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La gestion de trésorerie dans des EMF tchadiennes

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par Baltazar Loubandingar Ngargoto
Institut superieur la Francophonie de Ndjamena - Licence en Comptabilité et Finances 2008
  

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SECTION II. LES MISSIONS

Les entreprises d'épargne et de crédit ont une mission entre autres : les missions du trésorier et la mission de l'Etablissement de Micro finance.

II.1. Les missions du trésorier de la Coopérative AMANA.

Le trésorier c'est une personne en charge de la gestion financière d'une entreprise. En d'autre terme, il doit prévoir les mouvements de trésorier, les anticiper et les maîtriser. Le trésorier doit également élaborer le budget de trésorerie qui, lui est la résultante des autres budgets (achat, approvisionnement, investissement et autres dépenses). Il s'agira surtout pour déterminer exactement à des moments précis, généralement le mois, les encaissements et les décaissements.

Le trésorier assure la liquidité générale et fait en sorte soit sans action et favorise plutôt les transactions financières.  Pour gérer les différents écarts de trésorerie, le responsable de la trésorerie, le responsable de la trésorerie est tenu :

d'analyser les financements à court terme ;

d'arbitrer les opportunités de placement et gérer les excédents tout en équilibrant les soldes de la trésorerie à coût moindre ;

de traiter d'une façon pro active les risques de taux et risque de change.

C'est une gestion active qui vise à minimiser les frais financiers. Pour cela, les actions régulières seront menées sur les flux financiers pour réduire le niveau ou la durée des déficits en accélérant les encaissements et en retardant de manière négociée, les décaissements notamment avec les fournisseurs.

Des contacts réguliers avec le banquier sur le taux d'intérêt, les conditions d'application des diverses commissions, aussi que les informations sur les banques, les clients et les fournisseurs doivent être mis à jours.

II.2. Missions de la Coopérative AMANA

L'institution de micro finance, pour fonctionner doit recevoir l'épargne des membres et des usagers et transformer ces épargnes en crédits octroyés aux membres et aux usagers en défit de financement. Pour leurs actions soient possibles, il faut que le taux d'intérêt soit suffisant pour financer le fonctionnement.

De nombreux problèmes se posent ainsi EMF.

Ils doivent suffisamment procéder a une collecte de l'épargne, ce qui signifie qu'elles doivent proposer des taux d'intérêt attrayant aux épargnants et elles doivent suffisamment attirer des membres et usagers ou elles doivent avoir suffisamment des membres ayant une capacité d'épargne.

Elles doivent trouver des membres et des usagers à déficit de financement et qui réclament des crédits, et pour cela elles doivent proposer des taux d'intérêt compétitif suffisamment motivant et cependant réaliste. Une condition c'est que le taux de rémunération d'épargne aussi attrayant qu'il soit supérieur ou égal au taux de crédit et aussi compétitif qu'il soit.

Les EMF doivent pour réussir cette tâche proposer de portefeuille diversifié aux membres et usagers.

L'EMF doit aussi regarder ses concurrents qui sont les banques et proposer des conditions d'adhésion souple, susceptible d'attirer suffisamment les membres .

II.3. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Dans le cadre de l'organisation de ses différents services, coopérative Amana a une structure d'organigramme reposant sur les instances suivantes :

- Conseil d'Administration: les composants, rôles et la responsabilité des organes ;

- Comité de crédit ;

- Aspects financiers et comptables.

II.3.1. Le Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration  est l'instance suprême de l'établissement. Il est constitué de tous ses membres c'est-à-dire présent, absent ou dissident.

Rôle du Conseil d'Administration 

Cette autorité suprême est souveraine. Les membres réunirent en Assemblée Générale, reçoivent les informations sur les opérations financières et sociale et de leur caisse. De plus, les membres décident l'utilisation du trop perçus de l'entreprise coopérative et enfin ils élisent les gérants de l'entreprise et assurent que la réalisation des orientations des objectifs financiers et sociaux répond aux réels besoins des membres et du milieu.

La responsabilité du conseil d'administration 

Il est responsable de l'administration générale de la caisse, il planifie la poursuite des objectifs économiques et sociaux de la caisse. Il nomme le gérant.

Outre, les fonctions et les pouvoirs qui sont spécifiquement conférés par la loi, l'Assemblée Générale assume les responsabilités suivants :

Adoption des règlements de la caisse ;

Décision sur la repartions des trop-perçus ;

Adoption des autres recommandations faites par le Conseil d'Administration touchant.

Les orientations de la caisse ;

La mise sur pieds d'un fonds social et communautaire ;

La création des opérations spécialisées ;

Tout autre sujet relevant de l'autorité de l'Assemblée Générale.

Les responsabilités du Conseil d'Administration sont les suivantes :

- orientation de la caisse ;

- décision sur les objectifs stratégique de la caisse ;

- adoption du budget annuel de la caisse ;

- le contrôle budgétaire ;

- adoption des politiques administratives ;

- décision sur les taux d'intérêt ;

- décision sur les frais de service ;

- décision sur l'embauche de gérant ;

- décision sur le maintien ou retrait du pouvoir d'embauche le congédier le gérant ;

- décision sur un concours judicaire dans le cas d'un prêt en retard ;

- décision sur appel d'un membre concernant le refus de sa demande d'emprunt ;

- décision non de quorum en raison d'un conflit d'intérêt à la commission de crédit ;

- réponse aux recommandations et observation faite par le comité de surveillance concernant le suivi à donner au rapport d'inspection ;

- autres recommandations de l'Assemblée Générale ;

- l'intérêt sur les parts permanant ;

- la mise sur pied d'un fonds de solidarité ;

- orientation des établissements de micro finance ;

- la création des commissions spéciales ;

Tout autre sujet affectant sur le service aux membres et l'implication de la caisse dans son milieu et pouvant faire l'objet d'une recommandation de l'Assemblée Générale ;

Compte rendu de ses activités ;

Préparation du rapport annuel ;

Convocation d'une assemblée extraordinaire.

Composition du Conseil d'Administration :

Le Conseil d'Administration est composé de neufs (09) membres :

Le président du Conseil d'Administration ;

Directeur Général ;

Les actionnaires ;

Le trésorier général

Les administrateurs ;

Les conseils 

II.3.2. Comité de crédit

Le comité de crédit est formé de trois (03) membres.

Le rôle du comité de crédit:

IL détermine les politiques des prêts supervise la délégation du pouvoir de prêter. Il étudie les demandes d'emprunt, décide de l'autorisation ou de refus des demandes de prêt et voit aux respects des désengagements pris par les emprunteurs. IL contrôle l'application, la pertinence et l'efficacité des pratiques, des prêts, il contrôle le portefeuille de crédit (20%du produit d'exploitation).

La responsabilité du comité de crédit :

Elaboration des pratiques des prêts ;

Application des pratiques des prêts adoptés par le Conseil d'Administration ;

Le contrôle des pratiques des prêts ;

Délégation d'un pouvoir de prêter au gérant et à tout autre personne désignée part le Conseil d'Administration ;

Décision sur les demandes de prêt dont l'autorisation n'est pas déléguée ;

Contrôle sur les prêts consentis par délégation ;

Suivi relatif au recouvrement de prêts en retard ;

Information et recommandation au conseil d'administration sur appel d'un membre concernant le refus de sa demande d'emprunt.

III.3.3 Comité de surveillance

Le comité de surveillance est formé de trois (03) membres.

1) Rôle du comité de surveillance.

Le comité de surveillance assure les fonctions qui sont spécifiquement conférées par la loi, il a un double mandat de vérification et conseil auprès de la caisse. IL doit s'assurer que les contrôles sont faites et que la caisse respect la loi, le règlement et la règle de la déontologie en vigueur.

En fournissant des observations et recommandation il s'assure que la caisse répond aux besoins des membres et du milieu de façon adéquate.

2) Responsabilité du comité de surveillance

Observation et recommandation sur le fonctionnement général de la caisse touchant :

Service de l'offre ;

Le budget ;

La qualité de prêt ;

L'apport social de la caisse dans son milieu ;

Ressources humaines, matérielles et financières.

Evaluation du niveau de satisfaction des membres

Vérification des opérations de la caisse

Régularisation de la situation en cas de conflit d'intérêt ;

Contrôle du respect des réglés prescrites par le comité de déontologie.

Le comité de travail

Le comité est composé de (03 à 04) membres :

Ils peuvent prévenir du Conseil d'Administration des organes techniques personnalité ressource ;

Le Président du Conseil d'Administration fait parti d'office de tous les comités à moins d'une décision contraire du Conseil d'Administration ;

Le comité de travail doit avoir un responsable et un secrétaire ;

Le gérant de la caisse peut être un membre d'un comité ou être nommé secrétaire adjoint à celui-ci ;

Le Conseil d'Administration est responsable de la création d'un comité de travail ainsi que sa dissolution. Le principal but du comité de travail est de permettre à des dirigeants regroupés en petits comités d'apporter des éclairages plus précis au Conseil d'Administration.

Le comité de travail est formé lorsqu'un dossier de demande une étude plus approfondie, une application plus grande pour les dirigeants.

CHAPITRE III LA PRATIQUE DE LA GESTION DE TRSORERIE DE LA COOPERATIVE AMANA

La Coopérative Amana ,comme toute Micro finance digne de ce nom se doit de mettre en oeuvre un semble de mécanisme favorisant une gestion efficace de ses liquidités, c'est-à-dire tout ce dont elle dispose en caisse et dans ses comptes bancaires ces mécanismes permettant en outre de lui assurer une trésorerie nécessaire pour financer ses dépenses. Il sera donc question dans ce chapitre de présenter la manière dont La Coopérative Amana gère les flux de trésorerie assurant le financement de ses activités, ainsi que tout ce qui est mis en oeuvre pour faciliter le recouvrement de ses diverses créances, c'est-à-dire dont elle gère sa caisse, ses comptes bancaires et le processus qui aboutit à la réalisation de sa situation mensuelle de trésorerie.

SECTION I : LA GESTION DES DOCUMENTS DE TRESORERIE DE LA COOPERATION AMANA

Les risques liés au transport d'espèces d'une part, le poids de l'encombrement de la monnaie fiduciaire pour d'importantes sommes d'autres part ont favorisé le règlement de certaines dépenses à travers la banque. Plusieurs instruments sont ainsi mis à la disposition des clients par les Micro finances pour leur faciliter le règlement ou l'encaissement de certaines sommes de partenaires souvent éloignés.

Nous présenterons dans ce paragraphe les moyens que la direction a mis à la disposition du service administratif et comptable pour faciliter la gestion des documents utilisés par la Coopérative Amana pour effectuer des transactions par la banque d'une part et au sein de la coopérative d'autre part.

I .1-LES DOCUMENTS DE BASE UTILISES

Il convient de distinguer ici les documents permettant la gestion des opérations de banque à ceux utilisés dans la gestion de la caisse.

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