2.6.
LE BUREAU
Ce bureau a fonctionné dans un anonymat administratif
sauf au niveau ecclésiastique, l'on parlait du bureau de
l'éducation chrétienne. Le directeur de ce bureau jouait deux
rôles :
- directeur de l'enseignement chrétien
- conseiller d'enseignement
De 1977à 1999 (les archives n'ont pas été
trouvées)
De 1999 jusqu'à 2005 le directeur était Mr
MBAMBA WA VIGHESE
Vers l'année 2004 une organisation s'opère
où nous retrouvons :
- un directeur de l'éducation chrétienne
(délègue du coordinateur communautaire)
- un chef du personnel
- un chargé des services pédagogiques,
primaires et secondaires
- un comptable
- un dactylographe
Pendant 15 ans de service comme Directeur de
l'éducation chrétienne, il sera successivement conseiller
d'enseignement et Délégué du coordinateur communautaire
c'est avec lui que beaucoup de nos écoles vont naître. Il va
s'occuper de l'aumônerie chrétienne à partir de
l'année 2004.
2.6.1.
ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU B.C. DES ECASJ RWESE/BUTEMBO
Voici en ce jour la structure organisationnelle du bureau de
la sous coordination des ECASJ/ Rwese / Butembo
Fig.4 : ORGANIGRAMME
Chef du personnel
Finances
Service pédagogique
Comptabilité
Approvisionnement
Secrétaire
Conseiller
Primaire
Huissier
Conseiller
Sentinelle
Secondaire
Dactylographe
Coordinateur
Caisse
Source : Archives de la sous coordination Rwese, 2008
2.6.2.
DESCRIPTION DES TACHES
2.6.2.1 INTRODUCTION
Un bureau de la coordination sous provinciale selon les
normes officielles doit avoir 14 agents, moins que ceux de la coordination
provinciale car elle est en contact direct avec les écoles. Nous citons
- un coordinateur sous provinciale avec quatre cellules
dont :
1) Cellule du personnel qui comprend :
un chef du personnel
deux autres agents
2) Cellule pédagogique dont :
a. un chef des services pédagogique
b. un adjoint
3) Finance :
a. un chef des services des finances
b. un adjoint, un caissier
4) Service d'approvisionnement :
a. un chef de service
b. un adjoint
En fin : le secrétaire, le dactylographe, le
huissier et la sentinelle
2.6.2.2 FONCTIONNEMENT
Notre B.C des ECASJ/ Rwese /Butembo fonctionne avec un
personnel réduit dont :
1 Coordinateur sous provinciale
Voici ses attributions :
- Coordonner et planifier les activités du bureau
- Coordonner et contrôler toutes les cellules
existantes
- Coordonner et contrôler toute les activités
scolaires sur l'étendue des sa juridiction
- Communiquer les instructions officielles et leurs
applications au représentant légal ou à qui de droit
- Entretenir des relations extra- hiérarchiques
- Approuver, signer des documents et fait exécuter les
ordres venant des hautes hiérarchies
2 Le Secrétaire
Voici les attributions du secrétaire :
- Recevoir et orientation des visiteurs
- Recevoir tous les renseignements
- Recevoir tous les courriers
- Expédier les courriers
- Garder le livre d'or et le présenter aux visiteurs
- Classer les dossiers, toutes les lettres et faire leurs
enregistrements. Enregistrer les lettres reçues
- Tenir différents registres à
l'occurrence :
§ des rapports des différentes écoles
§ des rapports des entrées trimestrielles et
annuelles
§ des palmarès
§ des lettres expédiées
§ des services rendus
§ des transferts
§ des mises en disponibilité
§ des cartes de service
- Prendre des comptes rendu des réunions tenues par la
coordination sous provinciale et des E C A SJ ou ses chefs des services
- Veiller à la propreté des locaux (voir
huissier) à les approvisionner en des matériels divers
- Encadrer les agents chargés des réceptions et
expédition des lettres (huissier) voir le dactylographe.
- Réceptionner et a cheminer des courriers
approuvés dans les cellules après avis et considération du
chef
- Dactylographier des correspondances confidentielles
- Attribuer le travail aux ouvriers et les surveiller
- S'assurer du traitement des lettres en temps
3 Le chef du personnel et ses attributions
Les responsabilités du chef du personnel
sont :
1. Traiter les courriers du bureau ayant trait aux
problèmes du personnel ;
2. Proposer les affectations, les mutations, les suspensions,
la mise en retraite
3. Tenir les dossiers du personnel administratif et enseignant
4. Recevoir et traiter les doléances du personnel
administratif et enseignant
5. Veillez à la ponctualité, la
régularité et au respect du règlement
6. S'occuper des problèmes des remises et reprises dans
chaque école.
7. Enregistrer les directives du service, des dimensions, des
mises en disponibilité, des dossiers de la rente de survie ...
8. Tenir le classement des dossiers du personnel
4 La cellule d'exploitation
pédagogique
Elle s'occupe de :
- Traiter les courriers du bureau ayant trait a la
pédagogie
- Effectuer des recherches et documents pédagogiques
- Analyser les statistiques et de la planification de
l'enseignement
- Etudier et centraliser les demandes des nouvelles
écoles ou des classes en dedoubler et en développement
- S'occuper de l'évaluation du niveau d'enseignement
- Elaborer l'état de besoin des écoles en
manuels, M.D et fourniture
- S'occuper du recensement et des inventaires aux bureaux des
écoles
- Faire des inspections dans les écoles sous
l'autorisation du coordinateur
- L'exploitation des différents rapports des chefs
d'établissement, maternel, primaire, secondaire et professionnel
- Descente sur terrain pour l'animation pédagogique et
administrative des C.E et leurs enseignants
- Exploiter, vulgariser le programme national
- Veiller à l'application du programme national.
- Veiller à l'application et au respect strict du
calendrier scolaire
- Etablir de concert avec le service de planification, la
commande des manuels scolaires et autres fournitures scolaires
- Organiser des séminaires a l'intension des chefs
d'établissement
- Signaler à la cellule du personnel, le cas de la
désertion, démission ou incompétence de la part des
enseignants
5) Service des planifications et
statistique
Il sert à
- prélever les différentes données
statistiques à savoir :
a) Nombres d'écoles, la structure des écoles
b) Les effectifs des élèves
c) Les effectifs du personnel oeuvrant au sein de la
Coordination sous provinciale des ECAJ Rwese /Butembo
d) Les infrastructures des écoles (bâtiment,
mobilier...)
- Renseigner l'hiérarchie concernant la qualification du
personnel administratif enseignant et ouvrier.
- Actualiser au gestionnaire l'état des besoins des
écoles en fournitures et des institutions appropriées pour ce
fait (exemple ONG)
- Fournir à l'autorité politico administrative
les données statistiques demandées
- Distribution des formulaires statistiques.
- Classer les formulaires statistiques remplies ou vierges,
les arrêtés d'agrément.
- Répondre a toute les correspondances relatives aux
demandes d'agrément des nouvelles options, déroulement,
changement des structures .....
6) Le service d'approvisionnement
C'est une cellule commerciale qui doit fournir les livres,
craie et fournitures de bureau aux écoles selon leur demande
7) Le service des finances
A) le comptable
Il doit :
- Tenir les comptes des écoles
- Tenir les documents comptables
- Etablir les rapports financiers
- Gérer les engins
- Ventiler les dépenses
- Contrôler les finances des écoles
B) Le Caissier
Il doit :
-Sortir les sommes
-vérifier l'emploi des sommes
-Tenir les documents financiers :
a) livres de caisse
b) carnet des reçus
c) fiche comptable
- procéder au payement des salaires mensuels des agents
de bureau
8) L'huissier et la sentinelle
Ils doivent distribuer les courriers, assurer la surveillance
des locaux et les maintenir propres
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