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La mise en place d'un dispositif référentiel de controle interne

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par Bernard Claude ASSAMOI
Agitel - Formation - Diplome d'Ingenieur Comptable et Financier ( BAC+5) 2005
  

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4L'entreprise s'acquitte normalement des charges sociales.

La comptabilité (ou service de paie ou le service du personnel) doit être organisée pour connaître : la liste des déclarations à effectuer (CGRAE ou CNPS, etc.) ; les délais de paiement ; le taux à appliquer aux salaires.

Les éléments de base du contrôle interne sont à cet égard essentiellement la compétence du personnel et la supervision par un responsable du respect des conditions propres à l'établissement des déclarations (forme, délais, taux, etc.)

5L'entreprise s'acquitte normalement des impôts assis sur les salaires.

Ce sont principalement : la taxe sur le traitement des salaires (ITS) ; la taxe d'apprentissage ; la participation des employeurs à la formation professionnelle continue (FDFP) ; contribution nationale à la reconstruction (CNR).

On mentionnera également :

Que la taxe professionnelle est assise en partie sur les salaires ;

Que certaines taxes sont ; parfois temporairement, instituées pour des motifs propres à la Nation (par par exemple taxe pour la contribution nationale de reconstruction, cause de guerre.)

PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER

Elles se regroupent autour de trois questions essentielles :

Toutes les charges et dettes de personnel ont-elles été enregistrées ?

Toutes les charges et dettes enregistrées concernent-elles bien l'entreprise ?

Les charges de personnel sont-elles enregistrées dans le bon exercice ?

Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de répondre :

- Soit non cela ne peut pas se produire, parce que telle procédure existe ;

- Soit oui cela peut se produire, parce que pas de procédures, procédure inadaptée, etc.

1Toutes les charges et dettes de personnel sont-elles enregistrées ?

(Exhaustivité des enregistrements)

a) Les risques pouvant exister

Non enregistrement de salaires et / ou de rémunérations dues au personnel.

Non enregistrement des charges sociales sur les rémunérations du personnel.

Ce dernier risque est particulièrement grave car il peut entraîner le non-paiement de charges sociales et par suite des pénalités.

Mentionnons également que le non-paiement de charges sociales peut, dans certains cas particuliers, être assimilé à une cessation des paiements. Il peut en résulter des risques spécifiques sur la continuité de l'entreprise ou des obligations de signaler la situation anormale (déclaration de cessation de paiements)

b) Exemples de dispositifs à examiner :

- Conditions de comptabilisation des rémunérations ;

- Prise en compte de tous les éléments des contrats (en particulier : primes, indemnités) ;

- Procédure de constitution des charges à payer en fin d'exercice pour les frais de personnel ;

- Liaisons entre les services du personnel, de la paie et de la comptabilité ;

- Procédure d'établissement des déclarations suivie pour s'assurer qu'aucune n'est oubliée et que le dépôt en est effectué en temps utile ;

- Procédure d'information du service « comptabilité » pour les charges sociales à enregistrer, provisionner et payer.

c) Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement :

- Sélectionner les dossiers de personnel et s'assurer que toutes les rémunérations prévues sont enregistrées ;

- Sélectionner certains avantages accordés au personnel (primes, indemnités, etc.) et s'assurer qu'ils sont enregistrés en temps utile :

- Vérifier pour plusieurs mois l'enregistrement effectif des charges sociales.

2Toutes les charges et dettes enregistrées concernent-elles bien l'entreprise ?

(Réalité des enregistrements)

a) Les risques pouvant exister

Paiement de personnel fictif ;

Paiement de salaires pour des travaux non effectués ;

Paiement de salaires à des conditions non autorisées ;

Erreur dans le calcul ou l'enregistrement de la paie.

b) Exemples de dispositifs à examiner :

- Séparation des taches entre l'embauche, l'établissement de la paie, l'enregistrement des charges, le paiement et l'enregistrement des opérations de trésorerie ;

- Rotation du personnel dans le service de paie ;

- Existence de dossiers individuels et de lettres d'engagement ou de contrats comprenant les rémunérations autorisées ;

- Notification systématique au service « paie » des engagements et des licenciements ;

- Contrôle des salaires non réclamés ;

- Contrôle sur les différents lieux ou les paies sont effectuées ;

- Rapprochements avec les paies des mois précédents ;

- Procédures de contrôle des effectifs ;

- Impression des noms sur les journaux de paie et contrôles effectués avec les dossiers ;

- Conditions de paiement de la paie (signature des chèques ou virements, comparaison de la liste des chèques et virements avec le journal de paie et rapprochements de banque par des personnes indépendantes de la paie ;

- Procédure d'octroi de primes ;

- Suivi des heures supplémentaire ;

- Suivi des absences ;

- Contrôle des commissions ;

- Procédure retenue pour les déductions à opérer ;

- Contrôles sur les paies au service « paie » ;

- Contrôles éventuels par les chefs de service avant distribution de la paie ;

- Vérification des paies avec les informations détenues au service du personnel.

c) Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement :

- Sélectionner des personnes figurant sur les listes de paie mensuelle (ou hebdomadaires) et se faire confirmer par un responsable la présence effective de chacune des personnes choisies ; la cas échéant, utiliser des moyens de recoupement divers pour contrôler l'existence de ces personnes (relevés d'effectifs, signature éventuelle des reçus de paie, etc.) ;

- Assister à la remise de la paie ;

- Sélectionner, à partir d'informations détenues dans certains services, des personnes ayant quitté l'entreprise et vérifier qu'elles ne figurent plus sur les listes de paie mensuelles ;

- Contrôler la concordance entre la date de départ des employés et la date portée sur le dernier bulletin de paie ;

- Contrôler les temps enregistrés avec les relevés d'horloge, les temps standards, les contrats, les absences et les vacances ;

- Contrôler les heures supplémentaires payées avec les relevés d'horloge et les autorisations nécessaires ;

- Contrôler les salaires à la pièce avec les approbations des contremaîtres ;

- Rapprocher les commissions payées et les ventes effectuées ;

- Sélectionner des dossiers de personnel et vérifier que toutes les autorisations de modifications y figurent pour justifier le dernier salaire apparaissant sur la liste de paie ;

- Relever les conditions de salaire figurant dans certains dossiers et les faire certifier par les personnes compétentes (chef de service, directeur, etc.) ;

- Contrôler des fiches de paie, vérifier ou refaire les calculs concernant : la rémunération brute à partir du contrat ; les heures supplémentaires ; les primes ; les déductions (taux, base, plafond, CNPS, etc.) ; les totaux et sous totaux ;

- Contrôler le récapitulatif des paies : selon leur importance, vérifier soit quelques pages et le récapitulatif, soit l'ensemble ;

- Contrôler les reports des journaux de paie ;

- Contrôler l'enregistrement comptable avec le récapitulatif des journaux de paie.

Remarque : Les rémunérations des dirigeants doivent faire l'objet d'une autorisation par le conseil d'administration.

3La coupure des charges est-elle faite correctement? (Coupure des enregistrements)

Les travaux effectués (examen théorique et pratique) pour obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont bien été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) sont normalement suffisants pour obtenir l'assurance que la coupure des enregistrements est correcte.

Toutefois, une assurance complémentaire peut être obtenue par la recherche de dettes salariales non enregistrées.

A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour leur recherche consiste en un examen des opérations enregistrées après la fin de l'exercice. En effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par un paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de trésorerie, les journaux de paie ainsi que les pièces justificatives de l'exercice suivant constitueront la base des recherches.

De manière complémentaire, une relecture rapide des contrats importants du personnel et des litiges en cours avec le personnel est susceptible de détecter des engagements auraient déjà dû être comptabilisés.

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