1.2 Le Cycle de traitements comptables
informatisés par le comptable
1 Le contrôle des pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives en provenance de
l'intérieur du pays (agences de provinces) ou des services internes de
l'entreprise doivent faire l'objet d'une vérification préalable
par le comptable. Aussi il sera vérifiés, les mentions
légales telles que l'existence de cachets et signatures, la justesse des
calculs, la concordance entre les factures et les bons de commande et les
bordereaux de livraison s'il y a lieu. En cas d'anomalie sur une pièce,
le comptable doit procéder à une correction en contactant les
émetteurs de la pièce avant de les enregistrer dans la
comptabilité.
2 L'Imputation des pièces
comptables
Lorsque le comptable (2) en agence a vérifié
toute les pièces justificatives il procède à leur
imputations comptable (PIC) à l'aide d'une pièce d'imputation,
cette opération est appelée la pré-comptabilisation. Ainsi
on retrouve
3 La Saisie des pièces comptables
La saisie doit se faire à partir des pièces
d'imputations comptables et par le journal. Pour éviter toute confusion
entre les pièces d'imputations comptables saisies et les non saisis,
nous recommandons qu'il soit apposé un cachet portant la mention «
saisie » ou « traitée », ainsi que la date de saisie.
Les pièces comptables doivent être saisies sans retard dans la
chronologie des opérations.
4 Le Contrôle des saisies par le chef
comptable
A partir des brouillards des journaux, le comptable doit
procéder au contrôle des saisies effectuées dans chaque
agence par ses assistants, en faisant le rapprochement avec les pièces
d'imputations comptables. Les éventuelles erreurs de saisies
constatées seront corrigées avant l'édition des journaux
définitifs.
5 Le Classement des pièces
justificatives
Il s'agira ici d'agrafer à chaque pièce
justificatives sa pièces d'imputation comptable ayant fait l'objet de
saisie. Elles seront classées dans des classeurs par ordre chronologique
et rangé aux services d'archives à partir du numéro des
pièces ou sur support numérique et en tenant compte du mois, et
de l'ordre d'arriver de la pièce justificative.
6 La saisie des données des journaux
auxiliaires
Quotidienne si la pré-comptabilisation est simple. Elle
sera mensuelle dans le cas de l'adoption du système centralisateur.
Suivi du contrôle de la partie double par le logiciel :
vérification débit=crédit après chaque
écriture.
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