Memoire Online - Appréciation de la comptabilité dans une entité scolaire en RDC

Selon A .Dayan ; (2004, p584), le système comptable est une organisation du travail de la comptabilité caractérisé par les livres et documents utilisés, l'ordre de succession des différentes tâches et la façon dont on obtient les synthèses. Le terme système comptable est étroitement lié à celui de la procédure comptable. Par ce dernier terme on entend généralement les techniques utilisées pour tenir les livres et les documents propres aux différents systèmes (tenu à la main, usage de plus en plus généralisé de l'informatique) quelque soit la technique d'enregistrement employée, la procédure comporte plusieurs étapes :

a) La première est celle d'enregistrement des faits, de leur classement chronologique. ceux-ci donnent généralement lieu à l'établissement de pièces comptables, des documents de base : factures, effet de commerce, chèques, reçus ... Les information qui en sont extraite peuvent d'abord, facultativement être enregistrés sous une forme totalement libre, sur un cahier ou sur un registre quelconque appelé brouillard. ce document sert en quelque sorte de brouillon ou livre journal (journal)

b) Les Classement chronologique prépare l'étape suivante, qui est celle du classement méthodique : les sommes consignées au journal en débit et en crédit sont reportées dans le grand livre qui est constitué par la réunion de tout les comptes. Des ce classement méthodique dépend de l'outil comptable : l'information disponible est d'autant plus riche que le nombre des comptes utilisés est grand c'est-à-dire que le degré d'analyse des faits est élevé

c) La troisième étape est celle de vérification. et c'est tout au long de la procédure comptable qu'il convient de s'assurer de l'exactitude des écritures. Il est également nécessaire de procéder aux contrôles, et en particulier, du moins en cas du tenu manuel de la comptabilité en celui des opérations du report du journal au grand livre ; ces contrôles sont réalisés grâce à la balance

d) la quatrième étape consiste dans l'établissement périodique des synthèses.

La synthèse est l'aboutissement du travail comptable : c'est elle qui fournit les informations nécessaires à la prise de décision. Les opérations correspondantes sont généralement effectuées, en fin d'exercice : elles sont précédées d'un certain nombre de travaux préalables (dits de fin d'exercice ou d'inventaire) qui ne peuvent être réalisés qu'a ce moment, étant entendu toute fois que la comptabilité est en mesure de livrer, en cour d'exercice pour les besoin de la gestion des synthèses partielles. Les informations ayant été classées dans les comptes du grand livre, on calcule le total des débits et crédits de chacun d'eux et on tire son solde : on peut alors dresser le bilan, le compte des résultats et les autres documents de synthèse.

On présentera le système classique et les principes sur les quels repose le système centralisateur.

On décrira principalement le manuel traditionnel, sachant que l'utilisation d'informatique conduit à des adaptations et transposition qui n'en remettent pas fondamentalement en cause l'économie : les différentes phases de la procédure comptable sont nettement distinguées et l'ordre séquentiel est strictement respecté.

A partir du brouillard, les opérations sont portées quotidiennement au journal (ou livre journal). Il enregistre les informations comptables dans le respect des formes précitées par la loi :

- Il est tenu par ordre chronologique, sans blanc, ni alternation d'aucune sorte (surcharge) : il ne peut donc être complété ou modifié postérieurement à la date de l'opération ;

- La date : c'est celle de l'inscription de l'opération qui peut être postérieur à celle figurer sur les documents de base, du fait de détails d'acheminement ;

- Les comptes du grand livre où sont enregistré le (ou les) débit(s), le (ou les) crédit (s) (ces comptes étant désignés par leur numéros et ou leur intitulé, le cas échéant par les numéros des pages correspondantes du grand livre) ;

- Les sommes à porter dans chacun de compte utilisé, lesquels afin de faciliter la totalisation ultérieure, sont ventilées en deux colonnes (débit et crédit)

- Liberté explicative, c'est-à-dire la justification de l'enregistrement par référence aux pièces comptable qui doivent pouvoir être présentées en cas de besoin.

Numéro de l'opération

Numéros des comptes

Libellés

sommes

Débit

crédit

débit

crédit

N° de compte

Débité

N° de compte

crédité

-Date de l'opération-

Intitulé du compte débité

Intitule du compte crédité

Libellé explicatif

Date de l'opération suivante

Montant de débit

Montant du crédit

Le grand livre rassemble tous les comptes ouverts par l'entreprise et peut se présenter sous diverses formes. Les faits comptables y sont classés méthodiquement : lors de toute opération chacune des écritures en débit et en crédit est portée dans les comptes appropriés où elles sont ensuite cumulées avec les autres écritures des mêmes natures. Dans chaque compte l'opération est décrite par la date, les libellés explicatifs ; il est aussi possible d'indiquer les comptes ou est passé les contre écritures ce qui permet de s'assurer que l'enregistrement n'est réalisé « en moitié »

Du classement effectué au grand livre dépend de la portée de la comptabilité ; c'est en fonction de la nature de l'entreprise et de se besoin d'information que le compte doivent être ouvert et les faits comptables repartis entre eux. Il est souhaitable que chaque entreprise se fixe une liste des comptes, un « plan comptable » (lequel est bien sûr à distinguer du plan comptable établi à l'initiative des organismes normalisateurs

Dans le système manuel, les compte du grand livres sont mis en jours à partir du journal ce qui fait craindre les erreurs de report : une des fonctions de la balance (établie en partir des comptes) et de permettre de contrôler périodiquement les reports du journal au grand livre

Tout mouvement étant enregistré à la fin sur ces deux documents, à une date donnée on doit vérifier que le total des sommes au journal est égale à celui des sommes à la balance et s'assurer plus précisément :

- que le total de débit au journal est égal à celui des masses débitrices de tous les comptes,

- que le total de débit au journal est égal à celui des masses créditrices de tous les comptes

Deux obstacles d'ordre pratique lorsque la comptabilité a été tenue normalement à l'emploi du système classique :

Pour éviter la multitude des reports et permettre une division du travail, il repose sur une comptabilité en deux « niveaux » :

v une comptabilité auxiliaire (ou divisionnaire), qui enregistre chaque jour les faits comptables dans des journaux auxiliaires spécialisés par catégorie d'opération ;

v une comptabilité périodique (ou synthétique), qui à intervalles réguliers récapitule les informations contenues dans des journaux auxiliaires pour les centraliser dans les documents généraux (journal général et grand livre général)

Elle a pour fonction d'enregistrer quotidiennement les informations dans les journaux auxiliaires puis dans le grand livre auxiliaire.

Les journaux auxiliaires sont des subdivisions du livre journal. Chaque journal auxiliaire correspond à un compte ou à une partie d'un compte du grand livre (débit ou crédit), qui donne son nom au journal auxiliaire, et il est mouvementé pour toutes les opérations intéressant ce compte .le nombre des journaux auxiliaires varie selon la taille et l'activité des entreprises. Exemple des journaux auxiliaires ; journal des achats (débit seulement), journal des ventes (crédit seulement), les effets à recevoir (débit seulement),...

Certaines des opérations enregistrées dans les journaux auxiliaires doivent être reportées chaque jours dans les documents appelés grand livre auxiliaire. En effet, il est indispensable que l'entreprise connaisse à tout moment sa situation, ses créances et ses dettes vis-à-vis des chacun des tiers avec les quels elles sont en relation d'affaire, et elle ne peut, pour mettre à jours leurs comptes, attendre que soit effectué la centralisation périodique sur les documents généraux. En conséquence, elle tient quotidiennement des grands livres auxiliaires regroupant les comptes individuels ouverts au nom des chacun des tiers débiteurs ou créditeurs : grand livre auxiliaire des fournisseurs, des clients,...

Elle est réalisée avec une périodicité valable : une fois par semaine, par quinzaine ou par mois.

Les opérations enregistrées en détail dans les journaux auxiliaires sont centralisées dans le journal général de l entreprise (dit aussi journal centralisateur) ; dont la forme et la tenue sont similaires à celle du journal classique il est passé un article redotationisé par les journal auxiliaire

Les écritures sont ensuite reportées (avec périodicité) au grand livre général, qui regroupe l'ensemble des comptes ouverts par l'entreprise. Les opérations avec les tiers y sont retracées au moyen des comptes collectifs, qui font paraître la situation de l'entreprise vis-à-vis de telle ou telle catégorie d'entre eux (fournisseur, clients) et non, comme le feraient de comptes individuels, vis-à-vis de chacun d'eux pris individuellement.

La division des taches d'enregistrement, le décalage dans le temps entre les inscriptions quotidiennes et les opérations des centralisations rendent nécessaire le renforcement des contrôles. Lors de chaque centralisation, il y a lieu en particulier de s'assurer :

- que pour chaque journal auxiliaire, le total des débits et de la période est égal à celui des crédits

- qu'au journal, l'égalité entre les totaux des débits et des crédits et bien respects

Périodiquement sont établis une balance et des relevés nominatifs comme dans le système classique, la balance permet notamment de contrôler les reports du journal général au grand livre général Les relevés nominatifs sont des tableaux dressés pour s'assurer de la concordance entre comptes individuels et comptes collectifs concernant une même catégorie des tiers.

La mise en place d'une comptabilité « à deux niveau » permet ainsi à la fois de pratiquer une division des taches et de réduire au minimum, grâce au caractère périodique de centralisation, les nombres d' écritures ; elles sont donc de nature à faciliter les travaux comptables.

Entre les systèmes et procédures comptables, les entreprises ont à faire un choix, en fonction de leur besoin d'information, mais aussi de leur moyens financiers et humain .quel qu'il soit, il n'a guère d'incidence sur ce qui constitue le propre du travail du comptable : le mouvement des comptes et la passation des écritures

Appréciation de la comptabilité dans une entité scolaire en RDC

1.4.7. SYSTEME COMPTABLE