II. Responsabilité des IES dans la mise en
oeuvre du Fonds prêts bourses d'études
§ Collaborer avec SFAR dans le traitement des dossiers
des étudiants inscrits selon les procédures
générales telles que exigées sur des formulaires de
demande de bourses d'étude ;
§ Dès la réception des listes des
souscripteurs des bourses transmises par le MIFOTRA, les IES inscriront chaque
candidat remplissant des conditions d'admission minimales pour poursuivre la
formation ;
§ Compiler et transmettre une liste à SFAR des
étudiants inscrits qui est accompagnée par des
déclarations provisoires des frais liés à la formation des
chaque candidat retenu au moins un mois avant la date limite d'inscription des
candidats retenus et réserver une copie au MIFOTRA pour
information ;
§ Mettre à jour et envoyer à SFAR la liste
nominative des étudiants effectifs, à la fin de chaque mois, avec
copie pour information au MIFOTRA, indiquant :
i. Le nombre total des étudiants envoyés par le
MIFOTRA avant l'inscription ;
ii. Le nombre total inscrits à l'IES boursiers de
SFAR ;
iii. Le nombre total des suspensions ;
iv. Le nombre total des abandons ;
v. Les causes d'abandons et de suspensions constatées
chez chaque étudiant ;
vi. Le nombre des décès
enregistrés ;
vii. Les copies des accréditifs signés par
l'étudiant bénéficiaire des frais académiques
faisant objet du dossier financier communiqué à SFAR,
viii. Quittances justifiant les montants reçus au cours
de la période de l'année prise en compte.
III. Rôle et responsabilité de SFAR.
En sa qualité d'organe chargé de la gestion
journalière du fonds prêts bourses d'études au Rwanda, SFAR
accomplit les tâches suivantes en relation avec les étudiants
boursiers du SFAR.
Dès la réception de :
· Fonds déposé à la Banque Nationale
du Rwanda au compte de SFAR,
· Copies des listes des étudiants (anciens agents
du gouvernement, Boursiers de l'Etat, Souscripteurs différents)
transmises aux IES.
· Mises à jour des changements des positions
académiques de chaque étudiant bénéficiaire d'une
bourse d'étude (ex : suspension/abandon) ;
En plus, SFAR doit :
1. Préparer et signer des contrats avec les
étudiants après inscription complète à l'IES ;
2. Transférer un montant de prêts bourses
d'étude dû à l'institution par étudiant relatif aux
frais des études et établir des rapports convenables au moins
trois mois après la réception des listes des étudiants
inscrits aux IES ;
3. Mettre à jour au moins trois fois l'an la liste
nominative des étudiants effectifs en vue de s'assurer du nombre exact
d'étudiants réguliers, des abandons, des transferts et des
suspensions ainsi que des décès enregistrés par diverses
IES ;
4. Transmettre au Ministre ayant le Programme de Reconversion
dans ses attributions un rapport annuel décrivant l'état des
finances et des étudiants poursuivant des études et
bénéficiant des prêts bourses d'étude tout en
indiquant le montant reçu et décaissé en faveur des
étudiants par IES.
4. Rôle des étudiants.
Etant bénéficiaires directs des
prélèvements effectués sur le prêts bourses
géré par SFAR, les étudiants sont chargés
de :
1. Choisir la nature de formation à suivre ;
2. Fournir aux IES des pièces nécessaires
à l'admission et à l'inscription ;
3. Signer un contrat avec SFAR et fournir tous les documents
relatifs aux prêts bourses d'études ;
4. Fournir toute information à SFAR relative aux
prêts bourses d'études ;
5. honorer les engagements pris envers SFAR en ce qui concerne
le décaissement et le remboursement des prêts bourses
d'études selon les procédures spécifiées par
SFAR.
Ses activités sont relatives avec l'inscription ainsi
que l'établissement du budget,
Voici celle du contrôle :
2.2. Des documents de contrôle
Dans l'exercices de sa mission de gestion du fonds prêts
bourses, SFAR doit tenir en son sein et pour chaque Institution d'Education
Supérieure un dossier contenant des pièces suivantes :
1. Liste nominative effective des bailleurs intervenus en
faveur des étudiants en générales ;
2. Bordereaux des versements effectués par ces derniers
en faveur du Fonds prêts bourses ;
3. Bordereaux de prélèvements opères au
fonds prêts bourses justifiant les dépenses effectuées en
faveur des étudiants ;
4. Un dossier de chaque étudiant
bénéficiaires des bourses des études selon les
procédures de décaissement et de recouvrement des prêts
bourses d'étude ;
5. Rapport trimestriel établi par MIFOTRA ;
6. Rapport signé par les étudiants
délivré par les IES partenaires de SFAR ;
Le contrôle et l'audit externe réalises par les
organes extérieurs compétents, sont préalablement
précèdes par l'audit et un contrôle interne effectue par
une commission constituée de commun accord entre SFAR et MIFOTRA.
4. Remboursement
Pour réaliser la mission de remboursement des
prêts bourses octroyés aux étudiants Rwandais, SFAR doit
être en collaboration avec les institutions ci-après :
1. La caisse Sociale du Rwanda (CSR) ;
2. Le Rwanda Revenue Authority (RRA);
3. La Rwandaise d'Assurance Maladie (RAMA) ;
4. Centres de Mutuelles de Santé (CMS) ;
5. Les Institutions bancaires.
Ces proches collaborateurs permettront à SFAR
de :
1. Identifier de nouveaux employeurs et employés,
anciens bénéficiaires des prêts bourses ;
2. Etablir des modalités des remboursements et des
échéances par l'adaptation des clauses contenues dans des accords
de prêts bourses signés avec les redevables eu égard
à leurs revenus actuels et/ou virtuelles ;
3. Déterminer les insolvables et les
récalcitrants ;
4. Obtenir des pièces nécessaires à
mettre au dossier judiciaire en cas d'introduction d'une action en
justice ;
5. revoir chaque fois après 3 ans d'activités,
l'état d'avancement et remboursement des fonds prêtés.
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