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L'informatisation du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR

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par Hilaire UWINEZA
Université adventiste d'Afrique Centrale  -  2007
  

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2.3. PLAN DETAILLE DU SYSTEME EXISTANT DE PRET BOURSES

Pour concevoir un nouveau système basé sur les nouvelles technologies, la connaissance du système existant est importante. Dans notre cas, le système existant est celui utilisé au sein de la SFAR.

Il est aussi important de connaître les problèmes du système existant afin de créer un nouveau système qui pourra apporter une solution aux problèmes rencontrés.

Nous allons nous concentrer, dans le cadre de ce mémoire à informatiser et à matérialiser les activités suivantes :

Ø Demande de Bourse d'étude

Ø Etablir le budget et le contrôle.

Ø Remboursement.

Voici en résume chaque activité :

1. Demande de Bourse d'étude

Toute personne qui pose sa candidature à la demande d'une bourse se présente d'abord à la réception pour retirer un formulaire de demande de bourse à remplir.

La personne candidate doit remettre à la réception le formulaire dûment rempli, ainsi que d'autres documents exigés pour la demande de Bourse (tels que la photocopie du diplôme notifiée, la photocopie de la carte d'identité, etc.).

Le (la) réceptionniste vérifie tous ces documents et les envoie chez le département chargé de prêt bourses qui sortira la liste des candidats qui remplissent les conditions et cette liste est affichée à l'intention du public.

2. Etablissement de Budget et le contrôle

Les fonds prêts bourses sont gérés par les gestionnaires directs et indirectes.

Voici les responsabilités de chaque gestionnaire:

I.Responsabilité du MIFOTRA

§ Enregistrer tous les anciens employés issus des différentes reformes effectuées au sein de l'administration Publique Rwandaise ;

§ Etablir des listes nominatives provisoires des demandeurs en tenant compte de l'IES choisie par le souscripteur ;

§ Fournir à SFAR une liste précise des libellés (ex : Minerval, maintenance, Frais de recherche, etc.) et les frais pour lesquels SFAR déboursera les prêts bourses d'études aux étudiants dans les différentes IES, au cas des changement de ces détails, elles doivent en informer SFAR au moins deux mois avant le décaissement des fonds aux étudiants bénéficiaires.

§ Pour les étudiants inscrits aux IES, les prêts bourses d'étude en rapport avec le minerval, le frais de stage, les frais de subsistance, les frais de recherche sont les même que ceux octroyés aux autres étudiants ordinaires boursiers de l'Etat tandis que les étudiants inscrits dans des IES privées bénéficient du minerval selon les tarifs existants ;

§ Analyser des rapports établis par SFAR sur l'utilisation des fonds payés par SFAR à l'intention des demandeurs provenant des anciens employeurs de l'Etat ;

§ Participer et/ou appuyer SFAR tel que cela est exigé et requis par SFAR dans le suivi de trace/identification des anciens agents de l'administration publique /étudiants qui auraient bénéficié de la bourse d'étude en vue de son remboursement.

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