II.1.3. Objectif
socio-économique de la société KOTECHA
La société KOTECHA se fixe des objectifs
comme toute organisation qui se respecte, et elle classe ses objectifs comme
suit :
- Satisfaire la clientèle par la politique de vente des
produits de meilleure qualité ;
- Effectuer les transactions commerciales, c'est-à-dire
achat et vente des produits importés sans transformation
aucune ;
- Entretenir des relations commerciales avec plusieurs
entreprises étrangères, mais principalement les grands
fournisseurs comme la maison AFRIMEX de Londres ;
- Contribuer économiquement à
l'épanouissement de l'entreprise en faisant plus de profit possible ou
bénéfice ;
- Assurer les approvisionnements en produit de première
nécessité à la population ;
- Accroître la rentabilité par la maximisation
des profits en raison de son propre développement et celui du
progrès social du pays ;
- Contribuer à l'épanouissement
économique du pays (importation - Exportation) ;
II.1.4. Organisation
structuro-fonctionnelle de la Société KOTECHA
II.1.4.1. Structure organisation
L'organisation est l'ensemble de règles ou
disciplines coordonnant les moyens propres pour obtenir un résultat avec
un minimum de dépenses et d'efforts.
A la société KOTECHA, il y a plusieurs services
au sein desquels sont exercés différentes activités. Voici
comment se présente la structure organisationnelle de la
Société KOTECHA.
Ø L'Assemblée Générale
(A.G.) : c'est l'organe suprême de prise de décision
et ressort de la compétence d'une seule personne, le PDG de la
société.
Ø Le conseil
d'Administration (C.A.) : le conseil est
constitué de deux actifs déjà cités et se tient
chaque fin de l'année au siège social de la
Société. Il est présidé par le Président
Délégué Général.
Ø Le président Directeur
Général (PDG) : il est à la tête de la
société et a le plein pouvoir dans l'organisation. Il engage par
sa signature tous les associés, il est membre du Conseil
d'administration et président de l'Assemblée
Générale qui retrace la politique générale de la
société.
Ø Les Directeurs des
départements :
- Le directeur de projet et de développement
(DPD) : c'est le numéro 2 de la société et joue le
rôle du Directeur Général Adjoint. Il supervise et
contrôle le département commercial, financier et tous les autres
services existant au sein de la société.
- Le directeur financier (DF) : il assume, avec l'appui
de son adjoint, les tâches suivantes :
· La supervision des travaux de comptabilité,
donne des conseils, vérifie l'exactitude es documents tenus en son
service, s'occupe aussi de l'audit.
· La préparation de la situation bancaire et
financière, fait le calcul des prix hebdomadaires pour les marchandises
importées suite à la dépréciation de la devise
locale, prépare aussi les états financiers comme le bilan, le TFR
(Tableau de formation des résultats) ; bref il s'occupe de tout ce
qui a trait à la recherche des capitaux (fonds) et de l'étude de
l'utilisation rentable et rationnelle de ces capitaux.
Ø Le Directeur Administratif (D.A.) :
secondé par un adjoint, il est considéré comme le
gérant du personnel de la société et a pour
tâches :
- D'appliquer les textes légaux relatifs au code de
travail et des différentes conventions ;
- D'assurer la gestion des biens meubles du
département ;
- De fournir tous les renseignements nécessaires pour
la paie du personnel ;
Ø Le Directeur Commercial (D.C.) :
il s'occupe des importations des marchandises, des crédits
locaux, de la rotation des marchandises aux succursales et, fait la passation
des commandes.
Ø Les services
· Le service de comptabilité :
enregistre les opérations comptables, vérifie les
pièces justificatives à enregistrer dans les différents
documents comptables et contrôle les succursales. Ce service s'occupe
aussi de la gestion de stock que nous appelons parfois CARDEX (fiche de
stock)
· Le service des finances : il
réunit les fonds nécessaires au bon fonctionnement de
l'entreprise et assure à tout moment les disponibilités couvrant
les exigibilités.
· Le service social : il est en
liaison avec le comité de l'entreprise, s'occupe de la santé des
travailleurs et de leurs familles.
· Le service informatique : il a
pour tâche de saisir tous les documents relatifs aux marchandise,
à savoir de documents d'entrée ou dépôt (Rapport et
de consignation), les documents de sortie aux dépôts (Bon de
transfert vers le magasin, vers un autre dépôt, note des
bordereaux). C'est ici où se passe la gestion quotidienne de la
société. Nous y trouvons toutes les informations possibles
concernant les mises à jour et les états de stock. Presque tous
les documents ayant trait au stock y passent pour enregistrement.
· Le service commercial : il
gère les informations, les exportations et les rotations de
véhicules. Il s'occupe aussi du paiement des taxes (vignette et taxe
voirie) et (taxe annuelle relative aux imports exports) et assurance pour les
véhicules.
· Le service Magasin : il
coordonne, vérifie les travaux des différentes cellules
comme : la facturation, la livraison, la manutention. Il vérifie si
chaque facture émise à tous les éléments
authentiques comme article, quantité, multiplication, addition, ...
Contrôle et signe les factures crédits de succursales et collabore
avec le service marketing.
· Le service caisse : ce service
assure la discipline du travail en récoltant les spécimens de
paraphes des caissières et, donnent la situation journalière au
chef de succursale.
· Le service de
dépôt : c'est le secteur le plus sensible de la
société ; il conserve, expédie, livre les
marchandises. Il reconditionne parfois celles pesant moins, au
dépôt annexe dépendant de ce dépôt central. Il
est dirigé par un chef de dépôt aidé par deux
adjoints. Les manutentionnaires (engagés et journaliers)
déchargent les marchandises entrant et chargent celles qui vont
sortir.
· Le service de relation publique :
il sert de courroie de transmission entre la société et le monde
extérieur, entre autre le service étatique et
paraétatique, les entreprises privées tant nationales
qu'internationales, les différents fournisseurs et commissionnaires de
la société.
· Le service de garage : il
renferme les potentialités de la société dans le domaine
mécanique et électrique et de ce fait, joue un rôle dans
l'entreprise.
· Le service marketing : il a pour
tâches :
- De faire une étude sur le marché ;
- Rechercher de nouveaux rayons de distributions.
- Mener une prospection régulière aux
marchés de la ville de Bukavu, et des environs afin de connaître
les besoins réels des consommateurs.
- De rechercher et communiquer régulièrement le
taux de change ;
- De prendre contact avec les milieux ruraux pour des achats
locaux pendant la campagne.
· Le service station afriko : il
s'occupe de la vente du carburant et lutte contre le manque de ce dernier pour
les véhicules de la société. Il est composé d'un
superviseur qui coordonne toutes les activités de la station, signe
toutes les factures crédits des abonnés et fait rapport à
la direction ; de deux caissiers (pour les francs congolais et pour les
dollars) et deux pompistes qu livrent le carburent aux clients.
· Le service usine : c'est un
service qui fait la transformation de la matière première
importée en produit fini et/ou semi fini vendu localement.
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