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Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives: cas de la Direction Générale de l'Eau

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par Komi Frédéric DADE
Université d'Abomey-Calavi du Bénin - Diplôme de technicien supérieur en assistanat / secrétariat de direction 2010
  

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B. Structure organisationnelle de la DG-Eau

Conformément aux dispositions de l'Arreté 2007-N°18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DG-Eau/SA portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction Générale de l'Eau, la DG-Eau est placée sous l'autorité du Ministère de l'Energie et de l'Eau et est composée en son sein de cinq (05) directions techniques, d'un secrétariat et d'une cellule d'audit interne. Elle comprend au niveau régional onze (11) Services de l'Eau relevant des Directions Départementales de l'Energie et de l'Eau (DDEE) qui l'aident dans la mise en oeuvre de ses activités. A cet effet, la DG-Eau comprend :

1) Au niveau central

> un Secrétariat Administratif (SA) ;

> une Cellule d'Audit Interne (CAI) ;

> une Direction de l'Approvisionnement en Eau Potable (DAEP) ;

> une Direction de l'Administration et des Finances (DAF) ;

> une Direction de l'Information sur l'Eau (DIE) ;

> une Direction de la Planification et de la Gestion de l'Eau (DPGE) ;

> une Direction de la Programmation et du Suivi-Evaluation (DPSE).

cr DU SECRÉTARIAT ADMINISTRATIF (SA)

Placé sous l'autorité du Directeur Général de l'Eau, le SA est dirigé par un Chef du Secrétariat qui a rang de Chef Service et a pour mission principale d'assurer les travaux de secrétariat de la DG-Eau. A ce titre, il a pour attributions de :

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' centraliser toutes les correspondances de la DG-Eau ;

v' assurer l'expédition et le classement des courriers de la DG-Eau ;

v' assurer le traitement informatique des documents du Directeur Général de l'Eau ;

v' assurer la gestion des visites et des liaisons (téléphone, télécopie, courrier, etc.) ;

v' procéder à l'exécution de toute autre tâche à lui confier par le Directeur Général dans l'exercice de ses fonctions.

? DE LA CELLULE D'AUDIT INTERNE (CAI)

Directement rattachée au Directeur Général de l'Eau et dirigée par un Chef de la Cellule d'Audit Interne dénommé « Auditeur Interne », la CAI a pour mission principale d'assurer la régularité et la conformité des actes de gestion de la DG-Eau et des Services de l'Eau des DDEE conformément aux procédures en vigueur. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer le contrôle et la vérification des opérations de gestion ;

v' veiller au bon fonctionnement du système de contrôle interne et du système d'information et de gestion ;

v' procéder à l'actualisation de toutes les procédures.

? DE LA DIRECTION DE L'APPROVISIONNEMENT EN EAU POTABLE (DAEP)

Dirigée par un Directeur de l'Approvisionnement en Eau Potable, la DAEP a pour mission d'assurer la mise en oeuvre de la politique de l'approvisionnement en eau potable. A ce titre, elle a pour attributions de :

v' assurer la formulation des stratégies d'approvisionnement en eau potable (AEP) et l'organisation de leur mise en oeuvre ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la promotion de l'AEP ;

v' assurer la fourniture des données relatives à l'AEP à la Base de Données Intégrées (BDI) et assurer l'exploitation de cette banque pour le développement de l'AEP ;

v' assurer le contrôle de l'AEP en milieu rural, semi-urbain et urbain ;

v' assurer l'appui-conseil aux communes et aux autres maîtres d'ouvrage d'infrastructure d'AEP ;

v' promouvoir l'assainissement des eaux usées ;

v' établir des bilans et des synthèses périodiques des activités d'AEP à travers la production des rapports spécifiques.

La DAEP est structurée, en dehors de son Secrétariat, de trois (03) services que sont :

> le Service du Développement Communautaire et des Stratégies d'Approvisionnement en Eau Potable (SDCSAEP) ;

> le Service de l'Approvisionnement en Eau Potable en Milieu Rural (SAEP-MR) ;

> le Service de l'Hydraulique Urbaine (SHU).

? DE LA DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES FINANCES (DAF)

La DAF est placée sous l'autorité d'un Directeur de l'Administration et des Finances et a pour mission d'assurer la gestion des moyens humains, matériels et financiers mis à la disposition de la DG-Eau. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer l'organisation et l'exécution des tâches administratives ;

v' procéder à la rédaction des textes ou actes administratifs ne relevant expressément d'aucune autre direction ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la gestion des ressources humaines ;

v' assurer la gestion du matériel roulant, du mobilier de bureau, des bâtiments et des stocks ;

v' assurer la gestion de tous les crédits affectés à la DG-Eau ;

v' procéder au suivi financier des activités de la DG-Eau ;

v' assurer la gestion des marchés de biens et de services dans la limite des seuils autorisés par le code des marchés publics.

Outre le Secrétariat et la Caisse, la DAF est structurée en trois (03) services :

> le Service de l'Administration et des Ressources Humaines (SARH) ; > le Service du Budget, de la Comptabilité et des Finances (SBCF) ;

> le Service du Matériel et de la Logistique (SML).

? DE LA DIRECTION DE L'INFORMATION SUR L'EAU (DIE)

La DIE est sous l'autorité d'un Directeur de l'Information sur l'Eau et a pour mission d'assurer la connaissance et la gestion de l'information sur les ressources en eau et leur utilisation. A ce titre, elle est chargée de :

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur les eaux de surface, les écosystèmes associés, les aménagements hydrauliques et les bassins expérimentaux ;

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur les eaux souterraines et les aménagements y associés ;

v' procéder à la mise à jour du système d'information sur la qualité de l'eau ;

v' mettre en oeuvre des actions et mesures susceptibles de contrôler et d'améliorer la qualité de l'eau ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer l'administration et la gestion courante de la Banque de Données Intégrées sur la ressource en eau et sur les ouvrages et aménagements d'eau ;

v' assurer la gestion de l'information, de la documentation et de la communication de la DG-Eau.

En dehors de son Secrétariat, la DIE comprend cinq (05) services en son sein :

> le Service de l'Hydrologie (SH) ;

> le Service des Eaux Souterraines (SES) ; > le Service de la Qualité de l'Eau (SQE) ; > le Service de la Banque de Données Intégrée (SBDI) ;

> le Service de l'Information, de la Documentation et de la Communication (SIDC).

? DE LA DIRECTION DE LA PLANIFICATION ET DE LA GESTION DE L'EAU (DPGE)

La DPGE a pour mission d'assurer la gestion intégrée et équilibrée des ressources en eau sur toute l'étendue du territoire national. Elle est placée sous l'autorité d'un Directeur de la Planification et de la Gestion de l'Eau et est chargée de :

v' promouvoir l'approche de gestion intégrée des ressources en eau (GIRE) et assurer l'organisation et la coordination de sa mise en oeuvre ;

v' procéder à l'élaboration de la politique nationale de l'eau et suivre sa mise en oeuvre ;

v' procéder à l'élaboration de la législation et de la règlementation

relatives à la gestion de l'eau et veiller à leur bonne application ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' assurer la gestion du domaine public de l'eau ;

V' organiser la réalisation et l'exploitation des études prospectives sur les ressources en eau ainsi que sur les systèmes de gestion et d'utilisation de ces ressources ;

v' procéder à la formulation et à la mise en oeuvre de mesures pour la planification des ressources en eau en vue de satisfaire les besoins de la société ;

v' appuyer et assurer le développement de la coopération régionale et internationale en matière de gestion des ressources en eau ;

v' assurer la promotion et le suivi des organismes de bassin hydrographique nationaux et internationaux.

La DPGE est structurée d'un Secrétariat et de trois (03) services que

sont :

> le Service de la Coordination de la Gestion Intégrée des Ressources en Eau (SC-GIRE) ;

> le Service de la Gestion du Domaine Public de l'Eau (SGDPE) ;

> le Service des Etudes, de la Planification et du Suivi des Organismes du Bassin (SEPSOB).

? DE LA DIRECTION DE LA PROGRAMMATION ET DU SUIVIÉVALUATION (DPSE)

La DPSE est placée sous la responsabilité d'un Directeur de la Planification et du Suivi-Evaluation et a pour mission d'assurer la programmation et le suivi des réalisations de la DG-Eau. A ce titre, elle est chargée de :

v' assurer la programmation en ouvrages d'eau ;

v' assurer la programmation des ressources pour le financement ;

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

v' procéder au suivi des partenariats techniques et financiers du secteur Eau ;

v' animer le processus d'élaboration du budget-programme « Eau » et la mise en oeuvre de son exécution ;

v' assurer l'organisation et la mise en oeuvre du Suivi-Evaluation dans le secteur de l'AEP.

La DPSE, outre son Secrétariat, est composée des services ci-après :

> le Service de la Programmation et des Partenariats (SPP) ; > le Service du Sui-Evaluation (SSE).

2) Au niveau déconcentré

Au niveau déconcentré, la DG-Eau dispose de onze (11) Services de l'Eau (S-Eau) relevant des Directions Départementales de l'Energie et de l'Eau (DDEE). Ils sont institués pour aider la DG-Eau à accomplir sa mission dans les départements du pays. Il s'agit de :

? S-Eau Alibori ; ? S-Eau Atacora ;

? S-Eau Atlantique ; ? S-Eau Borgou ;

? S-Eau Collines ; ? S-Eau Couffo ; ? S-Eau Donga ; ? S-Eau Mono ; ? S-Eau Ouémé ; ? S-Eau Plateau ; ? S-Eau Zou.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

L'articulation des différentes structures administratives de la DG-Eau sera matérialisée par l'organigramme qui figure dans les annexes. (Annexe1)

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"Les esprits médiocres condamnent d'ordinaire tout ce qui passe leur portée"   François de la Rochefoucauld