A- Les conditions de validité d'un
chèque
Pour être accepté comme moyen de paiement, le
chèque doit satisfaire à certaines conditions, notamment le
fond et la forme
a) Condition de fond :
-l'émetteur du chèque doit être
titulaire d'un compte bancaire ou postal
-la provision doit être suffisante et disponible
En effet, la situation du compte est périodiquement
communiquée au titulaire du compte par la banque Mais, si ce dernier
doute du solde de son compte, il peut en demander l'historique pour une
certaine période.
b) Condition de forme (mentions
obligatoire
Ø mentions pré imprimées :
· le nom du tireur et son numéro de
compte ;
· Le nom du tiré (celui de la banque)
· La domiciliation (agence de la banque où le
paiement doit s'effectuer).
· Le numéro du chèque ; la
dénomination « chèque »,
· L'ordre de payer « payer » ou
« payer contre ce chèque »
Ø Mention à compléter
· Le montant en chiffres et en lettres ;
· Le lieu et la date
· La signature du tireur
I.1.3- les opérations de caisse
Pour que la caissière puisse effectuer des sorties et
des réceptions de fonds, il faudrait au préalable qu'elle
détienne des documents qui justifient tout mouvement de sa
caisse.
a) Le brouillard de caisse
C'est un journal quotidien dans lequel la caissière
enregistre toutes les opérations de caisse avant leur saisie comptable.
C'est un document qui permet à la caissière le suivi
régulier de toutes les transactions ayant permis l'utilisation de la
caisse. Le brouillard de caisse est un feuillet qui contient la date du jour,
le numéro du brouillard, le nom de la caissière, le solde
d'ouverture, le solde de clôture et le visa de la caissière. Il
est réparti en cinq colonnes comportant les Noms, les N° de
comptes, les libellés.
A la fin de chaque feuillet, la caissière
détermine le total des retraits et des versements.
Le brouillard de caisse servira donc pour la caissière,
de preuve en cas de réclamation et constituera en audit une source
importante d'information.
b) le reçu de versement
Pour les opérations d'entrées qui se
matérialisent par le bordereau de versement Le reçu de
versement n'est valable que si les éléments s'y après
s'y trouvent :
· Le numéro du compte du
bénéficiaire
· Le nom du bénéficiaire
· Le montant du versement
c) la fiche de retrait .
Pour les opérations de sortie de la Coopérative
Amana c'est un document de constatation de décaissement de fonds. Le
retrait ne sera effectif qu'en présence du titulaire du compte ou par
quelqu'un ayant été mandaté titulaire du compte.
I.1.4 LA GESTION DES DOCUMENTS
Pour assurer un meilleur suivi des opérations de la
Coopérative Amana il a été mis en place un dossier
fournissant des informations sur les comptes qu'elles à ouvert dans
chacune de ces banques un dossier fournissant les informations relatives aux
opérations de caisse et un dossier relatif aux différentes
correspondances avec sa clientèle.
a ) Organisation du premier classeur : les
documents de banque
Toutes les pièces sont classées par ordre
chronologique et individualisé par mois et comporte une partie
réservée aux pièces comptables et une autre aux
correspondances avec les banques.
1) Pièces comptables
Toutes les pièces sont classées par ordre
chronologique et individualisés par mois, la structure du dossier est
la suivante.
1) Mois N (page de garde)
2) Pièces comptables (importées et saisies) mois
N
· bordereau de remise de chèque
· ordre de virement
· avis de débit
· reçu de versement
· tickets d'agios
· copie des chèques émis
· échelle d'intérêt
· relevés du mois N
· grand livre du compte banque Etat de rapprochement
(importé et saisi) pour chaque dossier de pièce et par banque,
l'on doit trouver pour chaque mois :
-le relevé du mois concerné (ou historique, car
les relevés son souvent acheminés avec retard) :
-le grand livre du compte banque (historique) tiré de
la comptabilité)
-l'état de rapprochement imputé et saisi
b) Les correspondances avec la banque
Toutes les correspondances échangées avec la
banque doivent être classées dans un dossier particulier. Il
s'agit principalement :
· des modifications d'accord de crédits
· des copies de garanties accordées à
l'appui des crédits
· des lettres de réclamations initiées par
la Coopérative Amana, dûment déchargées par la
banque ;
· des copies des procurations du directeur
général de la Coopérative Amana
Ces correspondances sont classées par ordre
chronologique
I.1.5 Organisation du deuxième
classeur : les documents de caisse
Une fois les pièces reçue ou émises par
la caissière, celle-ci sont transmise au comptable chargé de leur
saisie informatique ici les pièces sont classées comme
suit :
Pièces comptables :
1) Mois N (page de garde)
2) Pièces comptables (imputées et saisies) mois
N
· Brouillard de caisse de chaque jour
· chèque payé à la caisse
· reçu de versement
· chèque d'approvisionnement caisse
· bordereau de versement espèce
· fiche de retrait
I.1.6 Organisation du 3ème
classeur : les correspondances avec la clientèle
Elles sont également classées par ordre
chronologique et individualisés dernière)
Par mis et par tours et sont classés comme
suit :
1) Mois N (page de garde)
2) Pièces comptables
· ordre de virement
· avis de crédit
· Ticket d'agios
· Lettres de réclamations initiées par les
clients
3) les dossiers de crédits
· Demandes de crédits
· Tableaux d'amortissements des crédits
octroyés
· Les modifications d'accord de crédit
· Les garanties accordées à l'appui des
crédits
I.1.7 précautions administratives
Les opérations de trésorerie doivent respecter
rigoureusement les règles de sécurité pour
éviter les risques dans leur réalisation.
D.A.a) pouvoirs auprès des banques
Tous les pouvoirs des banques sont du ressort du directeur
général, qui peut les déléguer au chef d'agence.
Cette délégation est écrite par ordre d'importance de
risques.
D.A.b) Effets impayés
Tout effet retrouvé impayé doit être
accompagné d'un avis indiquant le motif de l'impayé ;
cette disposition est obligatoire seul le directeur général peut
autoriser la représentation d'un effet rentré impayé.
D.A.c) Le retrait des chéquiers
Les chèques sont des valeurs, les fraudes sur les
chèques peuvent se produire soit au sein de l'établissement soit
par les clients. En réceptionnant un chéquier, le responsable de
trésorerie devra vérifier la validité de celui-ci de
même en les mettant à la disposition des clients il doit
décompter le nombre des feuillets qui devrait correspondre à
celui indiquer sur le chéquier et conserver ces chéquiers dans
un coffre fort prévu à cette effet.
d) Le contrôle des agios
Le contrôle des agios se fait une fois par mois
en ce qui concerne les opérations avec sa clientèle et chaque
fois que ce relevé de compte est retiré.
- Parlant les opérations de banques. En effet, il
n'existe aucun suivi journalier, hebdomadaire permettant de s'assurer que la
banque détermine avec exactitude ces agios ou pour permettre de la
Coopérative Amana de réduire leur montant considérable. La
Coopérative Amana découvre le plus souvent leur existence tous
les mois lors du rapprochement bancaire.
-Les opérations avec la clientèle devraient
faire l'objet d'un suivi quotidien mais il n'en est rien. Le calcul d'agios se
fait après chaque quinzaine.
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