Section
I : Généralités
I.1. La définition
Le recouvrement est l'action qui consiste à percevoir
une somme d'argent due par un débiteur.
I.2. Les services de recouvrement et leurs types de
relance
On distingue deux (02) services de recouvrement au niveau de
la SO.B.C.A. qui sont :
v le service de recouvrement « Crédit
Privé» 2R/EM-AUTO ;
v le service de recouvrement « Crédit
Entreprise ».
Ces services disposent de trois (03) types de relance leur
permettant de rentrer en relation en cas d'impayé (s) avec :
Ø le trésor s'il s'agit des travailleurs de la
fonction publique ;
Ø les employeurs du secteur privé pour leurs
agents clients à la SO.B.C.A.
Ø les commerçants ayant contracté un
prêt à la SO.B.C.A.
Ces relances sont les suivantes : La relance par appel
téléphonique, la relance par visite et la relance par
correspondance.
o La relance par appel
téléphonique
Elle permet aux agents de recouvrement de rentrer en relation
avec l'employeur et/ou le client en cas d'impayé sans effectuer un
déplacement physique. Le coup de fil a pour but d'amener l'employeur ou
le client concerné à régler son impayé dans un
court délai.
o La relance par visite
Les agents de recouvrement se déplacent chez
l'employeur ou chez le client en cas d'impayé pour une prise de contact
physique et recueillir les raisons des incidents de paiement. Cette relance
permet alors aux agents de discuter face à face avec
l'intéressé, de lui retracer les conséquences d'un
impayé afin de l'amener à régler la somme due dans un bref
délai.
o La relance par correspondance
Ce type de relance est généralement
utilisé si l'employeur et/ou le client qui a un impayé ne
résident pas à Ouagadougou ou en cas de mise en demeure.
Section II : Recouvrement du « Crédit
Privé» 2R/EM-AUTO
Ce service est chargé de recouvrer les créances
des salariés de la fonction publique, du personnel des forces
armées nationales et des travailleurs du secteur privé.
II.1. Les salariés de la fonction
publique
Le service crédit transmet les cessions volontaires de
salaires des clients au responsable de la zone du «Crédit
Privé». Celui-ci dresse à son tour, une liste comprenant
toutes les informations sur les clients (le nom, le prénom, le
numéro matricule, le montant de la traite mensuelle...). Cette liste
est envoyée au trésor avec les pièces jointes pour la
prise en charge au plus tard le quinze (15) du mois.
II.1.1. Le suivi des retenues
Après réception de ces retenues, le
Département Comptable et financier (D.C.F.) doit faire un rapprochement
entre celles-ci et les tombées (échéances
échues et exigibles par mois) à l'aide d'un
pointage pour voir si les précomptes ont été effectivement
opérés sur tous les clients.
II.1.2. Les créances
impayées
En cas de règlement en moins, le D.C.F. fait ressortir
les clients qui ont un impayé par Opérations Diverses. Le service
de recouvrement tentera donc de localiser le client et rentrera en contact avec
le trésor en vue d'adresser une relance.
En cas de prise en charge tardive de la cession volontaire de
salaire, le service de recouvrement s'assure de la date effective de la
première (1ère) retenue avant de faire un report des
échéances incriminées.
II.2. Les salariés du secteur prive et le
personnel des forces armées
Un état des affaires est publié par le service
informatique, méthodes et développement dont un exemplaire est
transmis au service de recouvrement après chaque réalisation des
dossiers. Ce dernier reçoit également les mandats de
prélèvement irrévocables sur salaire du service
commercial.
Après cette réception, il vérifie la
conformité entre ces deux (02) éléments et procède
à l'envoi des mandats de prélèvement aux employeurs avec
un cahier de transmission.
II.2.1. La ventilation des bordereaux de
prélèvement
Les bordereaux de prélèvement sont
édités au plus tard le dixième (10ème)
jour de chaque mois par le Département Informatique, Méthodes et
Développement.
A la réception des bordereaux, le service de
recouvrement procède à leur ventilation après
vérification :
- pour les salariés du secteur privé
débiteurs au niveau de l'entreprise, l'agent de recouvrement passe dans
les services où travaillent ces personnes pour déposer les
bordereaux de prélèvement auprès du secrétariat
pour le service comptable ;
- pour le personnel des forces armées débiteurs
au niveau de la société, l'agent de recouvrement remet le
bordereau de prélèvement auprès de la Direction de
l'Administration et de la Comptabilité des Armées (DACA).
II.2.2. Le suivi des bordereaux de
prélèvement
A chaque échéance, l'employeur est tenu de faire
parvenir à la SO.B.C.A., le montant total des retenues qu'il a
effectué sur son personnel débiteur suivi d'une liste
récapitulative comportant les noms, les prénoms des clients, les
numéros de dossier et les traites retenues de toutes les personnes sur
lesquelles le prélèvement a effectivement eu lieu. Ce montant
peut être reversé à l'entreprise soit en espèces,
par chèque ou par virement bancaire.
A la réception des règlements employeurs, le
Département Comptable et Financier (D.C.F.) procède à un
rapprochement entre les tombées (somme échue et exigible par
mois) et les prélèvements à travers un pointage. En cas de
règlement en moins, le D.C.F. fait ressortir par opérations
diverses, les clients impayés. Le service de recouvrement prend alors
attache avec l'employeur (par un appel téléphonique, par une
visite ou par un écrit) pour connaître les raisons des
impayés.
v Des exemples de cas
rencontrés
Il arrive quelques fois que l'employeur :
Ø oublie d'opérer la/les retenue (s) sur le/les
salaire (s) d'un ou de plusieurs agents de son personnel débiteur au
niveau de la SO.B.C.A. ;
Ø accuse un retard de reversement de la/des retenue (s)
opérée (s) sur son/ses agent (s) débiteur (s) au niveau
de la société.
Dans ces deux situations, l'employeur est responsable de
l'impayé et reste redevable à l'entreprise. Le service de
recouvrement prendra alors attache avec lui pour la régularisation de
l'incident de paiement.
En général, il fait la promesse de prendre
toutes les dispositions pour régler le montant dû dans les
délais convenus entre lui et l'agent de recouvrement.
Si l'impayé ou les impayés persiste (ent),
le/les client (s) concerné (s) risque (ent) de passer de client (s)
impayé (s) à client (s) « douteux ou
litigieux ». La Direction Générale de la SO.B.C.A., au
regard des raisons des incidents de paiement, peut faire des propositions de
règlement pour éviter que le client ne devienne
« douteux ou litigieux ».
v Un exemple de
proposition :
Un client qui a contracté une créance d'un
montant de deux millions (2.000.000) de francs CFA remboursable en vingt quatre
(24) mois peut accuser involontairement un retard de trois (03) mois qui
occasionne trois (03) échéances impayées. Le service de
recouvrement peut décider dans ce cas de proroger les trois (03)
échéances suivantes, c'est-à-dire les ramener en bout de
chaîne. Cela permet au client de régulariser sa situation. Cette
opération augmente la durée de recouvrement du
prêt qui passe alors de vingt quatre (24) à vingt sept (27)
mois.
· Le client licencié de son lieu de
travail
Si le dossier du client licencié n'est pas soldé
avant la date de son licenciement, il est reversé à la
société, une part légale de l'indemnité de
licenciement, s'il y a lieu. Pour le solde du dossier c'est son aval (voir acte
d'aval en annexe 14) s'il en a qui sera contacté pour le
règlement de la créance.
· Le client
décédé
Si le client décède, le service de recouvrement
fait recours à la compagnie d'assurance pour les échéances
non échues à la date du décès.
La SO.B.C.A. devra présenter l'acte de
décès et le certificat de genre de mort (voir annexe 15) du
client à la maison d'assurance concernée pour recouvrer sa
créance due (échéances non échues).
Pour le paiement des échéances échues et
impayées le service de recouvrement contactera l'aval ou les ayants
droit.
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