Gestion des achats dans une entreprise industrielle

SECTION I : FONCTION D'ACHAT

Ensemble de tâches complémentaires à assurer dans le cadre d'une logique organisationnelle, donc l'objectif est d'approvisionner la verrerie de toutes les ressources qu'elle a besoin pour son fonctionnement et son expansion ; telle est la mission qu'incombe au responsable des achats. A cet effet un ensemble de procédures a été établi visant à assurer une gestion optimale des approvisionnements ; l'objectif n'étant pas d'acheter moins chère mais de contribuer de façon significative à la rentabilité de la firme.

Ainsi, ce chapitre nous permettra d'illustrer les différents achats effectués, en mettant un accent sur les matières premières (représentant la grande partie des achats réalisés). Par la suite nous ferons une analyse succincte des procédures d'achats ainsi que la comptabilisation.

I - Les Différents Types D'achats Effectués Par La Verrerie

Pour produire le verre creux, plusieurs matières et fournitures sont mobilisées dans un processus très long comme nous l'avons illustré au chapitre précédent. Ainsi les principaux intrants utilisés par la verrerie sont les suivants.

1 - les fournitures de bureau

Il s'agit du petit matériel tels que les rames de format trombones, chronos ancres, etc. nécessaire au fonctionnement des différents services.

2 - les pièces de rechanges

Elles assurent le fonctionnement des machines installées à l'usine. Elles sont composées des pièces mécaniques et des pièces électriques.

3 - les matières premières

Elles constituent la grande partie des approvisionnements réalisés par le bureau des achats de par son volume important dans la production. Elles sont composées de : sable, calcaire, carbonate de sodium, sulfate de soude et d'autres composants tels que : les colorants, les oxydants et les décolorants

4 - les combustibles

Ils apportent de l'énergie nécessaire au fonctionnement du four N°1 et N°2 et d'autres machines tel que les groupes électrogènes. Ils sont constitués du butane, du fluor, et du gasoil.

5 - les fournitures diverses

Elles permettent d'assurer la propriété et l'épanouissement du personnel. Il s'agit des balaies, râteaux, serpillières pour la propreté et des maillots, tennis, godasses pour le social.

NB : en ce qui concerne l'achat des matières importées (calcaires, sulfate de soude, carbonate de sodium) et certaines pièces de rechange, il dépend du siège au SABC et est traité comme suit :

SOCAVER émet le besoin à la SABC qui le transmet à SACOFRINA (bureau des achats situé en suisse) ou à GLOBE EXPORT (situé au GILBRATAR) qui se charge de rechercher le fournisseur approprié.

II : PROCESSUS D'ACHAT

Il est important de noter qu'il existe au sein de la SACAVER deux types de processus d'achat à savoir : les achats nationaux et les achats étrangers. Ainsi la suite nous permettra de développer ces différents processus.

A - PROCEDURE D'ACHAT A L'EXTERIEUR

C'est l'ensemble des opérations, des acteurs et des règles à respecter pour mener une action d'achat hors du pays. Elle vise à garantir la clarté, la traçabilité et la qualité des opérations.

Achats extérieurs : moules et accessoires, matières premières et consommables, lubrifiants, pièces de rechange pour machine, machines et accessoires.

Le traitement s'effectue en 8 étapes que sont :

a - Emission De La Demande De Prix

La demande de prix annexe 2 est initiée par le magasinier en collaboration avec son chef de service et/ou son adjoint. Elle est transmise à la secrétaire technique dès réception du manuscrit de la DP (demande de prix). La secrétaire technique est chargée de :

· Présenter la DP au directeur technique (DT) pour accord ;

· Enregistrer dans le registre des commandes ;

· Effectuer la saisie (dans l'application CMD logiciel qui gère les commandes extérieures)

· Faire contrôler et viser par l'émetteur ;

· Faire viser par le DT

· Déposer la DP à la signature chez le Directeur Général Adjoint (DGA)

· Transmettre à la centrale d'achat via les SABC;

· Une copie de la DP par fax, l'orignal + une copie par courrier express via les SABC

Une copie à l'émetteur et une dans le dossier

b - Réception De L'offre De Prix

La 1^ère copie reçue par fax est orientée au DT puis transmis à l'émetteur pour consultation, confirmation, ou annulation de la commande.

La 2^ème réception par courrier express 02exemplaires (01 original et 01 copie) est orientée au DT. La secrétaire technique classe directement dans le dossier après vérification de la réception par fax de l'OP. Dans le cas contraire elle remet le double de l'OP à l'émetteur.

c - Confirmation De La Commande

La secrétaire technique est chargée de :

Présenter la demande d'achat (DA) au DT pour accord ;

Enregistrer la date et le n° de note dans le registre des commandes ;

Apporter les modifications nécessaires pour transformer la DP en DA dans l'application CMD

Faire contrôler et viser par l'émetteur ;

Faire viser par le DT

Faire signer par :

ü Le DGA si le montant est inférieur à 10 millions

ü Le DG si le montant est entre 10 et 50 millions ;

ü L'administrateur si le montant est supérieur à 50 millions ;

Transmettre l'original + 1 copie à la centrale d'achat, 1 copie à SABC, 1 copie à l'émetteur, 1 copie à la comptabilité SOCAVER et une dans le dossier de l'article ayant initié la commande.

d - RECEPTION DE L'ORDER (COMMANDE)

La centrale d'achat nous envoie l'Order qui est classé dans le dossier après confirmation avec la demande d'achat (vérification quantité et référence des pièces commandées)

NB : ce document sert de confirmation de la passation de commande auprès du fournisseur.

e - Réception Facture Pro Forma Et Emission Bon A Engager

La 1^ère copie reçue par fax est orientée au DT par le secrétariat du DGA, la secrétaire technique appose dessus son cachet « bon à engager », transmet à l'émetteur pour visa, puis au DT pour signature « bon à engager ».

Une fois le bon à engager (BAE) signé, elle fait la mise à jour du fichier dans l'application CMD (saisie n° de commande, date, montant, délai de livraison).

Une copie du BAE est classée dans le dossier et l'original transmis à la direction des achats à la SABC par fax et puis par le cahier de transmission.

La 2^ème copie par courrier express en 02 exemplaires est orientée au DT.

La secrétaire technique classe directement dans le dossier après avoir vérifiée que le BAE a été fait. Dans le cas contraire, elle utilise l'original pour faire signer la BAE.

f - Réception De La Fiche De Transit Et Renvoie A La Direction Des Achats

La direction des achats envoie à la SOCAVER la fiche de transit annexe 7; elle est réceptionnée par courrier et orientée au DT par le DGA. La secrétaire technique fait la mise à jour (vérification du montant FOB, nom du navire ou du vol, date de départ et d'arrivée) ;

Elle enregistre les renseignements propres à la fiche de transit (n° de la commande, date réception) dans le cahier de transmission des fiches de transit et la remet au magasinier concerné une fois que celui-ci signale la réception de la commande. La fiche de transit est remplie dans le carnet « entrée magasin » puis présenter au DT pour signature.

La commande est réceptionnée après que les quantités du produit CMD aient été vérifiées.

g - Documents Non Exploités Au Niveau De La SOCAVER

Certains documents envoyés par le fournisseur sont transmis à la direction des achats, il s'agit de : l'avis de non disponibilité du rapport envoyé par SGS, la demande de licence Bill of Landing (connaissement), l'avis d'arrivée du navire ;

B - PROCEDURE D'ACHAT LOCAUX

1 - Objectif

Cette procédure décrit la gestion qui se fait autour des achats locaux.

2 - Responsabilité

Les chefs de service : vérifient et forment des demandes d'achat locaux

Les magasiniers : initient le réapprovisionnement des pièces ayant atteint leur seuil minimal. L'acheteur est chargé de la centralisation des demandes d'achat, de la passation des commandes et de la réception des livraisons.

Le DGA, le DT et les chefs des services sont responsables du suivi et de l'efficacité de la procédure des achats locaux : ils signent toutes les lettres de commande.

Le DGA valide en outre toutes les commandes

Pour effectuer les achats locaux, les activités suivantes sont nécessaires :

i. L'identification et l'expression du besoin

Les demandes d'achat sont initiées au niveau des différents services par les contremaîtres ou les chefs services sur des ordres de commandes ou bon de commande interne. Elles sont généralement exprimées à travers le logiciel ACX.

ii. Validation des besoins

Pour les besoins adressés au bureau des achats, les demandes d'achat sont confirmées par les chefs de services qui doivent signer l'ordre de commande avant sa transmission aux achats. L'acheteur centralise les demandes d'achat en fonction des budgets dont dispose chacun.

iii. Traitement de la commande : sélection du fournisseur, passation de la commande et suivi des commandes

a) Sélection du fournisseur

Après avoir parcouru le catalogue des fournisseurs et la liste des fournisseurs agrées par SOCAVER, si le fournisseur favorable n'est pas identifié, le responsable du bureau des achats peut :

§ émettre un appel d'offre national

§ soumettre le besoin à la SABC

Par la suite l'acheteur identifie un des éventuels fournisseurs qui offre ce dont ont a besoin en tenant compte de la qualité prix et du délai de livraison. Ceci sur la base d'un agrément.

b) Passation de la commande

Après avoir identifié le fournisseur approprié, l'acheteur passe commande à travers un bon de commande annexe 4 et n'attend que réception.

c) Suivi de la commande

Après passation de la commande l'acheteur veille à ce que le fournisseur respecte ses engagements en terme de délai et de qualité.

iv. Réception de la commande

SOCAVER ayant émis commande reçoit au jour prévu la livraison accompagnée du bon de livraison et/ou sans facture. Après réception, la livraison est soit stockée en magasin, soit directement conduit au service concerné.

NB : le fournisseur peut à la livraison, soit laisser juste un bon de livraison, soit laisser bon de livraison et factures.

Au cours de cette opération, le magasinier doit d'abord se rassurer de la conformité de la livraison et décharger le livreur.

Le fournisseur doit remettre au bureau des achats au moins 2 exemplaires de sa facture à savoir l'original et 1 ou plusieurs duplicata. On doit au finish :

· le bon de commande

· le bon de livraison

· la facture et son duplicata

L'acheteur doit les expédier au bureau des fournisseurs qui de la comptabilisation et de la paie.

Procédure fiable et compréhensible, elle présente cependant quelques anomalies à savoir : l'acheteur ne se limité qu'au budget alloué aux différents service pour provoquer l'achat, omettant les stocks existant d'où l'achat d'un produit existant en stock ; le retard dans l'approvisionnement dû à l'insuffisance du personnel et la grandeur de la demande en approvisionnement ; les coûts d'approvisionnement élevé dû au paiement des frais d'expertise auprès du bureau des achats GLOBAL EXPORT pour les achats à l'étranger.

Toutes ces opérations auront des conséquences directes, à savoir la naissance des pièces comptables : d'où l'étude, l'analyse et saisie des écritures au bureau fournisseur, ce qui fera l'objet de la section suivante.