Chapitre II - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE
INTERNE
(EN MATIERE DE VENTE)
Nous étudierons successivement :
Quels sont les principaux objectifs du contrôle interne
en matière de ventes ;
Quelles sont les questions essentielles à se poser pour
juger le contrôle interne en matière de ventes.
Nous les examinerons pour chacune des phases du processus de
ventes ; à savoir :
- L'acceptation, le traitement et l'exécution de la
commande ;
- La facturation ;
- L'enregistrement des factures ;
- Le suivi des
comptes « clients »
1 Acceptation,traitement et exécution de la
commande.
Le contrôle interne doit garantir que :
Toutes les commandes sont traitées
rapidement, cette pratique permettant d'entretenir de bonnes relations
avec les clients et prévenant les oublis.
L'enregistrement chronologique et quotidien des commandes et
la surveillance constante de exécution constituent à cet
égard une procédure satisfaisante.
Les conditions de la commande sont
acceptables (elles doivent, en effet, être
étudiées avec soin avant d'accepter la commande) : Le prix
offert et les délais de paiement sont - ils acceptables eu égard
à la politique de l'entreprise ? Les marchandises commandées
sont - elles en stock ou peut-on les fabriquer dans un délais
raisonnable ? Où ces marchandises doivent-elles être
livrées et par quel moyen de transport ?
L'approbation des conditions de la commande par un responsable
est le plus souvent nécessaire.
Le client est solvable : la commande
reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit
maximum qui lui est alloué.
S'il s'agit d'un nouveau client, sa solvabilité doit
être examinée ;
Une fois la commande acceptée, l'exécution en
est prévue : il convient donc d'informer rapidement soit le service
de production, soit le magasin (et/ou le service livraison).
2 Facturation.
Que le système soit manuel ou automatisé, les
procédures de livraison et de facturation doivent donner l'assurance
que :
Les factures sont toutes
correctement et rapidement établies ;
Les quantités livrées ont
été correctement saisies et correspondent aux quantités
commandées ;
Les prix sont correctement
appliqués et les différents rabais ou remises
accordés en fonction de l'examen des contrats passés avec les
clients ;
La facture est arithmétiquement
correcte.
3 Enregistrement des factures.
Le contrôle interne doit garantir l'exhaustivité
de l'enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs d'enregistrement
doivent pouvoir être détectées par des procédures
adéquates.
Ces objectifs sont généralement atteints, soit
par un système informatique générant directement les
enregistrements, soit par un système manuel comportant les
éléments suivants :
Les factures sont enregistrées
journellement afin d'éviter tout oubli ou retard ;
Les factures sont enregistrées selon leur suite
numérique, ce qui permet d'en vérifier rapidement
l'enregistrement de la totalité, soit par les pointages du journal des
ventes, soit par le pointage d'une liste récapitulative des ventes
journalières ;
Une séparation correcte des
tâches est assurée : les journaux de ventes doivent
être établis, dans la mesure du possible, par une personne ou un
service indépendant de la facturation et surtout de la tenue des comptes
« Clients » et n'ayant pas accès à la
trésorerie ;
Des contrôles et rapprochements
globaux sont effectués.
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