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Gestion des ressources humaines dans une agence des nations unies : exemple du programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) de Niamey-Niger( Télécharger le fichier original )par Robert Nkiko IRIMAG - Licence en Administration et Management 2009 |
2.3 Recrutement
Pour aborder le processus de recrutement, il a paru utile de signaler l'essentiel des métiers des ressources humaines avec le tableau de la page suivante. Tableau 2 : Métiers des ressources humaines
Le recrutement est une activité qui vise à combler des postes offerts et vacants dans une organisation. Cette activité entraîne l'établissement d'une procédure permettant d'attirer un nombre suffisant de candidats possédant les qualifications et la motivation pour remplir les fonctions relatives au poste offert. On peut définir plus précisément le recrutement comme un ensemble d'actions entreprises par une organisation pour attirer des candidats qui possèdent les compétences nécessaires pour occuper un poste vacant dans l'immédiat et dans l'avenir. Une entreprise ou une organisation est souvent amenée à proposer du travail ce qui veut dire qu'elle doit recruter du personnel. Toute entreprise ou organisation est à un moment donné appelée à recruter. Le processus de recrutement passe par 4 étapes : la définition du besoin, la recherche des candidats, la sélection des candidats et la concrétisation, accueil et intégration.
Quand on parle de la définition du besoin, on procède normalement par étapes. 1) Définition de la fonction Quand l'entreprise ou l'organisation décide de recruter elle doit tout d'abord définir la fonction. S'il n'existe pas de descriptif adéquat ou actualisé, il est nécessaire de l'établir ou de le réviser à l'occasion du recrutement. 2) Analyse et description du poste L'analyse du poste recherché est la principale clef du recrutement. Après avoir étudié les données de l'analyse et les diagnostics, on va définir le poste, sa finalité, les caractéristiques, les compétences et habiletés et afférentes. a) Définition du profil La fiche de fonction est composée de trois rubriques principales à savoir la mission confiée, les compétences nécessaires et le profil du candidat. La définition comprend, les buts et les finalités du poste, le niveau hiérarchique et les compétences spécifiques au poste, sans oublier les tâches à accomplir. Le profil du candidat est défini aussi par la formation indispensable et souhaitée, l'expérience acquise et les compétences spécifiques exigées. b) Demande de recrutement La décision est prise en général par un responsable hiérarchique qui est à la base de la recherche des candidats. Souvent quand le responsable décide de recruter, il s'agit d'un remplacement du fait d'un départ en congés, de la mutation, d'un licenciement ou d'un besoin supplémentaire. c) Décision de recrutement Elle est basée sur un diagnostic d'opportunité. C'est-à-dire qu'on examine toutes les nécessités et autres alternatives de recrutement. Exemple: Est-ce que les employés peuvent faire plus d'heures supplémentaires ? Si la réponse est négative, on précise le type d'engagement qu'on veut et les horaires. Avant de prendre une telle décision il est absolument nécessaire de vérifier la nécessité de la demande, ainsi que toutes les solutions et pour améliorer la productivité, la réorganisation du service et l'augmentation des effectifs. 2.3.3 Recherche des candidats La recherche se fait sur le marché interne de l'entreprise et sur le marché externe. a) Recrutement interne Il s'agit d'offrir d'abord une promotion ou de proposer une mutation à un salarié de l'entreprise, ou d'engager un stagiaire. Le poste recherche est proposé à l'intérieur de l'entreprise par l'intermédiaire du journal d'entreprise, d'une note de service, par affichage et de préférence par l'intranet de l'organisation. L'avantage du recrutement interne est que son coût est faible; les salariés connaissent bien l'entreprise et seront rapidement opérationnels. Il permet aussi de motiver le personnel par des espoirs de promotion, mais le choix des candidats est souvent limité et les promotions peuvent parfois entraîner des jalousies. b) Recrutement externe Il permet d'apporter du sang neuf, de rajeunir la pyramide des âges et il est indispensable si le profil recherché n'existe pas dans l'entreprise. Le recrutement externe le moins cher est la candidature spontanée. Cette méthode n'a pas de coût puisque l'entreprise ne publie aucune annonce ; elle doit seulement présenter une bonne image pour attirer des candidats potentiels. L'entreprise peut également poster des annonces sur Internet ou sur papier. Les coûts sont alors un peu plus élevés et les délais un peu plus longs que dans le 1er cas. Une autre option qui se présente à l'entreprise est l'approche directe via des chasseurs de tête qui vont chercher les candidats. Enfin, l'entreprise peut recourir à des agences ou événements organisés tel que les journées portes ouvertes pour susciter des candidatures. c) Candidatures spontanées Elles sont en nombre croissant. Elles se remarquent particulièrement dans les grandes entreprises ; leur abondance est une des mesures de l'image externe auprès de publics ciblés. Les liens avec les écoles spécialisées et les universités ainsi que la participation à des forums dans les établissements d'enseignement, renvoient à ce souci d'attirer les diplômés appropriés. d) Annonce Elle peut être adressée à des associations ou des organismes, être publiée dans la presse ou de plus en plus fréquemment sur Internet. L'annonce publiée dans la presse est le moyen le plus fréquent. Son efficacité repose sur l'adaptation du support au poste, à sa situation géographique et à la qualité du contenu. La rédaction de l'annonce est de la plus grande importance. Si elle est explicite, claire et sans ambiguïté dans la définition de la fonction proposée et des critères professionnels requis, elle aura des chances d'être lue et comprise par un grand nombre des candidats intéressés au poste. e) Autres moyens D'autres sources se développent : · les stages : ils sont un tremplin pour les jeunes diplômés, car un certain nombre de stages de fin d'études débouche sur une proposition de recrutement ; · la transformation de contrat à durée déterminée en contrat à durée indéterminée.
a) Tri des candidatures La sélection débute par l'analyse des lettres de motivation et des CV. Une première confrontation des caractéristiques des postulants avec les exigences de l'entreprise conduit à une première élimination. b) Questionnaire Le questionnaire permet à l'entreprise de réunir les informations sur les compétences et la personnalité du candidat, ainsi que d'autres renseignements utiles de façon précise et uniforme. c) Entretien L'entretien de recrutement a un double but : - informer le candidat sur l'entreprise, sa stratégie, les profils recherchés, les perspectives offertes et le poste à pouvoir ainsi que ses caractéristiques; - permettre au candidat de s'exprimer pour donner le maximum d'informations sur son expérience professionnelle, ses aspirations, ses compétences, ses qualités relationnelles et managériales, etc. Il est important que les responsables opérationnels chargés des entretiens aient bénéficié d'une formation spécifique en la matière. d) Tests Les candidats retenus à l'issue des phases précédentes peuvent être soumis à des tests. Leur objectif est double : - faire apparaître les points faibles éventuels pouvant constituer des contre- indications pour le poste ; - classer les aptitudes des candidats parmi lesquels choisir, et les adéquations entre les profils respectifs et le profil du poste. Les tests peuvent être classés en quatre catégories : · les tests d'aptitudes pour une tâche donnée ; · les tests de personnalité : il vise à cerner la personnalité du candidat ; · les tests de groupe rassemblant généralement les derniers candidats en piste ; · les tests de situation qui visent à intégrer les éléments de la tâche à ceux de la personnalité.
1) Décision Une fois les entretiens et tests éventuels achevés, le service interne ou le cabinet externe chargé du recrutement et le responsable hiérarchique demandeur examinent les dossiers des candidats retenus. La décision finale est généralement prise par le responsable hiérarchique à partir de l'ensemble des données recueillies. 2) Négociation d'un engagement La négociation porte essentiellement sur le montant et les éléments qui constituent la rémunération globale. 3) Signature de contrat Le contrat est nécessairement écrit dans nombreux cas : · contrat à durée déterminée ; · contrat de travail temporaire ; · contrat à temps partiel ; · contrat d'apprentissage ; · contrat d'adaptation ; · contrat de qualification ; · contrat d'orientation ; · contrat d'initiative d'emploi ; · contrat emploi jeune ; · etc. DEUXIEME PARTIE : PRESENTATION DU PNUD-NIGER ET DE SA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Dans cette deuxième partie nous donnerons l'histoire du PNUD au Niger, l'importance de la GRH au sein de cette organisation. La plupart des données contenues dans cette partie ont été recueillies à partir des réponses au questionnaire en annexe soumis au DRH du PNUD. CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU PNUD-NIGER 1- Historique Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) est présent au Niger depuis 1972. Il est, par rapport aux autres organismes internationaux oeuvrant dans le pays, la source officiellement habilitée d'assistance au développement car, ce rôle lui a été assigné par le Système des Nations Unies. Le PNUD est également la principale entité coordonnatrice des activités opérationnelles du système des Nations Unies. Partenaire de confiance, le PNUD est toujours aux côtés du Gouvernement et du Peuple nigérien aux moments cruciaux. Il les assiste dans leurs efforts de formulation et de mise en oeuvre de leurs propres solutions aux problèmes de développement qu'ils rencontrent tant au niveau national qu'international. Plusieurs réalisations sont à mettre à l'actif du PNUD, dans les domaines les plus variés: outre le renforcement des capacités qui est sa raison d'être et son angle d'attaque dans la promotion du développement humain, il convient de souligner notamment les appuis multiformes et variés au niveau du développement rural, particulièrement dans les secteurs suivants: - l' environnement ; - la santé ; - l'éducation ; - la planification du développement avec comme axe central ; - la promotion de la bonne gouvernance. A ce titre, l'atteinte des objectifs de développement du millénaire (ODM) définis par les Chefs d'Etat et de Gouvernement lors du sommet du Millénaire en septembre 2000, dont la réduction de la pauvreté de 50% d'ici 2015 est la préoccupation centrale du PNUD/Niger. Chef de file des partenaires au développement dans ce domaine, le PNUD Niger oeuvre aux côtés du Gouvernement dans la sensibilisation et la mobilisation des différents acteurs au recentrage, à l'harmonisation et à la synergie de leurs interventions dans le cadre national de référence en la matière: la stratégie de réduction de la pauvreté (SRP) dont la formulation a bénéficié de l'assistance du PNUD et d'IBW12(*). Le PNUD/Niger aide aussi à développer des instruments de plaidoyer en faveur d'un développement Humain Durable centré sur la lutte contre la pauvreté à travers le et, de coordination de l'aide par le truchement du RCD, des tables rondes et consultations sectorielles ou le forum des partenaires au développement. Il oeuvre avec les autres Agences du Système des Nations Unies à l'harmonisation et la cohérence de leur assistance à travers le plan cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (UNDAF). La promotion de la bonne gouvernance au Niger s'exprime en termes de consolidation de la paix, la collecte et le contrôle des armes illicites, l'appui aux institutions de bonne gouvernance démocratique, y compris l'appui à la tenue des élections et à la mise en oeuvre de la décentralisation. 2. Les relations entre le PNUD et le gouvernement du Niger Les relations entre le PNUD et le gouvernement du Niger ont pris un nouvel élan le 02 mai 1977, date à laquelle fut conclu l' accord type d'assistance entre les deux parties. Ce partenariat est matérialisé notamment par le Plan d'action du Programme de Pays CPAP 2004-2007, prolongé jusqu'au 31 décembre 2008. Le PNUD, de part son mandat, oeuvre aux cotés du Gouvernement du Niger pour la réalisation des objectifs nationaux de développement orientés vers la lutte contre la pauvreté et l'atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement. Dans ce cadre, l'appui du PNUD est centré sur le renforcement des capacités nationales pour la formulation, la mise en oeuvre et le suivi des politiques économiques et sectorielles, à travers cinq domaines de concentration : · Prévention de crise et relèvement 3. Provenance et utilisation des fonds En partenariat avec des Organismes et Pays donateurs, les fonds du Pnud sont utilisés pour la couverture des cinq domaines thématiques : Gouvernance, Réduction de la Pauvreté, Protection de l'Environnement, Crises et relèvement, Lutte contre le VIH/SIDA, la Tuberculose et le Paludisme... Les critères d'achat du Bureau Conformément à la réglementation et aux règles de gestion financière du PNUD, les principes généraux observés lors des achats sont les suivants : · meilleur rapport qualité prix ; · impartialité, intégrité, transparence ; · concurrence effective ; · l'intérêt du PNUD. 4. Réalisation En appui à la Stratégie de Réduction de la Pauvreté du Niger et de l'UNDAF. Le Programme Pays PNUD couvrait initialement la période 2004-2007 mais, a été prolongé avec le Plan d'Action du Programme de Pays (CPAP) au 31décembre 2008 pour prendre en compte le processus de formulation de la nouvelle SDRP. Il est structuré autour des 3 domaines de coopération de l'UNDAF :
5. Personnel du PNUD et titres
· Représentante Résidente · Représentante Résidente adjointe aux programmes · Représentante Résidente adjointe aux opérations · Economiste Principal
· Assistant à la représentante résidente adjointe aux opérations · Assistant à la représentante résidente adjointe aux programmes · Spécialiste du programme · Assistant spécial résident à la coordination · Analyste ICT · Assistant au chef du bureau · Assistant DRR(o) · UN coordination Specialist · Analyste du programme
· Associé aux ressources humaines · Associé à la communication · Associé aux finances
· Préposé aux finances · Préposé à la logistique · Préposé à l'administration · Secrétaire · Chauffeurs Il n'a pas été possible d'obtenir l'organigramme du PNUD qui, semble- t-il, fait partie des informations confidentielles. CHAPITRE 2 : LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES AU PNUD-NIGER La GRH a beaucoup d'importance au sein du Pnud. Sans la GRH le Pnud ne serait pas ce qu'il est aujourd'hui puisqu'elle permet de gérer le personnel, le recrutement, la masse salariale, les conflits intérieurs, la mobilité et gestion des carrières, la formation, la communication, la condition de travail et sécurité. Toutes ces tâches relèvent de la GRH. 1. Recrutement Le recrutement est la tâche principale du Directeur charge des Ressources Humaines, puisqu'il doit connaitre l'évolution et les besoins de l'organisation. Il est le 1er à savoir si on a besoin de combler tel ou tel poste vacant. Il soumet la demande de recrutement à la Représentante Résidente. La Représentante Résidente en parle alors aux autres décideurs du Pnud qui sont la Représentante Résidente Adjointe au Programme, de la Représentante Résidente Adjointe aux Opérations et de l'Economiste Principal pour accepter ou refuser la demande du directeur chargé des Ressources Humaines. S'il a le feu vert, il suivra alors différentes étapes qui sont : · la définition des termes de référence : avec les décideurs du Pnud, ils font une réunion pour définir le profil du candidat ; · la publication : c'est après la définition du terme de référence que le directeur publie par annonce l'avis de recrutement ; le Pnud dispose de 3 moyens de publication : le site Web du Pnud, les journaux de la place et enfin les réseaux ; · la présélection : après avoir reçu les différents dossiers de candidatures on se réunit pour les examiner et ensuite faire la sélection et contacter les candidats choisis. · le test : les candidats sélectionnés passent, tous des tests ; les candidats qui ont réussi le test sont de nouveau convoqués pour l'étape suivante ; · l'interview : il s'agit de tester la personnalité du candidat et éventuellement poser des questions sur son cv ; · la vérification de référence : après toutes ces étapes, le directeur des Ressources humaines va alors vérifier les références que les candidats on fournies. · l'offre d'emploi : après vérification des références, le DRG contacte le candidat choisi pour le poste concerné et procède aux finalités d'embauche ; · la formalité d'embauche est la dernière étape avant la signature de contrat ; on communique au candidat sélectionné ce que l'organisation attend de lui et on lui demande s'il est d'accord avec les conditions de travail ; si le candidat refuse d'accepter ces différentes conditions, on contacte alors le candidat suivant ; · la signature de contrat : quand le candidat accepte les conditions, on lui fait lire et signer un contrat pré établi. 2. Masse salariale Au PNUD, comme dans toutes les organisations bien structurées, il existe un barème pour déterminer le salaire de chaque salarié. Le DRH est chargé de communiquer le salaire que chaque employé recevra, de dresser la liste de tous les employés avec des mises à jour; il indique au service financier le montant du salaire de chaque employé. Bien que les informations relatives aux salaires soient confidentielles on m'a autorisé à communiquer certaines données. Ainsi, selon le site du Pnud, le salaire minimum varie entre 46,848$ et 49,976$ par an. Pour le personnel cadre il varie entre 129,483$ et 143,878$ par an Comme partout ailleurs, la détermination au salaire dépend aussi de la situation matrimoniale et de l'ancienneté dans le grade initial. 3. Conflits internes Il n'existe aucune entreprise, organisation ou institut qui fonctionne sans conflits internes. Souvent, les raisons des conflits sont la jalousie, le stress et la méconnaissance des efforts fournis. Suite à plusieurs conflits au sein de l'institution du PNUD, ont été créés deux mécanismes internes pour régler les conflits.
4 Mobilité et gestion des carrières Le PNUD a des représentations presque partout dans le monde surtout dans des pays en voie de développement. Il doit gérer au mieux les carrières de tous ces employés internationaux et nationaux. Chaque fois qu'un employé arrive à l'âge de la retraite, on le remplace comme dans d'autres organisations. Pour ce qui concerne les employés internationaux après la fin de leurs contrats ici au Niger on va les muter dans un autre pays. On attend souvent qu'une autre personne soit libérée pour pouvoir muter celui qu'est arrivé au terme de son contrat. 5 Formation Au sein du Pnud, la formation est très importante parce que pour chaque poste exige un niveau précis de qualifications. Pour les services généraux (chauffeur, secrétaire, technicien de surface, etc. ...), le niveau exigé est celui des études secondaires, c'est-à-dire le baccalauréat. Pour les professionnels (directeur de ressources humaines, économiste, représentant etc..), le niveau exigé est d'avoir une formation universitaire, le plus souvent de 2e cycle. 6 Communication et information Dans toute entreprise, organisation ou institution, la communication est essentielle. Sans communication, aucune institution ne peut fonctionner. La communication sous le système des Nations Unies consiste essentiellement en une base de données sous lotus qui contient toutes les informations personnelles ou collectives. Seuls les fonctionnaires d'un certain niveau peuvent y accéder. La communication interne se déroule grâce à la messagerie électronique, aux réunions et aux mémorandums. De plus, pour mieux communiquer le PNUD prend en compte les avis du personnel, puisqu'il organise au sein de l'organisation des enquêtes pour recueillir les avis. Le système utilisé pour faire cette enquête s'appelle Global Staff Survey. 7 Conditions de travail et de sécurité Pour assurer le bon fonctionnement de toute organisation, il faut offrir au personnel les meilleures conditions de travail et de sécurité. Le Pnud fait tout pour mettre ses employés dans les meilleures conditions de travail possibles. Mais souvent c'est difficile de répondre aux besoins de chaque individu, puisque chacun a ses propres besoins, surtout par rapport aux salaires. C'est pour cela que le PNUD a créé une association du personnel pour défendre les intérêts des membres.
Pour assurer le bon fonctionnement du Pnud, l'organisation a tout fait pour satisfaire le personnel. Le PNUD met à la disposition du personnel les outils de travail modernes tels que les ordinateurs derniers cris et les téléphones de service, mais il n'est pas permis d'utiliser le téléphone de service pour des appels personnels. Enfin d'éviter les abus, le PNUD offre des cartes de recharge pour téléphones portables aux employés. De même, les bureaux sont tous équipés de climatiseurs et de fauteuils confortables. Une cafétéria est mise à la disposition du personnel avec tout le nécessaire pour une collation pendant les pauses.
Le PNUD a un service de sécurité chargé notamment du filtrage des visites. Les employés du PNUD doivent être équipés d'un badge avec photo et titre au PNUD. Même les véhicules de l'ONU sont fouillés avant d'entrer dans la cour du PNUD. Les employés du PNUD nous ont confirme qu'ils se sentent en sécurité avec cette méthode de surveillance. Les cadres sont équipés d'une radio qu'ils doivent toujours garder avec eux pour rester au courant de la situation journalière de sécurité. 8. Observations et suggestions Le fait d'avoir changé de compagnie de sécurité a entrainé l'amélioration du système de sécurité et de contrôle des visites. Ceci est un point positif pour les locaux qui abritent des services internationaux. Par contre, il n'existe aucun service visible d'accueil et d'orientation. Quand on rentre dans les bureaux du PNUD, on doit donc demander l'information à la première personne rencontrée, qui peut être aussi venue pour une visite. Il serait utile de placer un comptoir d'information à chaque étage pour orienter les visiteurs dans les bureaux des différents fonctionnaires du PNUD. * 12 _Institutions de Bretton WOODS : Les institutions de Bretton-Woods ont été fondées sur un principe de mettre en place un système multilatéral de coopération économique afin de promouvoir le libre-échange et la stabilité monétaire et de favoriser l'expansion économique.
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