Section
II : Les organes de gestion
La structuration de cette section en deux parties
(Département Administratif et Département Technique) traduit
notre souci de faire une distinction entre les activités des centres
principaux de fabrication de cigarettes (Département Technique) et
celles des centres secondaires de la société (Département
Administratif).
I. Le Département
Administratif
I.1. La Direction
Générale
La Direction Générale de la MABUCIG est
basée à Ouagadougou et a pour mission de coordonner et de
superviser l'ensemble des activités de la société. Le
Directeur Général (DG) a pour mission la mise en application des
décisions prises par le C.A. Il est aussi chargé de superviser
l'organisation et le développement de la société. Le DG
fixe en outre les objectifs généraux de l'entreprise et les axes
de développement. Ces missions, le DG les rempli avec la collaboration
de l'Assistance de Direction, et a aussi sous sa responsabilité le
Département Gestion et Développement des Ressources Humaines et
le Service Distribution.
I.1.1 L'Assistante de
Direction
L'Assistante de Direction assure la
communication entre le DG, les autres services et l'extérieur. Elle
s'occupe en plus de :
· la gestion du programme d'activité du DG :
réunions, prises de rendez-vous,
· l'organisation et la participation aux réunions
ainsi que la rédaction des comptes-rendus,
· le traitement de texte, la gestion du courrier et des
appels téléphoniques...
I.1.2 Le
Département Gestion et Développement des Ressources
Humaines
Ce Département s'occupe de la gestion des effectifs de
la MA.BU.CIG. Placé sous la responsabilité du chef de
Département de Gestion des Ressources Humaines, il est chargé des
tâches suivantes :
· le recrutement du personnel,
· la rémunération des salariés,
· la gestion du personnel à travers des fiches de
suivi de chaque employé,
· la formation du personnel en vue de meilleur
rendement,
· le règlement des conflits entre travailleurs.
Pour réduire et mieux, atténuer l'effet de
l'antagonisme de base (les divergences entre les objectifs de l'employeur
cherchant à réduire ses charges et ceux des employés
voulant augmenter leur rémunération), il existe à la
MA.BU.CIG deux (2) syndicats : la Confédération
Générale des Travailleurs du Burkina (C.G.T.B) et l'Organisation
Nationale des Syndicats Libres (O.N.S.L). Les travailleurs peuvent à
travers ces syndicats s'exprimer sur leurs conditions de travail et proposer
des solutions. Il existe en plus de ces syndicats une mutuelle des travailleurs
appelée MU.TRA.M (Mutuelle des Travailleurs de la MA.BU.CIG). Tout cela
contribue à offrir aux travailleurs un cadre agréable de
travail.
I.1.3 Le Service
Distribution
Pour raison de neutralité dans la distribution des
produits fabriqués, il a été créé le Service
Distribution ayant pour mission l'établissement des factures et la vente
des produits de la MA.BU.CIG aux grossistes. Il a été
rattaché à la Direction Générale pour permettre un
contrôle du Directeur Général sur la distribution des
produits.
I.2. La Direction
Administrative et Financière (DAF)
Elle est dirigée par un Directeur Administratif et
Financier qui a pour rôle de superviser toutes les transactions
administratives et financières effectuées au sein de la
société. Elle comprend les services suivants :
I.2.1 Le Secrétariat
Ce service est chargé de la gestion des dossiers tels
que :
· la réception des courriers,
· l'émission et la saisie des correspondances du
Directeur,
· la gestion des fournitures de bureau,
· la gestion de l'agenda hebdomadaire du D.A.F.
I.2.2. Le Service Informatique
La présence d'un Service Informatique dans une
entreprise est très importante en cette ère des N.T.I.Cs
(Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication). Celui de la
MA.BU.CIG a pour mission l'entretien et la maintenance du parc informatique et
aussi l'intervention auprès des utilisateurs de l'outil informatique de
la société afin d'assurer une utilisation optimale des
différents logiciels.
I.2.3 Le Service Comptabilité
Il a pour feuille de route la gestion permanente des comptes
de la société. Pour ce faire, Les tâches sont
organisées en :
· travaux journaliers : consistant à
l'enregistrement courant des opérations sur la base des factures,
pièces de banque et de caisse,... ;
· travaux mensuels : l'établissement des
états de rapprochement bancaire, la détermination de la T.V.A
à payer, la préparation des règlements, l'arrêt et
la vérification de la caisse,... ;
· travaux semestriels : arrêt des comptes pour
voir la tendance générale, rapprochement des comptes avec ceux
des filiales, contrôle de l'exhaustivité des
enregistrements ;
· travaux annuels : établissement du bilan,
du compte de résultat, du TAFIRE des états annexés,
l'inventaire des stocks et des immobilisations,...
I.2.4 Le Service Contrôle de
Gestion
Ce service est dirigé par un Contrôleur de
Gestion qui est chargé de la gestion prévisionnelle et de
l'analyse des charges et produits de la société. Il accomplit
les tâches suivantes :
· l'élaboration et la finalisation du budget,
· la réactualisation du budget,
· le suivi des frais généraux,
· le reporting mensuel.
I.3. La Direction Commerciale et Marketing
(D.C.M)
Elle est dirigée par un Directeur Commercial et
Marketing et est basée à Ouagadougou avec une
représentation à Bobo - Dioulasso. La D.C.M a pour mission
d'établir les prévisions de ventes pour les produits I.T.G et
élaborer des stratégies lui permettant d'atteindre ses objectifs.
Elle procède ainsi au suivi des marques I.T.G, à la rotation des
stocks et l'évolution des marques concurrentes et de la fraude.
La D.C.M se compose de deux (2) services à savoir le
Service Commercial et le Service Marketing.
I.3.1 Le Service Marketing
Il est chargé de mener les études de
marché et d'élaborer les stratégies à adopter pour
chacune de marques I.T.G. L'adoption des stratégies nécessite
l'obtention de l'aval du Service Marketing central basé en France.
I.3.2 Le Service Commercial
Une fois les stratégies élaborées (par
le Service Marketing), le Service Commercial se charge de leur mise en
application. Le Service Commercial regroupe l'ensemble de la force de vente et
c'est de ce service que dépend la réalisation des
prévisions de ventes. Dans sa mission, il doit veiller à ce que
les produits I.T.G soient connus des consommateurs et consommés par
ceux-ci. Ses principales tâches sont donc la distribution et la gestion
du réseau de distribution, la promotion, la publicité sur les
lieux de vente et l'acheminement des informations au niveau du Service
Marketing.
II. Le Département Technique
Il est constitué uniquement de la Direction Technique
administrée par un Directeur Technique dont le rôle est la
supervision de la production. Il est également le chef d'usine. La
Direction Technique est composée des services suivants :
II.1. Le Secrétariat
En plus des tâches habituelles de secrétariat
(réception et gestion du courrier, gestion des appels
téléphoniques,...), ce service assure l'élaboration des
documents techniques liés au fonctionnement de l'usine. Il s'agit entre
autre de l'établissement du flash technique (retraçant
toutes les activités de l'usine) et de l'établissement du
rapport mensuel de production et de commandes.
II.2. Le Service Fabrication
Ce service est chargé du suivi du processus de
fabrication. Il veille en outre à la production en quantité et en
qualité dans le but de satisfaire les besoins du service commercial. La
fabrication consiste à transformer le scaferlati (matières
premières principales) en cigarettes. Le processus passe par deux (2)
grandes étapes :
· la confection :
consistant à transformer le scaferlati et les différentes
fournitures (papier à cigarette, encre pour imprimer les marques,
filtres,...) en cigarettes. La confection se passe dans trois (3)
machines : la LOG pour la réalisation et le découpage du
boudin, la MAX'S pour joindre le boudin au filtre, la HCF pour ranger les
cigarettes dans des caisses.
· le paquetage : c'est
l'étape où les cigarettes sont enveloppées dans une
feuille d'aluminium et mises en paquet de vingt bâtons (sur la HLP), les
paquets mis en cartouche par lot de dix paquets (sur la WB ou GD) et enfin les
cartouches mises manuellement en carton par lot de vingt cinq (25) ou cinquante
(50) selon les marques.
II.3. Le Service Maintenance
Il a pour mission d'assurer le maintien dans les conditions
optimales des équipements de production, de suivre l'utilisation des
investissements productifs, de proposer les renouvellements de machines et de
veiller à l'entretien et à la propreté de l'usine. Pour
mieux assurer ses fonctions, il est composé des sections
suivantes :
· la section magasin pièces de rechange : qui
s'occupe du suivi des stocks de pièces de rechange afin d'éviter
les ruptures de stocks ;
· la section électricité : qui assure
la maintenance électrique tant préventive que curative des
machines, l'entretien des installations électriques et de tous les
appareils électroniques.
· la section services généraux : elle
a pour mission de veiller à l'entretien général de l'usine
et de ses abords, le nettoyage et la sécurité des locaux de la
MABUCIG, du suivi des entrées et sorties du personnel, du recrutement
des journaliers,... Ces différents services sont assurés par des
entreprises prestataires de services tels que EGECOF pour le nettoyage, Burkina
Vigil' Service pour la sécurité ;
· la section mécanique auto : employant
à cet effet des mécaniciens qui s'occupent de la
vérification et de l'entretien du parc automobile.
II.4. Le Service Approvisionnement
Ce service est chargé de l'approvisionnement en
matières premières nécessaires pour la fabrication de
cigarettes et de la gestion des stocks de matières premières et
de produits finis. Il se compose des sections suivantes :
· la section ordonnancement et
lancement : elle a pour mission d'assurer la
disponibilité des matières premières pour la production.
Cette section s'occupe aussi de l'inventaire et de la valorisation des stocks
en fin de mois, et du calcul des ratios de consommations comparaison entre la
consommation réelle et la consommation des commandes ;
· la section suivi des
achats : chargée de la rédaction des lettres
d'accompagnement des commandes ainsi que du suivi des commandes ;
· la section transit : qui
s'occupe des formalités d'importation et d'exportation de la
MABUCIG (facture fournisseur, certificat d'origine, DPI, avis d'inspection
COTECNA, ...);
· la section magasin :
réceptionne et vérifie les marchandises, établit un bon
d'entrée et le transmet au responsable de la section ordonnancement qui
vérifie la conformité de la livraison par rapport à la
commande. Toutes les sorties se font par la méthode First In First Out
(FIFO).
II.5. Le Service Contrôle de
Qualité
Ce service est chargé de veiller au respect des
spécifications des marques afin que les produits fabriqués
répondent aux normes de qualité et de fabrication en vigueur. Le
responsable de ce service se charge donc de vérifier la
conformité des matières reçues en qualité et en
quantité avant leur stockage.
A partir de l'organigramme de la MA.BU.CIG qui nous a servi
de tremplin, nous avons pu faire une présentation de sa structure
organisationnelle à travers une description des différents postes
de responsabilités de la société. Nous avons ainsi pu
faire une description de ses organes de fonctionnement (C.A, A.G.A) et ceux de
gestion (Directions Générale, Technique,...). Cela nous
permettra, connaissant déjà la MABUCIG d'aborder la
deuxième partie de notre travail consacrée à la gestion de
la trésorerie de cette entreprise.
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