Analyse des ecarts budgetaires de tresorerie d?une entreprise publique, cas de la REGIDESO, direction provinciale

II.2 PROCEDURE DE CONTROLE DE GESTION24(*)

II.2.1 Rôle du contrôle de gestion

Le rôle de contrôleurs de gestion consiste à :

- participer à la fixation des objectifs de la Direction ;

- vérifier à tout moment, que les efforts de chaque entité concourt vers la réalisation de ces objectifs ;

- mésurer les résultats réels et les comparer aux objectif ;

- identifier et analyser les causes des écarts ;

- proposer les actions correctives.

II.2.2 Au niveau des entités opérationnelles

II.2.2.1 Contrôle des indicateurs de gestion

A. Domaine administratif et financier

a. Réception des documents

Les documents ci-après sont attendus des services comptable et financier, ressources humaines, dans cinq jours qui suivent la clôture du mois. IL s'agit de :

- état de réalisation de trésorerie du mois ;

- rapport de gestion des ressources humaines.

b. Travail à faire

- l'état de réalisation de trésorerie

· veiller à la conformité de présentation des documents de gestion ;

· procéder à la vérification arithmétique des recettes, dépenses et du solde ;

· rapprocher les différents soldes des comptes des dépenses avec ventilation des décaissements ;

· examiner les dépenses au niveau de chaque compte et valider les soldes avec les pièces justificatives ;

· retracer les recettes selon leurs différences sources et rapprocher aux pièces justificatives ;

· relever les écarts, erreurs ou omissions et les corriger.

- Pour le rapport de gestion des ressources humaines

· relever les informations sur les effectifs, les arriérés des salaires, les congés, la formation. (nombre de session organisée, nombre agents formés;

· rapprocher les informations du mois avec m-1 et dégager les écarts ; 

· analyser les écarts, obtenir les justifications et éventuellement les corriger.

B. Domaine commercial

a. réception des documents

Obtenir de la Direction commerciale, le rapport mensuel de facturation qui comprend :

· le tableau de l'évaluation de la facturation des ventes consolidées par DCK et DP et détaillées par Secteur et Agence ;

· le tableau d'analyse de facturation ;

· les relevés de non-valeurs et factures mensuelles traitées ;

· procès verbal de l'évaluation des résultats de recouvrement et le tableau synthèses des recettes.

b. Travail à faire

- Facturation par lot :

· veiller à la conformité de présentation des documents ;

· procéder au rapprochement des informations contenues dans le tableau de réparation des ventes par secteur et agence avec celles du tableau de répartition des ventes consolidées de la Direction ;

· rapprocher les informations contenues dans le tableau de répartition des ventes consolidées de la Direction avec le tableau de l'évolution de la facturation ;

· dégager les écarts mensuels et les corriger ;

· analyser l'évolution des différents paramètres de gestion commerciales ; points des ventes à récupérer, point de vente en service, point de vente totale, vente en quantité, vente en valeur sur au moins quatre mois ;

· obtenir des justifications en cas d'évolution anormale de ces paramètres ;

· vérifier que tous les nouveaux raccordements ont des dossiers en bonne et due forme ;

· s'assurer que tous ces raccordements ont été facturés dans le mois.

- non valeurs et factures mensuelles

· obtenir et examiner les motifs ayant abouti aux non valeurs et des factures mensuelles ;

· relever les anomalies éventuelles ;

· proposer des mesures correctives ;

· procéder à la consolidation de la facturation par lot de non valeurs et des factures mensuelles en vue de dégager les ventes du mois ;

· vérifier si les non valeurs ont obtenu l'aval de la hiérarchie locale.

c. Recouvrement

· procéder au rapprochement des documents du Procès verbal de l'évaluation résultats de recouvrement et le tableau synthèse des recettes ;

· retracer les recettes aux bordereaux des encaissements et aux notes de crédit ;

· dégager les écarts éventuels et obtenir leurs justifications ;

· comparer les réalisations aux prévisions et analyser les écarts constatés.

C. Domaine technique et logistique

a. Réception des documents

Obtenir de la Direction Technique, des services d'exploitation et technique, le rapport mensuel d'exploitation technique.

b. Travail à faire

· confronter les données du rapport mensuel synthèse d'exploitation, de maintenance et laboratoire avec celles contenues dans les supports tenus par les différents services techniques ;

· en cas d'écarts, les faire corriger ;

· extraire du rapport mensuel éventuellement corrigé, les indicateurs de gestion technique sur :

§ desserte :

o livraison au réseau ;

o ventes ;

o rendement réseau ;

o équipements électroniques par entité ;

o pression moyenne ;

o heures machines ;

o taux de conformité ;

o taux de disponibilité et taux réserve des GMP.

§ maintenance de GMP (usines et stations) :

o entretiens préventifs ;

o entretiens curatifs des équipements.

§ Maintenance du réseau :

o fuites d'eau ;

o manque d'eau ;

o pose des raccordements ;

o fraudes d'eau ;

o entretiens des chambres de vannes,

o mouvements compteurs ;

o entretiens décanteurs.

§ consommation produits chimiques :

o sulfates d'alumine ;

o chaux hydratée ;

o hypochlorite de calcium ;

o chlorure de sodium ;

o praëstol

§ appui Logistique

o activités de services généraux ;

o achat locaux ;

o magasin ;

o sécurité ;

· s'assurer de l'exécution effective des travaux effectués sur terrain ;

· obtenir des justifications pour les résultats inférieurs aux normes ;

· proposer éventuellement des mesures correctives.

* ²⁴ Procédure de contrôle de gestion de la REGIDESO