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La mise en place d'un dispositif référentiel de controle interne

( Télécharger le fichier original )
par Bernard Claude ASSAMOI
Agitel - Formation - Diplome d'Ingenieur Comptable et Financier ( BAC+5) 2005
  

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5 Paiement des factures

a) Objectifs du contrôle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants :

Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;

La mise en paiement est dument autorisée ;

Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

b) Organisation correspondant à ces objectifs

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne :

Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et des bons de commande ;

La mention «  bon à payer » n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.

Le « bon à payer » est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est indiquée, dès la réception, sur les exemplaires autres que l'original.

Les factures comptabilisées porte la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

6 Informations et contrôle de l'information

a) Analyse des achats

La comptabilité générale n'établit qu'une ventilation particulière des achats : ventilation par nature. Elle est souvent insuffisante pour déceler certaines faiblesses existantes. La comptabilité analytique permet normalement obtenir une ventilation plus fine des achats et des frais,par service,par usine ou encore par fonction (production,commerciale, etc.).

b) Rapport à la direction

Les informations à la direction peuvent s'avérer utiles pour la prise de décision ; par exemple :

Analyse des engagements en cours (contrôle de qualité, et de prix etc.) ;

Politique d'obtention d'escomptes ou de rabais ;

Evolution des acomptes sur commandes ;

Comparaison avec les dépenses budgétées ;

Rapport sur le contrôle des factures.

c) L'Auditeur interne

L'Auditeur interne doit s'assurer en permanence que les procédures sont correctement appliquées.

D'autres travaux peuvent porter sur l'examen des justificatifs. Tels que factures, relevés des fournisseurs, contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de détecter des engagements non saisies).

Enfin, en relation avec les problèmes de trésorerie, l'auditeur interne pourra porter une attention particulière aux conditions de paiement acceptées par l'entreprise (escomptes non demandés, paiements anormalement anticipés, etc.).

PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER

Elles se regroupent autour de trois questions essentielles :

Toutes les charges et dettes sont-elles enregistrées ?

Toutes les charges et dettes enregistrées correspondent-elles à des faits réels ?

Les achats sont-ils enregistrés dans le bon exercice ?

Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de produire :

Soit non cela ne peut se produire, parce que telle procédure existe.... ;

Soit oui cela peut se produire, parce que (pas de procédure, procédure inadaptée, etc....).

1Toutes les charges et dettes sont-elles enregistrées ? (Exhaustivité des enregistrements)

a) Les risques pouvant exister

Omission de l'enregistrement d'une facture reçue.

Réception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture à recevoir.

Omission de l'enregistrement d'un avoir.

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes « fournisseurs »

b) Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :

Création systématique d'un bon de réception à la livraison de la marchandise ou lors de la réalisation de la prestation ;

Transmission systématique des bons de commande et des bons de réception à la comptabilité (ou au service chargé du rapprochement avec les factures) ;

Suivi des bons de réception et procédures de rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures ;

Classement des bons de commande et des bons de réception en attente de la facture (à la comptabilité ou dans un autre service) ;

Utilisation de ces bons pour émettre des situations comptables ou élaborer le bilan en fin d'exercice ;

Procédure d'apurement périodique des bons de réception en instance depuis un certain temps (information auprès auprès des services concernés, réclamation aux fournisseurs, etc.) ;

Numérotation des factures reçues ;

Suivi des factures reçues et envoyées dans différents services, soit pour approbation, soit pour mise en paiement ;

Contrôles tendant à prévenir l'enregistrement tardif des factures ;

Examen par la comptabilité des relevés des fournisseurs ;

Procédure de centralisation des demandes d'avoir ;

Procédure de suivi des ristournes à obtenir ;

Séparation des fonctions entre demande d'avoir, réception de la facture, comptabilisation et opérations de trésorerie ;

Comptabilité ;

Relance des fournisseurs pour les avoirs non reçus.

c) Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement :

Sélectionner des bons de réception et s'assurer de l'enregistrement des factures correspondantes ;

Sélectionner des doubles de bons de commande, retrouver les bons de réception et les factures correspondantes et s'assurer de leur enregistrement ;

Sélectionner des relevés « fournisseurs » et comparer avec les factures enregistrées pour détecter l'omission éventuelle de certaines factures ;

Sélectionner des bons de réception en attente de facture et vérifier que les charges à payer correspondante ont été enregistrées en comptabilité ;

Sélectionner des factures de s'assumer que les bons de réception, y sont joints ; Sélectionner des demandes d'avoirs, retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants.

2 Toutes les charges et dettes enregistrées concernent -elles bien l'entreprise ?

(Réalité des enregistrements)

a) les risques pouvant exister

Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opération irrégulière ou non autorisée, d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques peuvent se traduire de la manière

Enregistrement d'achats non effectués (ou de services non rendus à l'entreprise)

Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées

Non détection d'erreurs qui peuvent entacher les factures

Non détection d'erreurs

b) Exemple de dispositifs de contrôle à examiner

Procédures de commande : limites et autorisations correspondantes ;

Rapprochements effectués entre bon de réception et facture : liste des personnes habilités à signer les bons de réception ;

Autorisation de paiement des factures ;

Annulation des originaux pour prévenir les réutilisations éventuelles ;

Contrôles effectués par les différents services (par la comptabilité en particulier) en ce qui concerne les qualités facturées, les prix unitaires, les ports et le calcul de laT. V. A. (apprécier en particulier dans quelle mesure ces contrôles sont de nature à détecter toutes les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre sur sa facture par référence aux contrats d'achats ou aux termes des commandes) 

Écritures f'imputation retenues pour les comptes de charges ;

Organisation de la comptabilité « fournisseurs » ;

Pointage et suivi des comptes «  fournisseurs » ;

Concordance entre la comptabilité générale (comptes collectifs « Fournisseurs » et la comptabilité auxiliaire (comptes individuels « Fournisseurs » ;

Codification des factures reçues ;

Instructions données aux comptables chargés des imputations en ce qui concerne la

T .V.A non déductible (T.V.A. sur, voiture de tourisme, cadeaux, etc.) ;

Saisie des éléments de TVA à faire figurer sur les déclarations des chiffres d'affaires : l'entreprise travaille - t-elle à partir de la comptabilité (si elle est terminée avant la date de la déclaration) ou sur des bases extra - comptables ? Dans ce dernier cas, comment régularise-t-elle les écarts éventuels ?

Respect des règles fiscales, notamment en matière de déductibilité de la TVA.

c) Quelques pours s'assurer du bon fonctionnement :

Sélectionner des factures enregistrées en comptabilité, s'assurer que les commandes et les bons de réception correspondants ont été approuvés par les personnes compétentes ;

Vérifier la réalité de certains achats ou prestations : contrôle de visu de la marchandise, recherche des enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommations, etc. ;

Sélectionner des factures et vérifier les calculs et les imputations.

3 Les charges sont-elles enregistrées dans le bon exercice ?

(Coupure des enregistrements)

a) les risques pouvant exister

Mauvais rattachement des charges à un bon exercice (entraînant une surévaluation ou une sous-évaluation des résultats).

b) Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :

Instructions données à la comptabilité pour respecter la coupure ;

Suivi des factures reçues ;

Suivi des bons de réception en attente de facture à la clôture ;

Procédures d'inventaire ;

Mention « avant inventaire » et « après inventaire » sur les factures ;

Procédures relatives au suivi des ristournes à recevoir.

b) Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement :

Examiner pour chaque compte de charges : les dernières (durée à prévoir) factures de l'exercice et les premières (durée à prévoir) factures de l'exercice suivant, et vérifier que les périodes auxquelles elles se rattachent sont correctes.

Au préalable déterminer, selon l'entreprise, les comptes ou les risques qui peuvent être les plus importants (assurance, loyer, électricité ou achats, etc.) ;

Prendre les bons de réception correspondant aux périodes précédent et suivant la clôture de l'exercice et examiner la coupure ;

Rapprocher les comptes de charges à payer et des charges payées ou comptabilisées d'avance avec les justificatifs correspondants ;

Examiner les rabais, ristournes et remises obtenus (ou à obtenir) des fournisseurs pour l'exercice.

Telles sont les questions essentielles que doivent, à notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procéder à une première analyse de leur contrôle interne en matière d'achats.

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"Il ne faut pas de tout pour faire un monde. Il faut du bonheur et rien d'autre"   Paul Eluard