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La gestion de trésorerie dans des EMF tchadiennes

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par Baltazar Loubandingar Ngargoto
Institut superieur la Francophonie de Ndjamena - Licence en Comptabilité et Finances 2008
  

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A- Les conditions de validité d'un chèque

Pour être accepté comme moyen de paiement, le chèque doit satisfaire à certaines conditions, notamment le fond et la forme

a) Condition de fond :

-l'émetteur du chèque doit être titulaire d'un compte bancaire ou postal

-la provision doit être suffisante et disponible

En effet, la situation du compte est périodiquement communiquée au titulaire du compte par la banque Mais, si ce dernier doute du solde de son compte, il peut en demander l'historique pour une certaine période.

b) Condition de forme (mentions obligatoire 

Ø mentions pré imprimées :

· le nom du tireur et son numéro de compte ;

· Le nom du tiré (celui de la banque)

· La domiciliation (agence de la banque où le paiement doit s'effectuer).

· Le numéro du chèque ; la dénomination « chèque »,

· L'ordre de payer « payer » ou «  payer contre ce chèque »

Ø Mention à compléter

· Le montant en chiffres et en lettres ;

· Le lieu et la date

· La signature du tireur

I.1.3- les opérations de caisse

Pour que la caissière puisse effectuer des sorties et des réceptions de fonds, il faudrait au préalable qu'elle détienne des documents qui justifient tout mouvement de sa caisse.

a) Le brouillard de caisse

C'est un journal quotidien dans lequel la caissière enregistre toutes les opérations de caisse avant leur saisie comptable. C'est un document qui permet à la caissière le suivi régulier de toutes les transactions ayant permis l'utilisation de la caisse. Le brouillard de caisse est un feuillet qui contient la date du jour, le numéro du brouillard, le nom de la caissière, le solde d'ouverture, le solde de clôture et le visa de la caissière. Il est réparti en cinq colonnes comportant les Noms, les N° de comptes, les libellés.

A la fin de chaque feuillet, la caissière détermine le total des retraits et des versements.

Le brouillard de caisse servira donc pour la caissière, de preuve en cas de réclamation et constituera en audit une source importante d'information.

b) le reçu de versement

Pour les opérations d'entrées qui se matérialisent par le bordereau de versement Le reçu de versement n'est valable que si les éléments s'y après s'y trouvent :

· Le numéro du compte du bénéficiaire

· Le nom du bénéficiaire

· Le montant du versement

c) la fiche de retrait .

Pour les opérations de sortie de la Coopérative Amana c'est un document de constatation de décaissement de fonds. Le retrait ne sera effectif qu'en présence du titulaire du compte ou par quelqu'un ayant été mandaté titulaire du compte.

I.1.4 LA GESTION DES DOCUMENTS

Pour assurer un meilleur suivi des opérations de la Coopérative Amana il a été mis en place un dossier fournissant des informations sur les comptes qu'elles à ouvert dans chacune de ces banques un dossier fournissant les informations relatives aux opérations de caisse et un dossier relatif aux différentes correspondances avec sa clientèle.

a ) Organisation du premier classeur : les documents de banque

Toutes les pièces sont classées par ordre chronologique et individualisé par mois et comporte une partie réservée aux pièces comptables et une autre aux correspondances avec les banques.

1) Pièces comptables

Toutes les pièces sont classées par ordre chronologique et individualisés par mois, la structure du dossier est la suivante.

1) Mois N (page de garde)

2) Pièces comptables (importées et saisies) mois N

· bordereau de remise de chèque

· ordre de virement

· avis de débit

· reçu de versement

· tickets d'agios

· copie des chèques émis

· échelle d'intérêt

· relevés du mois N

· grand livre du compte banque Etat de rapprochement (importé et saisi) pour chaque dossier de pièce et par banque, l'on doit trouver pour chaque mois :

-le relevé du mois concerné (ou historique, car les relevés son souvent acheminés avec retard) :

-le grand livre du compte banque (historique) tiré de la comptabilité)

-l'état de rapprochement imputé et saisi

b) Les correspondances avec la banque

Toutes les correspondances échangées avec la banque doivent être classées dans un dossier particulier. Il s'agit principalement :

· des modifications d'accord de crédits

· des copies de garanties accordées à l'appui des crédits

· des lettres de réclamations initiées par la Coopérative Amana, dûment déchargées par la banque ;

· des copies des procurations du directeur général de la Coopérative Amana

Ces correspondances sont classées par ordre chronologique

I.1.5 Organisation du deuxième classeur : les documents de caisse

Une fois les pièces reçue ou émises par la caissière, celle-ci sont transmise au comptable chargé de leur saisie informatique ici les pièces sont classées comme suit :

Pièces comptables :

1) Mois N (page de garde)

2) Pièces comptables (imputées et saisies) mois N

· Brouillard de caisse de chaque jour

· chèque payé à la caisse

· reçu de versement

· chèque d'approvisionnement caisse

· bordereau de versement espèce

· fiche de retrait

I.1.6 Organisation du 3ème classeur : les correspondances avec la clientèle

Elles sont également classées par ordre chronologique et individualisés dernière)

Par mis et par tours et sont classés comme suit :

1) Mois N (page de garde)

2) Pièces comptables

· ordre de virement

· avis de crédit

· Ticket d'agios

· Lettres de réclamations initiées par les clients

3) les dossiers de crédits

· Demandes de crédits

· Tableaux d'amortissements des crédits octroyés

· Les modifications d'accord de crédit

· Les garanties accordées à l'appui des crédits

I.1.7 précautions administratives

Les opérations de trésorerie doivent respecter rigoureusement les règles de sécurité pour éviter les risques dans leur réalisation.

D.A.a) pouvoirs auprès des banques

Tous les pouvoirs des banques sont du ressort du directeur général, qui peut les déléguer au chef d'agence. Cette délégation est écrite par ordre d'importance de risques.

D.A.b) Effets impayés

Tout effet retrouvé impayé doit être accompagné d'un avis indiquant le motif de l'impayé ; cette disposition est obligatoire seul le directeur général peut autoriser la représentation d'un effet rentré impayé.

D.A.c) Le retrait des chéquiers

Les chèques sont des valeurs, les fraudes sur les chèques peuvent se produire soit au sein de l'établissement soit par les clients. En réceptionnant un chéquier, le responsable de trésorerie devra vérifier la validité de celui-ci de même en les mettant à la disposition des clients il doit décompter le nombre des feuillets qui devrait correspondre à celui indiquer sur le chéquier et conserver ces chéquiers dans un coffre fort prévu à cette effet.

d) Le contrôle des agios

Le contrôle des agios se fait une fois par mois en ce qui concerne les opérations avec sa clientèle et chaque fois que ce relevé de compte est retiré.

- Parlant les opérations de banques. En effet, il n'existe aucun suivi journalier, hebdomadaire permettant de s'assurer que la banque détermine avec exactitude ces agios ou pour permettre de la Coopérative Amana de réduire leur montant considérable. La Coopérative Amana découvre le plus souvent leur existence tous les mois lors du rapprochement bancaire.

-Les opérations avec la clientèle devraient faire l'objet d'un suivi quotidien mais il n'en est rien. Le calcul d'agios se fait après chaque quinzaine.

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