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Faire sa bonne comptabilité et l'audit comptable

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par EPHREM ALAKINI MUHIGIRWA
Université de Douala - DEA spécialisé en Audit et Comptabilité 2014
  

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Sous-section 4 : La gestion des notes de frais

Dans notre système actuel, de plus en plus d'entreprises doivent assurer la mobilité de leurs collaborateurs afin de conquérir de nouveaux marchés, ou encore de trouver les meilleurs fournisseurs. Ces déplacements plus ou moins longs entraînent forcément des charges supplémentaires qui vont être directement imputées à l'entreprise. Une bonne politique de gestion des notes de frais permet d'assurer une certaine maîtrise des coûts et de procéder à un contrôle qui permet d'éviter les abus.

1. Trois systèmes de remboursements de frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut se faire au travers de trois méthodes différentes.

Le remboursement des frais réels tout d'abord. Dans ce cas, le collaborateur remet ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d'hébergement, ticket d'essence,) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d'en percevoir le remboursement.

La deuxième méthode consiste à appliquer un montant forfaitaire aux frais. Il s'agit d'un barème forfaitaire établi par l'organisation et qui régit certains éléments de frais comme le montant d'un repas, la nuitée, et même les frais engagés dans le cadre d'un déménagement. Ce barème fixe également le plafond forfaitaire d'exonération des remboursements de frais sur l'assiette des cotisations sociales.

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2. L'intérêt de se fier aux notes de frais

L'établissement de notes de frais permet d'avoir une vision claire de la dépense et d'en garder une trace certifiée comme exacte par le salarié, la direction, et un tiers qui s'avère être le fournisseur (par le biais d'un justificatif de restaurant, station-service,... ). Une bonne gestion des notes de frais passe par un transfert des documents à une date fixe, permettant ainsi d'accéder par la même occasion à une bonne gestion de la trésorerie disponible.

3. Et la TVA ?

La TVA payée par l'entreprise au titre des frais professionnels ne peut en aucun cas être récupérée. Cela est valable aussi bien pour les employés que pour la direction.

Sous -section 5 : La tenue des comptes d'une association

1. Contexte :

Rappel des dispositions légales, la loi n'oblige pas toujours les associations à tenir une comptabilité, mais ceci est indispensable pour une bonne gestion financière de votre organisme. D'autre part, si l'association reçoit des subventions des pouvoirs publics, la tenue d'une comptabilité est obligatoire. Il en est de même si l'association a une activité économique lucrative, si elle fait un emprunt ou si elle exerce certaines activités (notamment dans le domaine social, sportif ou humanitaire). Toutefois, l'association peut se contenter de tenir une comptabilité simplifiée si elle ne touche pas de subventions publiques ou si elle ne bénéficie pas d'un agrément délivré par une autorité. Mais la tenue d'une comptabilité facilite l'évaluation de la situation financière de l'association et elle offre une meilleure sécurité fiscale. La tenue d'une comptabilité simplifiée à partir d'un registre «recettes-dépenses » .Cette méthode est autorisée lorsque l'association n'est pas tenue de suivre le plan comptable des associations, mais elle a l'inconvénient de ne pas permettre l'établissement d'un compte de résultat et d'un bilan qui sont souvent exigés. Il est donc préférable de tenir une comptabilité d'engagement.

2. La tenue d'une comptabilité d'engagement

Comme c'est le cas de la comptabilité d'une entreprise, la comptabilité d'engagement adoptée par une association repose sur le principe de la partie double et de l'enregistrement des écritures au moment où une créance ou une dette devient certaine. On doit donc enregistrer les cotisations lorsqu'elles sont demandées ou les dettes envers les organismes sociaux lorsque leur montant est connu. D'autre part, toute écriture est obligatoirement imputée sur deux comptes, l'un étant débité en créditant l'autre. Ainsi, lorsque l'association envoie les appels de cotisations, elle débite le compte de chacun des adhérents en créditant son compte de recettes. Lorsqu'un adhérent paye sa cotisation par chèque, son compte est crédité en débitant le compte «banque ». Lorsque l'association paye un fournisseur par chèque, elle débite son compte en créditant le compte « banque ».

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En outre, chaque opération doit être comptabilisée individuellement quel que soit son montant. Il faut donc éviter de comptabiliser dans une même écriture plusieurs dépenses payées en même temps (notamment si vous payez plusieurs factures du même fournisseur en une seule fois).

D'autre part, lorsque l'association achète des immobilisations, celles-ci doivent faire l'objet d'un amortissement annuel de manière à constater en comptabilité l'usure ou l'obsolescence de l'immobilisation concernée. L'amortissement annuel se comptabilise en débitant le compte de charges « dotations aux amortissements » et en créditant le compte d'actif « immobilisations ». Il faut aussi faire en sorte que la comptabilité donne une image fidèle de la situation de l'association en passant une provision pour couvrir tout risque de perte. Enfin, les comptes doivent être tenus dans la perspective d'une poursuite de l'activité de l'association et elle doit suivre chaque année les méthodes comptables qu'elle a adoptées au cours de l'exercice précédent.

3. Les documents à tenir et à conserver

Chaque opération doit faire l'objet d'un enregistrement chronologique dans un livre journal tenu à la main ou dans un ordinateur au moyen d'un logiciel spécial. Ces documents doivent être conservés précieusement comme c'est le cas de toutes les pièces qui justifient les écritures enregistrées (notamment les factures, les bordereaux de dépôt de chèques en banque ou les tickets de caisse lorsque les fournitures sont achetées dans des magasins de détail).

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