3Le personnel est payé conformément aux
décisions de la direction.
La direction de l'entreprise doit avoir l'assurance que,
conformément à ses décisions, la paie est
contrôlée. Ceci implique :
-Un suivi des temps travailles ;
-L'application des bases autorisées et le contrôle
de la préparation de la paie ;
-L'approbation par un responsable des éléments de
paie.
a) Le suivi des temps
Lorsque les employés sont
payés sur des bases mensuelles, le problème du
suivi des temps ne se pose pratiquement pas, sauf en ce qui concerne les
absences et les heures supplémentaires.
Lorsque les employés sont
payés sur d'autres bases (heures travaillées,
pièces produites, pièces produites, etc.) des procédures
doivent être mises en place pour déterminer le nombre d'heures ou
d'unités de production sur la base desquelles l'employé sera
rémunéré.
Dans ce cas, certaines règles doivent alors être
prévues :
-Les fonctions de comptabilisation des temps, de
vérification du calcul des relevés et de préparation de la
paie doivent être rigoureusement séparées ;
-Il est préférable, dans la mesure du possible, que
l'enregistrement des temps de présence ou de travail soit
effectué selon des moyens mécaniques ou automatiques, excluant
ainsi les aléas d'erreurs humaines et de fraudes
éventuelles ;
-Les relevés d'heures, hebdomadaires ou mensuels, doivent
être établis par des contremaîtres ou agents de
maîtrise dûment habilités ou par une personne des
services « paie » ou « Personnel »
n'ayant pas accès au calcul et à la préparation des paies.
Dans certains cas, ces relevés peuvent être effectués
directement par les employés et faire l'objet d'une approbation
(signature sur le relevé par exemple) de la part des contremaîtres
ou des chefs d'équipe.
Il peut s'avérer également possible ou souhaitable
de mettre en place des documents de procédures de recoupement des heures
travaillées ou d'utiliser ceux existant (émis en vue par exemple
de la détermination des prix de revient des produits fabriqués
par l'entreprise ; il en est ainsi notamment des bons de travail).
En ce qui concerne les salariés payés au nombre
d'unités produites, les contrôles peuvent être basés
sur la comparaison des relevés de travail aux pièces quotidiennes
ou hebdomadaires (établis et approuvés selon les mêmes
modalités que les relevés de temps) avec le montant de
pièces totalement achevées et entrées en magasin au titre
de chaque ordre de fabrication.
En ce qui concerne l'enregistrement, l'autorisation et le
contrôle des heures supplémentaires, il est
nécessaire que l'entreprise définisse :
-Sur quelle base les heures supplémentaires sont
payées ;
-Qui autorise ces heures et leur paiement (cette personne doit
être indépendante des
services « personnel » ou
« paie ») ;
-Comment cette autorisation doit être
matérialisée. Il est à noter que le contrôle des
heures supplémentaires effectivement réalisées doit
pouvoir s'effectuer selon les mêmes modalités que le
contrôle des horaires normaux de travail (exemple : horloge
pointeuse).
Le règlement intérieur de l'entreprise a
généralement prévu les heures d'ouverture et de fermeture
des locaux et la durée du travail.
Les horaires devant respecter la réglementation du travail
et les conventions collectives, ils constituent en eux-mêmes un excellent
contrôle de la base de calcul des rémunérations et des
limites à ne pas franchir.
En ce qui concerne l'enregistrement et le contrôle
des absences, le problème ne se pose pas pour les personnes
rémunérées au temps passé ou aux unités
produites, la prise en compte de leur temps de travail effectif traduisant
automatiquement, par exemple, leurs absences. En revanche, les
rémunérations dues au personnel payé à la semaine
ou au mois subissent généralement des retenues du fait d'absence.
Dans ce cas, différentes procédures peuvent être
utilisées afin de les relever : soit que les employés
utilisent des cartons de pointage (ceux-ci sont nécessaires en cas
d'horaire variable afin de s'assurer de leur présence durant le temps
minimum requis), soit qu'ils paraphent personnellement et quotidiennement une
feuille attestant leur présence ; soit enfin que le chef de
service signale les absences au service du personnel. On mentionnera
également la nécessité d'un suivi des vacances prises, des
jours fériés et des jours de congés spéciaux
accordés.
En cas d'accident de travail ou de maladie, une
information écrite doit être transmise au service responsable du
calcul de la paie, indiquant le nom de la personne, la date de prise d'effet de
l'absence et la date prévue de retour.
Enfin en ce qui concerne les congés payés,
la tenue de fiches individuelles par
salarié, récapitulant les droits annuels aux
congés acquis par chacun d'entre eux ainsi que les
dates de vacances effectives et prévisionnelles, permet d'assurer un
contrôle satisfaisant.
b) L'application des bases autorisées et le
contrôle de la préparation de la paie
Une personne ou un service n'ayant pas d'autres fonctions en
matière de paie doit être responsable de la préparation de
tous les documents relatifs à la paie et effectuer les calculs
nécessaires. Le chiffre final de paie est calculé en fonction des
heures travaillées réelles ou du nombre de pièces
réalisées, à partir de taux unitaires approuvés.
Les déductions pour cotisations aux organismes de
sécurité sociale, de retraites et d'assurance-chômage
doivent être calculées en veillant à respecter les
prescriptions légales (bases et taux d'imposition, plafond de
rémunération) ; il convient donc que le service ou la
personne responsable de ces calculs soit régulièrement et
rapidement informé des modifications affectant ces données et
leur date d'application. Les autres déductions doivent l'être en
fonction des autorisations ou éléments communiqués
(avances, acomptes, prêts) figurant au dossier de chaque
employé.
Un bon contrôle interne implique qu'un contrôle des
calculs relatifs à la paie soit effectué périodiquement
par un responsable comptable, administratif ou financier de l'entreprise.
c) L'approbation par un responsable des
éléments de paie.
Il est utile que les journaux de paie soient visés par les
responsables des services intéressés, qui ne participent pas
à la préparation de la paie, afin de s'assurer de la
conformité de ceux-ci avec l'effectif réel et avec les conditions
de rémunération fixées.
Il doit en être de même, à notre avis, si la
paie est informatisée (notamment, il est particulièrement
important de prévenir tout risque d'introduction de salarié
fictif lorsque le service « paie » a un contact direct avec
le service « informatique »).
d) Le paiement des
rémunérations.
Le paiement par virement bancaire présent de nombreux
avantages, mais il n'est pas toujours possible.
Lorsque certains salaires sont payés par cheques, ceux-ci
doivent être établis par une personne indépendante du
service « paie » à l'aide des bulletins de
paie. En aucun cas, les chèques signés (ou les enveloppes
contenant les espèces) ne doivent être renvoyés au service
de la paie pour qu'il en fasse directement la remise aux employés. De
même, il est à éviter de remettre les enveloppes aux
contremaîtres ou aux chefs d'équipe, une telle procédure
comportant un risque de constitution d'effectifs fictifs. Il est donc
souhaitable qu'une personne n'ayant aucune autre responsabilité dans le
domaine de la paie soit désignée pour effectuer la
distribution.
La liste des rémunérations non
réclamées doit faire l'objet périodiquement d'un examen
par le service comptable ou par les auditeurs internes.
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