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L'audit de la fonction approvisionnement

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par Hayat AHIKKI
IGA - Audit et contrôle de gestion 2003
  

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1ère Partie : L'audit de l'approvisionnement

Chapitre I : Les procédures d'achat et de stockage

Section 1 : Les procédures des achats

Avant de procéder à l'audit d'approvisionnement il faut tout d'abord définir les procédures d'achats et de stockage sur lesquelles l'auditeur va se baser pour établir son plan ainsi que les outils qui va utiliser.

I Définition

C'est l'acquisition des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

II) La procédure d'achat

1-Emission du besoin

Il est évident, et nous l'avons vu en examinant les processus de décision d'achat, que tout achat, que tout achat trouve son origine dans l'émission d'un besoin provenant d'une certaine source dans l'organisation.

Dans le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.

En effet, dans certaine cas, le besoin peut concerne des composant ou matières entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps, ou qui sont spécifique à un nombre très limité de produits finis.

Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, très consommé, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est régulièrement répartie, et qui de ce fait seront géré ou non sur stock.

Enfin, le besoin peut concerner un article ou service à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans les produits finis, et gérer ou non sur stock.

* DEMANDE D'ACHAT

On a alors coutume d'utiliser la procédure classique de demande d'achat, transmise par tous les services demandeurs, et dont un modèle est fourni sur(voir annexe1)

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Cette demande d'achat comporte en général les informations suivantes :

- description détaillée du besoin ;

- numéro de code (s'il existe) ;

- quantité souhaitée ;

- délai sous lequel l'utilisateur souhaite la mise à disposition.

Les demandes d'achat (D.A) proviennent de tous les services de l'entreprise dans lesquels des matières, fournitures, équipement ou services sont consommés. Il est nécessaire qu'elles soient approuvées (signées) par un responsable, ou tout autre personne habilitée à le faire. Dans ces conditions, le service achats dispose de la liste des « signatures » autorisées, ainsi éventuellement du montant maximum des dépenses autorisées par signataire.

En général, la D.A. est émise en deux exemplaires :

- le premier, est destiné aux achat pour enregistrement de la demande, et déclenchement effectif de la commande ;

- la seconde est renvoyée au demandeur comme accusé de réception.

* Vérification du besoin

Lorsque le service achat reçoit une D.A., il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement défini, et qu'il correspond pour l'entreprise à une décision économique.

A l'occasion, il est possible et souhaitable de se poser certaines questions, comme celles qui suivant à titres d'exemple :

- cette D.A. concerne un produit qui doit être approvisionné sur un marché achat actuellement en pénurie : n'existe-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui être substituable sous quelques modification mineures ?

- cette D.A. concerne-t-elle une fourniture normalement tenue en stock ?

- cette D.A. concerne un équipement ou un outillage particulier que souhait une unité de fabrication. Comporte-t-elle en conséquence l'ensemble des renseignements ou spécification qui permettront au (x) fournisseurs (s) potentiel (s) de répondre à toute consultation ?

- cette D.A. porte une petite quantité pour une certaine fourniture.

Cette décision est-elle bien économique pour l'entreprise, et ne vaut-il pas mieux s'assurer auprès des utilisateurs de l'intérêt éventuel de passer une commande de taille plus importante ?

- etc.

2- Audit De Le Fonction Approvisionnement

Sélection des fournisseurs

Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus de décisions d'achat, et étape importante du traitement des commandes, l'évaluation des fournisseurs doit s'appuyer sur la collecte d'un grand nombre d'information, obtenues par des sources internes et externes à l'entreprise. Elle permettra par la suite d'effectuer une sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat.

Mais toute évaluation suppose d'abord de réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à définir ce que l'on appelle un « bon fournisseur » pour un achat, représentant le compromis idéal dans une certaine situation.

* Critères classiques

Au nombre de ces critères, on retrouve principalement :

_ la qualité des fournitures, généralement observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à l'occasion de contrôles de qualité ; la comparaison du taux de rebuts entre fournisseurs concurrents, ou par rapport à un taux estimé comme acceptable, permet cette évaluation ;

_ Le respect des dates de livraison ;

_ Le coût d'achat incluant le prix d'achat, les conditions de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche, transport, coût financier du stock, etc.).

* Autre critères

Au nombre de ces critères, on trouve :

_ la capacité technique du fournisseur. Il dispose de son propre service d'étude et développement, est connu pour sa capacité d'innovation, et se met à la disposition de son client pour essayer de développer avec lui des application nouvelles ou améliorer des solutions actuelles ;

_ le service technique d'après-vente ou de maintenance dans le cas de gros équipement ;

_ la capacité d'adaptation, relative au degré de souplesse fourni par le fournisseur, et à sa vitesse de réaction face à des problème qui lui sont posés ;

_ sa capacité de production, caractérisée par la qualité de ses équipements, la compétence de ses personnels, l'organisation de sa production et l'efficacité de ses système de contrôle opérationnels ; cette capacité sera un critère d'autant plus important que l'entreprise acheteurs représente chez lui une part importante du potentiel de production ;

Audit De Le Fonction Approvisionnement

_ Et, dans la mesure ou la relation avec sa fournisseur doit être suivie, sa capacité financière, sa pérennité et la capacité managériale de l'équipe dirigeante.

A l'évidence, la capacité financière d'une entreprise effectue à terme la satisfaction qu'elle donne à ses clients. Personne ne souhaite contracter avec une entreprise au bord de la faillite ! L'étude précédente place, on l'a vu, ce facteur au rang 8 dans la classe des critères importants.

Par ailleurs, la capacité managériale regroupe un certain nombre de sous critères variés, et fait globalement référence aux compétences du personnel de l'entreprise fournisseur. Cette capacité est aussi caractérisée par la façon dont l'équipe des interlocuteurs manifeste de l'intérêt à travailler avec notre organisation. Ce point concerne aussi bien la compétence technique que la qualité des entretiens avec les vendeurs, la célérité à répondre aux demandes, leur faculté de s'adapter aux procédures d'achat et leurs clients, et même la sympathie qu'ils manifestent. Dans le cas de PME reposant essentiellement sur un homme, ou une toute petite équipe, l'age et l'état de santé peuvent entrer en ligne de compte.

Retenons l'importance de lister de façon formelle les critères d'évaluation, propres à chaque type d'achat, en vue d'une technique que nous verrons plus loin.

Ces critères pourront ensuite permettre une procédure d'évaluation et de sélection qui soit formelle aussi, et s'inspire d'une technique que nous verrons plus loin.

* Source d'information

Définir des critères est un objectif ; encore faut-il disposer des sources d'information permettent de mieux connaître les fournisseurs, autrement qu'en se fondant sur sa mémoire et son intuition.

Les principaux supports d'information couramment utilisés sont les suivants :

Sources d'informations internes

Par enregistrement manuel ou comme sortie d'une application informatisée, les délais de livraison et le taux de qualité peuvent être suivi en temps réel à partir des contrôles de réception.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Catalogues

Dans la mesure ou ils sont bien conçus et ne se limitent pas à quelque description succinctes agrémentées ou non de photos, les catalogues fournissent des descriptifs détaillés des produits, les codes fournisseurs, les spécifications et tolérances des dits produits, ainsi que des renseignements relatifs aux pièces de rechange. En ce qui concerne les fournitures standard, ils comportent des prix, précisent les conditions de paiement et ristournes proposées. Ils fournissent souvent enfin les coordonnées des interlocuteurs à contacter.

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A interpréter avec soin, elle permet néanmoins lorsqu'elle set descriptive d'informer les acheteurs sur des nouveautés.

Annuaires professionnels

Ils enregistrent de façon exhaustive et mise à jour l'ensemble des entreprises appartenant à un secteur économique, et fournissent ainsi un certain nombre de renseignements généraux.

Représentants et techniciens

Il s'agit là d'un moyen privilégie de contact avec un fournisseur potentiel. Selon les cas et les entreprises, les contacts peuvent se limiter à des vendeurs technico-commerciaux, ou nécessiteront plusieurs interlocuteurs dans l'entreprise fournisseur.

Visites d'entreprises et audits qualité

Assez fréquemment, une visite au(x) fournisseur(s) se justifie.

C'est d'ailleurs (si un technicien concerné peut accompagner l'acheteur) l'occasion de mieux apprécier la capacité de production de l'entreprise, la qualité de ses processus de production et de ses modes de programmation, ainsi que la compétence de ses équipe technique.

Plus généralement, dans les entreprises structurées ayant défini des procédures d'audit qualité des fournisseurs en vue d'homologation produit et de qualification fournisseurs, les audits permettent la constitution d'un fichier de fournisseurs agréés.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Echantillons et séries d'essai

Assimilés à une source d'information, des échantillons ou une série d'essai peuvent être fournis par les fournis par les fournisseurs afin d'être testés et de permettre une appréciation de la qualité, en vue d'un agrément.

Avis de confrères

Lorsque certains renseignements ne peuvent être obtenus par des sources classiques, et dans la situation ou l'on n'a jamais travaillé avec un fournisseur, il peut être opportun d'en parler à des confrères, dans la mesure ou il n'y pas de situation concurrentielle directe avec eux.

Fichier fournisseurs

Le fichier fournisseurs est d'une richesse essentielle, mais il ne concerne que les fournisseurs qui ont déjà travaillé avec l'entreprise ( !).

Si ce fichier est bien conçu, il fournit un état mis à jour de la performance de chacun. En particulier son aptitude à livrer dans le délai (retard), son niveau de qualité (résultats du contrôle), l'historique de ses prix, son dynamisme (réponse aux appels d'offres), devront y figurer sous une forme pratique et facilement exploitable.

* METHODE D'EVALUATION ET DE SELECTION

Dans un système de sélection de fournisseurs, il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une première élimination, d'évaluer les fournisseurs restant en lice, et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s) selon l'objectif visé.

Cette phase suppose que soit menée une recherche d'informations préalable ou simultanée, s'appuyant sur les sources déjà vues, ou sur les résultats d'une étude de marché achat, de demandes de prix ou d'appels d'offres. L'ensemble de la démarche est illustré par la figure 1.1

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Segments d'achat différenciation

Politique d'achat (priorités)

Avis de confrères

Audits externes

Suivi fournisseurs interne

Sélection définitive contrat

Critères éliminatoires homologation

Cotation présélection

Appel d'offres

Choix des critères

Figure :1.1 Processus d'évaluation et de sélection des fournisseurs.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

3- Négociation

Le choix de fournisseur il sera procédé alors d'une négociation dans le but de préciser les proposition et de définir pour l'acheteur le meilleur compromis possible (respect des spécifications, prix, délai, conditions de paiement, etc.). Cette négociation permet aussi presque toujours d'affiner encore la comparaison entre les Fournisseurs, et d'aboutir enfin è une sélection, selon une procédure plus ou moins formelle.

4-Passation de la commande

Au terme de ces étapes, l'acheteur est conduit naturellement à la passation de commande. Cette commande a juridiquement valeur d'un contrat liant les deux parties : il est donc important d'insister sur toute l'attention qu'il convient de porter à cette étape.

Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et qu'elle soit bien sur valable devant la loi (voir annexe2).

Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements suivants :

_ Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;

_ Numéro de commande et sa date ;

_ Nom et adresse du fournisseur ;

_ Description et quantité des articles ou fournitures commandés ;

_ Prix des articles ;

_ instruction générale (marques des colis, nombre d'exemplaires de la facture, etc.) ;

_ Instruction d'expédition (destinataire, mode de transport, itinéraire) ;

_ date de livraison ;

_ Condition de paiement ;

_ escompte ;

_ Signature de l'acheteur.

Ces renseignements propres à l'achat concerné sont complétés par les conditions générales d'achat (généralement inscrites au dos du B.C.). Ces C.G.A. sont une partie essentielle de la commande puisqu'elles définssent les termes généraux du contrat liant les deux parties.

Dans le cas le plus simple, B.C. est réalisé en 5 exemplaires :

_ Un (l'original) pour le fournisseur ;

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_ Un second au fournisseur de façon à ce qu'il le renvoie comme accusé de réception (ce qui signifie qu'il fait le nécessaire, là que le contrat est véritablement signé) ;

_ Un troisième est retourné au service demandeur ;

_ Une copie est transmise au service de réception en vue de lui permettre de planifier sa charge de travail future, et par ailleurs de mieux identifier la livraison ;

_ Une dernière copie reste aux achats afin de compléter le dossier d'achat.

Assez souvent, ces exemplaires sont complétés de la façon suivante :

_ Un sixième pour la comptabilité, l'informant de l'engagement financier, et permettant ensuite d'effectuer la vérification de facture ;

_ un septième au contrôle de qualité ;

_ Un huitième au service des prix de revient ;

_ Enfin plusieurs autres afin d'archivage ou de façon à servir ultérieurement comme accusés de réception.

Ces derniers cas sont, bien sur, le fait d'entreprises fortement organisées et représentent l'organisation dans un système manuel non informatisé.

Dans certain cas, on voit des acheteurs passer commande par téléphone. Il faut insister sur l'importance d'une confirmation écrite, car elle seule a une valeur juridique de contrat protégeant l'acheteur contre tout de non-conformité et offrant la possibilité de bénéficier de garanties.

5-Suivi la commande

Trop souvent, on voit des acheteurs attendre la livraison sans rien faire, en se remettant au bon vouloir des fournisseurs : c'est une pratique dangereuse.

Bien sur, la règle 20/80 doit encore s'appliquer ici : il n'est rentable d'effectuer un suivi que pour les commandes importantes en quantité et/ou en valeur. Mais l'acheteur doit prendre conscience que, s'étant engagé sur le prix, il reste responsable vis-à-vis de l'utilisateur du respect des délais, des quantités livrées, ainsi que de la mise à disposition en lieu et place appropriés.

La première étape consiste donc à bien s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception. Ensuite, il faut organiser une relance préventive. Aucune méthode « classique »

Et générale n'existe quand à la date de relance appropriée pour une commande : c'est affaire de jugement et d'appréciation sur la nature de l commande.

En général, on utilise des fichiers ou les commandes sont classées par numéros d'émission. L'inconvénient est alors de ne pas repérer les commandes par des signes visuels correspondant aux dates de relance. L'autre méthode consiste sous forme de tickets numérotés.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

L'intérêt est ici de bien visualiser les délais engagés. L'informatisation permet la relance automatique.

Pour le reste, la relance s'accommode fort bien d'une certaine automaticité, et du téléphone. Dans les cas les plus importants, outre la visite directe au fournisseur, on détaille parfois les renseignements demandés à l'occasion sous forme d'imprimés donnant une série de question auxquelles le fournisseur est invité à répondre.

La relance tiendra compte enfin à l'évidence de la diligence manifestée par les fournisseurs lors d'achats précédents. Dans tous les cas, une trace écrite doit être conservée de tous les contacts pris à ce titre et entrer ensuite dans le système d'évaluation utilisé.

6-RECEPTION DE LA LIVRAISON

Cette étape généralement assumée par un service réception est tellement vitale et étroitement liée à l'achat qu'en général ce service est hiérarchiquement dépendant des achats (70%des cas).

Il a pour taches :

_ De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes ;

_ De signer les décharges présentées par ceux-ci ;

_ D'identifier et d'enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;

_ D'en informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas), les services utilisateurs et le contrôle;

_et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition.

CONTRÔLE QUANTITATIF

Ces réceptions sont formellement enregistrées sur les bons de réception (voir annexe3). Ce document précise :

_ L'identité du fournisseur

_ Le n° de commande,

_ La quantité reçue,

_ La quantité rejetée éventuellement (abîmée dans le transport).

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Ces B.R. sont envoyé au service achat ou au magasin. Ceux-ci feront ensuite un contrôle quantitatif de réception. Une fois le comptage effectué, la quantité reçue est portée sur le double de la commande. (Parfois, c'est une simple comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est à la base du contrôle.) si celle-ci est soldée, la réception est attestée dans le dossier achat ; sinon, il y a livraison partielle, et l'on attendra les livraison ultérieures.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

CONTRÔLE DE QUALITE

Ensuite on effectue en général un contrôle de qualité. Dans certains cas, un marché a prévu de façon détaillée les procédures de contrôle devant être effectuées par le fournisseur. Il peut être alors décidé dans ce cas de ne pas se livrer à un contrôle systématique, mais de se contenter d'un test périodique sur un échantillon. Dans d'autres cas, les marchandises sont banalisées ou standard, et un simple contrôle visuel suffit.

Mais lorsqu'un contrôle systématique est nécessaire, il faut l'effectuer dès la réception, avant la mise à disposition des marchandises.

Ce contrôle sera effectué par rapport à certaines spécifications définies au cahier des charges, et donnera lieu à un rapport de contrôle.

Si les résultats sont positifs, les achats en seront informés, ainsi que la comptabilité, et la commande pourra être soldée.

Dans le cas contraire, la commande n'est pas soldée et deux éventualités se présentent :

_ Les achats retournent au fournisseur les marchandises défectueuses.

_ Ou bien ils disposent de ces marchandises en faisant jouer par ailleurs une clause de

Pénalité vis-à-vis du fournisseur.

7-Vérification de la facture

La facture (voir annexe 4) parvient de son côté à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. Dès les deux contrôles réception effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.

Notons qu'un paiement comptant dans le cas d'un escompte proposé peut être intéressant et nécessite dans ce cas un traitement administratif rapide.

Il se pose ici un problème classique sue lequel beaucoup d'acheteurs se questionnent : qui doit effectués, le contrôle de facturation, service achats ou comptabilité ? Il semble qu'il s'agisse d'un faux problème, puisque l'important reste que les factures des fournisseurs soient contrôlées !

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et conditions est vérifié par la comptabilité. Alors une copie de la facture doit de la facture doit lui être transmise, ainsi que le bon de réception et le bordereau du contrôle de qualité. Ceci entraîne en général un coût de commande légèrement plus élevé, mais présente l'avantage de séparer la négociation et la fixation du prix, de l'acte de contrôle. « On ne peut être juge et partie ! »

Dans l'autre hypothèse, on cherche à simplifier la procédure, et permettre une réaction plus rapide à l'enregistrement d'erreurs.

Un autre problème se pose assez fréquemment : la facture parvient à l'entreprise avant les marchandises et le fournisseur souhaite être payé.

Retenir le paiement jusqu'à ce que la commande ait été soldée :

_ Respect d'abord un principe élémentaire qui n'a rien à voir avec un manque de confiance vis-à-vis du fournisseur.

_ évite ensuite de procéder à une demande d'avoir chez le fournisseur, puisque les remboursements sont assez peu pratiqués.

Payer avant qu'une commande ne soit soldée totalement, ou même reçue :

_ permet parfois de bénéficier de l'escompte proposé si le délai contractuel court à réception de la facture,

_ Ou bien évite de répercuter sur le fournisseur des délai administratifs et de contrôle dont il n'est pas responsable.

Section II: Le stockage

I-Définition de stock

C'est l'ensemble des marchandises, des matières ou fournitures, des déchets, des produits semi-oeuvrés, des produits finis, des produits ou travaux en cours et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l'entreprise. On peut identifier cinq grandes catégories de stocks :

a) Les approvisionnements : constitués par les matières premières ou les produits semi-finis(composants, pièces) en provenance des fournisseurs. Ces stocks se situent en amont de la production. Le rôle essentiel de ces est de désynchroniser la production dans l'entreprise et la production chez le fournisseur ;

b) Les en-cours(ou stocks tampons) formés des produits semi-finis en cours de transformation. Ces stocks intermédiaires se situent entre les machines ou les ateliers. Ils sont dus principalement aux lancements des fabrications par lots, aux différences de débit entre machines consécutives ou aux stocks de sécurité ;

c) Audit De Le Fonction Approvisionnement

Les stocks de produits finis(du point de vue de l'entreprise) en attente de livraison ;

d) Les stocks d'outils et d'outillage utilisés pour assurer la production ;

e) Les stocks de pièces détachées et de rechange pour maintenance des équipements.

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"L'ignorant affirme, le savant doute, le sage réfléchit"   Aristote