comptes hormis la
production des situations existantes.
Mais pour la gestion 2009, il faudra amorcer le processus de
suivi rigoureux de ces comptes. De ce fait, il faut :
> remettre à zéro les soldes de tous ces
comptes tout en prenant soin de consigner les soldes antérieurs dans
d'autres compte : cette opération de consignation pourra se faire au
niveau de la DGTCP sur demande du RF ;
> passer régulièrement les écritures
comptables ;
> élaborer des situations exhaustives
(décadaire, mensuelle et annuelle) sur ces comptes ;
> tenir un registre auxiliaire détaillant les diverses
opérations décrites dans ces comptes.
En effet, le traitement du compte 474.1 (Imputation Provisoire
des dépenses de fonctionnement sur crédits
délégués) sera particulier. Nous préconisons, une
répartition fonctionnelle et organisationnelle des tâches. De ce
fait, la Division Collectivité Locale, s'occupera de la passation de
toutes les écritures de Prise en Charge des mandats traités et
acceptés ; la Division caisse prendra soin du suivi de la situation des
bons de caisse payés en plus des écritures journalières de
paiement ; la banque enverrait décadairement les mandats virés et
payés à son
niveau et enfin la DC se chargerait de la centralisation de
toutes ces écritures. En cas d'impossibilité pour la Division
Collectivité de passer les écritures comptables, l'on pourrait
charger la DC de s'en occuper avant le virement des mandats ou
l'élaboration des bons de caisse.
A l'issue de cette procédure, le solde retracé
par ce compte reflètera exactement les mandats en cours de traitement ou
les restes à payer. Ce qui pourrait permettre l'adoption à
n'importe quel moment d'une quelconque politique de régularisation.
Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre des
solutions et construction du Tableau de Synthèse de l'Etude I-)
Conditions de mise en oeuvre des solutions
Les solutions proposées ne peuvent être mises en
oeuvre sans l'apport de la DGTCP et celui de la RFO elle-même.
A-) Recommandations à l'endroit de la
DGTCP Il s'agira pour la DGTCP :
> d'oeuvrer pour la mise à disposition des RF des
matériaux informatiques performants pour une bonne tenue de la
Comptabilité ;
> d'organiser de séminaires de formation à
l'intention des agents des postes comptables en vue de renforcer leur niveau
;
> de renforcer le personnel au niveau des RF à travers
l'envoi de personnel qualifié ;
> de lutter pour la mise à disposition de tous les
postes comptables d'une ligne téléphonique ;
> de doter la RFO des armoires pour la conservation des
pièces comptables ;
> de multiplier des missions de contrôle des postes
comptables en vue de renforcer l'efficacité du travail ;
> d'oeuvrer pour l'approvisionnement rapide des RF en fonds
en vue de permettre de liquider les paiements des mandats en instance et
d'éviter certains soldes dégagés par le compte 474.1
> de bien vouloir oeuvrer pour une véritable mise en
application des approches de solutions.
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