1.2 Le principe de l'intégration
Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs systèmes
d'information constitués d'applications spécifiques
séparées, ces diverses applications ne peuvent communiquer
qu'à travers des interfaces. Cependant, les techniques
d'interfaçage n'arrivent pas à résoudre
complètement cette désintégration des systèmes
d'information. En effet, même en présence de ces techniques, la
qualité des informations transmises entre les différents domaines
de l'entreprise reste très pauvre : ces informations sont parfois
incohérentes et toujours disponibles avec retard (Deixonne, 2001).
Par conséquent, une intégration des applications
s'avère indispensable pour améliorer la rapidité de la
transmission des informations entre ces diverses applications tout en assurant
la fiabilité des informations communiquées.
D'ailleurs d'après Bidan (2004),
« l'intégration a pour objectif la coopération des
applications au sein d'un système unique et pour caractéristique
une base de données logique unique ». Il s'en suit que
l'intégration implique l'existence d'une base de données unique
partagée par toutes les applications. En effet, c'est à travers
l'unicité de la base de données qu'on peut éviter les
risques d'incohérence et de redondance existant lors des multiples
opérations de traitement de données et harmoniser par la suite
les différents processus de l'entreprise.
En outre, selon Pérotin (2004), le concept
« intégration » recouvre plusieurs champs :
Ø Le contrôle comptable :
L'intégration se révèle comme étant la
capacité de chaque unité de communiquer une image claire de son
fonctionnement et ce, en fournissant les données relatives à ces
activités selon un système de représentation
standardisé unique.
Ø L'information : L'intégration vise la non
redondance des saisies et des traitements des informations. Ceci est
favorisé par la possibilité de partager les données
communes.
Ø La structure organisationnelle :
« L'intégration est une coordination accrue (coûts de
coordination diminués) par une standardisation des processus, une
communication améliorée, une redéfinition des
rôles,...) » (Pérotin, 2004).
L'intégration désigne donc à la fois
l'homogénéisation et la mise en cohérence du
système d'information de gestion (Rowe, 1999) et présente deux
caractéristiques opérationnelles majeures à savoir
l'unicité du référentiel et
l'homogénéité des processus.
En effet, le principe de l'intégration consiste
à n'enregistrer une information qu'une seule fois tout en prenant
compte, dés le début, de tous les traitements possibles de cette
information à chaque étape du processus de la gestion. C'est pour
cela qu'on doit au préalable concevoir un système complet
permettant de fournir les informations nécessaires au fonctionnement de
l'ensemble des grandes fonctions de l'entreprise.
Pour mettre en place un tel système, il faut tout
d'abord bien élaborer la liste des paramètres à
intégrer dans les différents fichiers relatifs aux
différentes fonctions. Il est à noter que la conception de ces
fichiers est un travail collectif qui fait intervenir toutes les grandes
fonctions de l'entreprise. Une fois les fichiers sont conçus, il
convient par la suite à chacune des fonctions de mettre à jour
ses fichiers.
La gestion intégrée est donc assurée
grâce à un mélange de pratiques et formes
organisationnelles et d'aspects techniques (ordinateurs, logiciels,
réseaux,...). C'est dans cette perspective qu'on va présenter
l'ERP en tant qu'une technologie de l'intégration.
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