3.3.2) TABLEAUX DE BORDS ET AUTRES MESURES POUR AMELIORER
LA PERFORMANCE
Ces principes proviennent de l'expérience et du bon
sens et ne visent pas spécifiquement le contrôle de gestion dans
les activités logistiques. Ce milieu ne possède pas suffisamment
de culture de base du contrôle de gestion, c'est pourquoi, il semble
souhaitable de rappeler quelques règles.
responsabiliser les acteurs
S'il n'existait qu'un seul indicateur pour apprécier le
niveau de gestion d'une entreprise, l'implication des hommes à la
création de richesse et l'intérêt qu'ils portent aux
informations financières seraient sans doute la meilleure mesure.
A ce niveau, le rôle du contrôleur de gestion est
essentiellement un rôle d'animateur et d'éducateur qui forme,
explique, et corrige éventuellement la contribution économique de
chaque individu dans l'entreprise.
Au fur et à mesure, les acteurs doivent prendre
conscience que ce sont leurs décisions qui peuvent faire la
différence et aider l'entreprise à atteindre les objectifs.
La procédure des responsables budgétaires
(Annexe 4) mise en place chez LOGISS va assurément dans ce sens. Elle
permet à des personnes qui n'ont jamais vraiment été
confrontées à la présentation chiffrée de leur
fonction, de mesurer et de comprendre le suivi des frais
généraux. Ces responsables budgétaires ne doivent
d'ailleurs pas être systématiquement choisis parmi les cadres, car
la culture économique doit être répartie.
Il est aussi surprenant de constater pour un homme de
chiffres, combien il est nécessaire d'expliquer les termes comptables
les plus courants. C'est d'ailleurs un excellent exercice pour le
contrôleur de gestion qui devra aussi faire l'effort de vulgariser son
langage et se fondre dans le quotidien des opérationnels.
L'implication des dirigeants
Aborder ce sujet, peut paraître surprenant de nos jours.
En effet l'époque où les dirigeants ne semblaient
préoccupés par les résultats qu'une seule fois dans
l'année, semble révolue. Cependant, l'intérêt
manifesté par le directeur d'un établissement pour la
connaissance et la mesure de la performance reste extrêmement variable.
Son implication est pourtant indispensable pour plusieurs raisons :
- Crédibiliser le contrôle de gestion : en
montrant l'intérêt qu'il porte aux tableaux de bord et au pilotage
des coûts, il officialise le rôle du contrôleur de gestion au
regard des autres directeurs fonctionnels. Dans les secteurs de la fabrication
ou de la logistique dans lesquels il existe une forte présence
d'ingénieurs, le contrôleur de gestion apparaîtra comme le
bras droit du directeur et bénéficiera d'une influence plus que
nécessaire.
L'intervention du directeur doit s'étendre de la
construction et la de présentation de l'information jusqu'aux
commentaires du reporting, montrant ainsi sa compréhension et le sa
maîtrise dans la gestion.
- Conforter le contrôleur de gestion : Un
contrôleur ne peut être efficace sans la collaboration de la
direction. Le rapport de confiance qui va s'établir et la connaissance
envers le système d'information vont aider le contrôleur qui
trouvera ainsi un interlocuteur et un informateur de premier ordre.
- Impliquer le contrôleur de gestion dans les choix
stratégiques : C'est assurément la partie que le dirigeant
partagera naturellement le moins, alors qu'un contrôleur de gestion
impliqué dans les choix d'investissements importants donnera une vision
moins passionnée et souvent motivée par des chiffres relativement
fiable car issue de la « base de données historiques
» du contrôleur.
Culture de la rentabilité et des
coûts.
Penser coût et rentabilité en permanence,
voilà le rêve peut être inavoué de tout
contrôleur de gestion qui se respecte. Sans aller jusqu'à
l'obsession qui peut exister chez le contrôleur, raisonner coût
pour chaque décision peut être précieux lors des choix que
les managers peuvent avoir à faire. Nous avons évoqué dans
la première partie la création de valeur qui peut être une
base de réflexion intelligente, car elle fait appel à un jugement
fondé sur la marge et l'immobilisation des ressources nécessaires
à l'exploitation. Ce raisonnement, sans atteindre des comportements
maladifs, empêche toute euphorie dans les périodes fastes et
permet de garder la tête froide.
Apprendre à respecter les
règles
Dans un monde très opérationnel, il est toujours
difficile de faire comprendre l'importance des procédures. Le manque
d'organisation quelquefois perceptible de l'activité logistique est du
en partie au fait, que les prévisions d'activité sont difficiles.
Tenir les délais de livraison reste souvent prioritaire au
détriment des taches de gestion et de reporting indispensable à
la qualité et à la régularité de l'information. En
cela le contrôleur de gestion peut être comparé à un
éducateur par rapport à des managers trop souvent
concentrés sur leurs objectifs à court terme.
Des outils simples et
réfléchis
C'est certainement la tâche la plus difficile du
contrôleur de gestion, qui aura tendance à multiplier les
informations, sans donner de cohérence au système et de
signification précise aux nombreux tableaux de bord. C'est pourtant
indispensable :
En dehors des états de reporting, un tableau de bord
doit nécessairement mettre l'accent sur une variable majeure et une
seule. Ainsi chaque tableau de bord doit aider le manager concerné
à se situer par rapport à un objectif
donné.(productivité, rendements, etc.)
Une autre caractéristique, souvent omise, concerne
l'uniformisation et l'organisation de l'information. Il est toujours
étonnant de trouver des éditions par exemple qui ne classent pas
les articles de la même façon. L'harmonisation unique et
universelle des articles par famille permet d'améliorer la
lisibilité et la concentration de l'information.
Les tableaux de bords suivant sont à l'état de
prototype, mais permettent de rendre compte de l'activité et des
performances sur des horizons différents.
____________________________________
| 
