4 Constatation des dettes
a) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantie que :
Les dettes sont constatées au fur et à mesure
de la réception des fournitures et des services ;
La comptabilité est correctement organisée
pour traiter ces opérations
b) Organisation correspondant à ces
objectifs
La comptabilité doit être en mesure de
détecter les marchandises reçues pour lesquelles
aucune facture n'est encore parvenue .A cet
égard,une bonne procédure (parmi d'autres possibles) consiste
à transmettre systématiquement à la comptabilité
les doubles des bons de commande et des bons de réception .Ceci permet
à cette dernière,d'une part,d'effectuer le regroupement en liasse
du bon de commande,du bon de réception et de la facture ; d'autre
part,de pouvoir connaître à tous moments l'ensemble des
réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore
été reçue.
Il est nécessaire que la comptabilité soit
organisée de manière que soient évités :
La perte ou simplement l'absence de suivi des
factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les
factures soient centralisées dès réception par la
comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux
différents services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple
au service « achats » pour vérification des
prix facturés).De plus, les délais de circulation dans les
différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire
obstacle à la récupération de la TVA dans les
délais normaux ;
Les confusions dans la ténue des comptes
fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et
détériorer l'image de marque de l'entreprise ;
Les retards de règlement qui peuvent
se traduire par versement d'indemnités ;
L'enregistrement incorrect des charges
nées de ces opérations.
A cet égard, on peut mentionner les procédures
suivantes :
Dès leur réception, les factures sont
numérotées, afin de permettre leur identification et
datées afin de mémoriser leur date d'arrivée ;
Avant d'être vérifiées, elles doivent
être classées en attente.
Un certain nombre d'opérations est
effectué avant l'enregistrement de la facture ;
Rapprochement de la facture
et du bon de réception en vue de s'assurer que la
facture correspond à une réception effective et
acceptée ;
Vérification de la facture : additions,
multiplications, prix unitaire calcul des taxes ;
Affectation comptable des montants figurant
sur la facture : comptes de charges, de T.V.A,
fournisseurs éventuellement imputation analytiques ;
Concernant le problème particulier de la TVA
à récupérer, des instruction écrites
précises sont données aux comptables charges des imputations en
mentionnant les cas ou la récupération est possible,les cas ou
elle ne l'est pas,l'application éventuelle de pourcentage de
récupération,et ;
Approbation de la facture, par une personne responsable.
Une fois enregistrée, la facture doit être
classée dans un échéancier jusqu'à ce quelle soit
payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et
la comptabilité doit entre en mesure de les suivre, par
exemple :
En cas de retour des marchandises
après un premier usage qui n'a pas donné satisfaction,il convient
d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au
fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en
général par diverses négociations qui se prolongent dans
le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des
réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens
doivent faire l'objet d'un contrôle constant, notamment à
l'occasion de l'établissement des comptes de fin d'exercice ;
En cas de livraison incomplète, des
précautions doivent être prise quant aux modalités de
règlement ;
Si des avances sont versées au
fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu'elles
viennent en déduction du règlement définitif
Si des ristournes constituent une habitude de
la profession, une procédure particulière doit être mise en
oeuvre pour les suivre.
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