Sous-section 8: Quelles charges peut-on faire passer sur sa
société?
Fin d'année signifie clôture des comptes annuels
pour beaucoup d'entreprises et la tentation est grande de transférer un
maximum de charges sur sa société afin de diminuer la base
imposable. Encore faut-il que ces charges soient déductibles
fiscalement. Petit rappel des règles en vigueur avec une attention
particulière sur les rubriques sujettes à controverse.
1. La règle
générale
Les comptes annuels servent de point de départ pour
calculer la base imposable de votre société. Sauf
dérogation expresse, les charges mentionnées dans votre
comptabilité seront déductibles si les conditions suivantes sont
respectées :
37
? Les charges ont un caractère réel. Vous devez
dès lors disposer des pièces justificatives adéquates.
L'administration est cependant tenue de fait preuve de tolérance, par
exemple concernant les frais de représentation ou de voyage qui ne sont
pas jugés excessifs.
? Les charges doivent avoir été encourues dans
l'intérêt de l'exploitation ou se rattacher à la gestion
normale de l'entreprise. Il y a là une marge d'appréciation par
exemple si la dépense bénéficie à la fois à
l'entreprise et à un tiers. La jurisprudence est abondante sur le
sujet.
? Les frais doivent être comptabilisés dans
l'exercice au cours duquel ils ont été effectivement
engagés (principe d'annualité de l'impôt) et correspondre
à une diminution de l'actif net de l'entreprise.
Quelle que soit la nature des frais, le respect de ces conditions
est indispensable pour les faire passer dans votre société. Pas
question donc de déduire un abonnement à une revue automobile si
vous êtes architecte ou restaurateur.
2. Rubriques controversées
a) Les loyers
Il est tentant de faire passer une partie de votre loyer et
charges y afférentes sur votre société si vous travaillez
à votre domicile. C'est possible pour autant que vous fassiez une
distinction claire entre la partie professionnelle et la partie privée
et que votre clé de répartition pour les charges et autres
dépenses soit justifiable. Soyez prêt à expliquer votre
méthode de calcul à l'administration qui ne manquera pas de la
questionner en cas de contrôle.
Les frais d'un logement de fonction peuvent également
être déduits moyennant le respect de certaines conditions.
Attention toutefois à contrebalancer cet avantage avec l'imposition au
titre d'avantage en nature dans votre chef personnel.
b) Les frais de restaurant
Les frais de repas d'affaires (clientèle, prospects,
fournisseurs, etc.) sont déductibles ainsi que les frais liés
à des déplacements professionnels (par exemple, voyage à
l'étranger). Les frais de repas quotidiens remboursés par la
société peuvent également être déduits sous
certaines conditions. Il faut notamment que vous n'ayez pas la
possibilité de prendre votre repas à votre domicile. Dans ce cas,
l'entreprise devra payer des cotisations sociales à hauteur de 4,55
€/repas (montant 2013 considéré comme avantage en nature).
Notez cependant qu'il est souvent plus intéressant de déduire ses
frais à l'impôt sur les revenus en optant pour la déduction
des frais réels.
c) Les dépenses somptuaires
Certaines dépenses sont considérées comme
non déductibles à l'impôt sur les sociétés.
C'est le cas notamment des dépenses de chasse et de pêche, des
dépenses liées à l'entretien de bateaux de plaisance, de
résidences secondaires et de toute dépense somptuaire
excessives.
La rentabilité prévisionnelle permet d'utiliser
les flux de trésorerie pour assurer une évaluation prenant en
compte les décalages temporels de l'entreprise.
38
Cependant, l'administration tolère la déduction de
ces dépenses pour autant que leur caractère professionnel et
proportionné soit dûment justifié. Il appartiendra à
la société d'en apporter la preuve et le fisc se montrera souvent
sévère à cet égard.
3. Quelques conseils pour la route
Même si ce résumé du présent livret se
veut exhaustif, la matière pourrait faire l'objet d'un ouvrage entier
tant la marge d'appréciation est grande. N'oubliez pas que ces frais
hybrides sont la cible favorite des inspecteurs des impôts. Si vous
passez certains frais en société et que cela peut prêter
à discussion, veillez à garder une note des raisons qui vous ont
poussé à déduire ces frais. L'important est de pouvoir
démontrer sa bonne foi et défendre son point de vue. Pour finir,
n'oubliez jamais qu'un contrôle fiscal réussi est un
contrôle au cours duquel les deux parties ont fait des concessions et
rentrent avec le sentiment du travail accompli.
| 
