2.3. PLAN DETAILLE DU SYSTEME EXISTANT DE PRET BOURSES
Pour concevoir un nouveau système basé sur les
nouvelles technologies, la connaissance du système existant est
importante. Dans notre cas, le système existant est celui utilisé
au sein de la SFAR.
Il est aussi important de connaître les problèmes du
système existant afin de créer un nouveau système qui
pourra apporter une solution aux problèmes rencontrés.
Nous allons nous concentrer, dans le cadre de ce mémoire
à informatiser et à matérialiser les activités
suivantes :
Ø Demande de Bourse d'étude
Ø Etablir le budget et le contrôle.
Ø Remboursement.
Voici en résume chaque activité :
1. Demande de Bourse d'étude
Toute personne qui pose sa candidature à la demande
d'une bourse se présente d'abord à la réception pour
retirer un formulaire de demande de bourse à remplir.
La personne candidate doit remettre à la
réception le formulaire dûment rempli, ainsi que d'autres
documents exigés pour la demande de Bourse (tels que la photocopie du
diplôme notifiée, la photocopie de la carte d'identité,
etc.).
Le (la) réceptionniste vérifie tous ces
documents et les envoie chez le département chargé de prêt
bourses qui sortira la liste des candidats qui remplissent les conditions et
cette liste est affichée à l'intention du public.
2. Etablissement de Budget et le contrôle
Les fonds prêts bourses sont gérés par
les gestionnaires directs et indirectes.
Voici les responsabilités de chaque gestionnaire:
I.Responsabilité du MIFOTRA
§ Enregistrer tous les anciens employés issus des
différentes reformes effectuées au sein de l'administration
Publique Rwandaise ;
§ Etablir des listes nominatives provisoires des
demandeurs en tenant compte de l'IES choisie par le souscripteur ;
§ Fournir à SFAR une liste précise des
libellés (ex : Minerval, maintenance, Frais de recherche, etc.) et
les frais pour lesquels SFAR déboursera les prêts bourses
d'études aux étudiants dans les différentes IES, au cas
des changement de ces détails, elles doivent en informer SFAR au moins
deux mois avant le décaissement des fonds aux étudiants
bénéficiaires.
§ Pour les étudiants inscrits aux IES, les
prêts bourses d'étude en rapport avec le minerval, le frais de
stage, les frais de subsistance, les frais de recherche sont les même que
ceux octroyés aux autres étudiants ordinaires boursiers de l'Etat
tandis que les étudiants inscrits dans des IES privées
bénéficient du minerval selon les tarifs existants ;
§ Analyser des rapports établis par SFAR sur
l'utilisation des fonds payés par SFAR à l'intention des
demandeurs provenant des anciens employeurs de l'Etat ;
§ Participer et/ou appuyer SFAR tel que cela est
exigé et requis par SFAR dans le suivi de trace/identification des
anciens agents de l'administration publique /étudiants qui auraient
bénéficié de la bourse d'étude en vue de son
remboursement.
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