1.5.8 Respecter la procédure de validation
Pour réaliser un document à la fois dans les
règles, précis et lisible, il faut s'adjoindre le concours du
service de communication interne, de juristes et , enfin, d'informaticiens
qui pourront également donner des conseils concrets et proposer des
formations.
La procédure de validation d'une charte est longue car il
faut consulter, pour avis, les instances représentatives du personnel,
le comité d'entreprise, ainsi que le comité d'hygiène et
de sécurité. En effet, il n'est pas rare qu'une charte comporte
des règles de sécurité.
Si l'employeur peut à lui seul valider le texte, il est
bon de s'assurer de l'adhésion des salariés et de leurs
représentants. Des règles imposées ne créent jamais
un bon climat. Bref, n'hésitez pas à soumettre la charte au
minimum une fois à l'approbation des instances citées plus haut.
David Melison recommande plusieurs allers-retours, preuves de bonne foi et
d'écoute. "L'équilibre entre le respect de la vie privée
et le respect de l'employeur permet d'éviter les contestations
ultérieures. Par exemple, inutile de chercher à interdire un
usage privé d'Internet au travail, mais seulement le limiter."
Le document fini est ensuite déposé chez
l'Inspecteur du Travail, puis affiché publiquement. "Chaque utilisateur
devra être informé individuellement, surtout en ce qui concerne
les moyens de contrôle employés par l'entreprise", note-t-il. La
charte entre en vigueur un mois plus tard. En tout, comptez six mois à
deux ans pour valider la procédure totale.
1.5.9 Communiquer sur les
règles au-delà de la charte
Ne pas communiquer sur une charte, c'est signer son arrêt
de mort, car personne ne la lira. Il faut donc informer
régulièrement les utilisateurs, vérifier que la charte
soit respectée, voire alerter les contrevenants (rôle de
l'administrateur réseaux). On peut communiquer sur les règles
à travers la publication d'un guide, l'intranet, une lettre
d'information mensuelle avec des conseils d'utilisation, etc. Ce type de
support permet de vulgariser et d'illustrer le règlement. "Par exemple,
raconte David Melison, après la période des fêtes de fin
d'année, il est courant de voir se multiplier les PDA dans l'entreprise.
C'est l'occasion de rédiger quelques conseils d'utilisation à cet
égard."
1.5.10 Adapter les
règles aux utilisateurs
Si chaque cas spécifique est traité au niveau du
contrat de travail, la charte peut définir des règles
différentes suivant le secteur d'activité, le métier, les
services concernés... Ainsi, "il ne sert à rien de vouloir
imposer des règles trop strictes à des informaticiens qui,
techniquement très compétents, sont susceptibles de passer outre
discrètement, remarque David Melison. Vous ne briderez pas non plus
l'accès Internet au service de communication qui en a besoin pour
s'informer. Au contraire, on peut facilement et légitimement imposer des
contraintes aux personnes qui ne maîtrisent pas les outils
informatiques."
Attention, la charte s'adresse à tout utilisateur
potentiel du système d'information et de communication :
salariés, prestataires, free lances, intérimaires... Chaque
contrat doit faire référence à la charte pour garantir le
respect des règles et la responsabilité de chacun.
Enfin, "pour prévenir tout nouveau besoin, conseille David
Melison, il est utile d'inscrire dans la charte le fait que l'administrateur
réseaux peut avoir à déterminer des privilèges
d'accès au système d'information et de communication". Cela
permet plus de souplesse.
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