Section 2 : Approches de solutions et conditions de
mise
en oeuvre
La finalité d'un travail scientifique est de faire des
propositions de solutions et de conditions de mise en oeuvre allant dans le
cadre de la résolution des problèmes observés.
Paragraphe 1 : Approches de solutions
La proposition de ces solutions se fera par problème
spécifique.
A) Approches de solutions au problème de
l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux
administratifs
Au regard des conclusions de notre enquête, il ressort
que la méconnaissance des capacités des secrétaires est
à la base de leur non implication dans la gestion des activités
administratives. Pour résoudre ce problème, nous suggérons
que les responsables de la DG-Eau fassent régulièrement une revue
du profil de poste de leurs secrétaires pour se rappeler ce qu'ils
peuvent faire et ce qu'ils ne sont pas en mesure de faire.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Comme l'entreprise est un lieu où l'on peut
créer, apprendre de nouveau, échanger des idées, il est
souhaitable qu'une évaluation soit faite aux secrétaires, ce qui
passera par le respect de certaines modalités de fonctionnement qui se
distinguent en deux fonctions :
une fonction de dialogue qui permettra de connaître son
agent ;
une fonction d'amélioration de la gestion des
ressources humaines qui permettra de déceler lors de l'entretien les
potentialités de l'agent, ses souhaits d'évolution, ses besoins
de formation.
Pour réussir à cette évaluation, il faut
au préalable avoir au niveau de l'encadrement une réelle
volonté de délégation de responsabilités et des
moyens.
Nous souhaiterions aussi que les plaintes des
secrétaires soient prises en compte en ce qui concerne la
sous-exploitation de leurs compétences et la non réalisation dans
le travail puisque c'est dans l'application que se fondent l'expérience
et la maîtrise du métier.
Comme le souhait de la majorité des secrétaires
est d'exercer les responsabilités auxquelles peuvent donner accès
leurs diplômes et leurs statuts, nous proposons que les attributions des
secrétaires soient redéfinies.
B) Solutions proposées au problème de la
lenteur dans la mise à disposition du matériel de travail au
secrétariat
La négligence de l'importance du travail
effectué au secrétariat est la cause de ce problème. Nous
souhaiterions que les autorités de la DG-Eau reconnaissent
l'utilité de l'existence d'un secrétariat dans une entreprise et
essayer de doter le secrétariat de matériel en quantité
suffisante et en qualité. Pour ce faire, les responsables chargés
de la gestion du matériel doivent mettre en place un processus de
traitement rapide des demandes pour
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
permettre la mise à disposition à temps du
matériel. Aussi, convient-il d'impliquer les secrétaires dans ce
processus de gestion afin de savoir ce dont ils ont besoin pour
l'exécution efficace des tâches, car l'on ne peut réclamer
un résultat sans auparavant fournir des moyens.
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