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L?audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées de l'ONG PSI CI

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par Dahaba KONATE
HETEC Abidjan - Ingénieur Transport Logistique 2013
  

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III.4- Test sur les activités de distribution

III.4.1- Test sur le pré positionnement des MILDA

Il s'agit de s'assurer que :

-Toute sortie de MILDA dans un conteneur est autorisée, matérialisée sur un Bon de Livraison (BL) et livrée au lieu indiqué ;

-Pour toute sortie, la fiche de mouvement du conteneur est renseignée.

Notre test a porté sur 20 opérations de sortie dans 4 conteneurs différents à raison de 5 sorties par TC.

Tableau 15: Test sur le pré positionnement des MILDA

Source : Nos enquêtes de décembre 2012

Légende

O: l'élément recherché a été retrouvé, il s'agit d'une force d'application

N: l'élément recherché n'a pas été retrouvé, il s'agit d'une faiblesse d'application

Conclusion

La majorité des points forts se confirment. Toutefois quelques faiblesses d'application existent.

Les points forts appliqués :

?Les expéditeurs et les destinataires ont signés sur les 20 sorties de MILDA. Cela atteste que toutes les moustiquaires expédiées ont été reçu par les destinataires désignés.

?Toutes les sorties sont autorisés par l'expéditeur et matérialisées par sa signature sur le BL

Les faiblesses d'application (les points forts non appliqués)

Sur les 20 sorties, seules les opérations 4 et 16 n'ont pas été enregistrées sur la fiche de mouvement du conteneur.

Pour l'opération 17, il n'existe pas de BL alors que la fiche de mouvement du conteneur est remplie

La souche du BL de l'opération n°19 n'est pas retournée à l'expéditeur (District Sanitaire).

III.4.2- Test sur la distribution

L'évaluation de procédures du contrôle interne des moustiquaires distribuées doit donner l'assurance que :

- Chaque ménage détenteur d'un ticket a reçu ses moustiquaires et a signé dans le carnet de dénombrement le jour de la distribution;

- Au niveau des DS : il y a eu un rapprochement entre carnet de dénombrement/fiche de pointage/cahier synthèse journalière/cahier synthèse district /masque de saisie et les éventuels écarts constatés ont été justifiés;

- Au niveau central: il y a eu une consolidation des chiffres rapprochés au niveau District.

Nous avons donc choisis au hasard un carnet de dénombrement comprenant 20 fiches pour des tests. Sur chaque numéro de fiche dénombrement, sont recensés 15 ménages. Ce test porte donc sur 300 ménages.

Tableau16 : Test sur la distribution des MILDA

Numéros fiches dénombrement (15 ménages figures sur chaque fiche)

Existence signatures ménages sur la fiche du dénombrement après réception MILDA

Au niveau District

Au niveau central

rapprochement entre carnet de dénombrement/fiche de pointage/cahier synthèse journalière/cahier synthèse district/ masque de saisie

Existence rapports de justification des écarts

consolidation des chiffres par un rapprochement entre carnet de dénombrement/ cahier synthèse journalière/cahier synthèse district et masque de saisie.

0101234

O

O

N

O

0101235

O

O

O

O

0101236

O

O

O

O

0101237

O

O

O

O

0101238

N

(5 ménages n'ont pas signés)

O

O

O

0101239

O

O

N

N

0101240

O

O

N

N

0101241

O

O

O

N

0101242

O

O

N

N

0101243

O

N

N

O

0101244

O

O

O

O

0101245

O

O

N

O

0101246

O

O

O

N

0101247

N

(absence de signature de 3 ménages)

O

N

N

0101248

O

O

O

N

0101249

O

O

N

O

0101250

O

O

N

O

0101251

N

(absence de signature de 6 ménages)

O

N

N

0101252

O

O

N

N

0101253

N

(absence de signature de 4 ménages)

N

O

N

Source : nos enquêtes de décembre 2012

Légende :

O : signifie que l'information recherchée a été retrouvé

N : signifie que l'information recherchée n'a pas été retrouvé

Conclusion :

Les résultats de ce test ont confirmés un point fort et ont relevés trois points faibles.

Les points forts appliqués

-Au niveau des DS, A la fin de chaque journée de distribution, sur la base des fiches de dénombrement et de pointage, le carnet de synthèse journalière distribution est rempli par le superviseur Aire de Santé.

Au terme des cinq jours de distribution, les données du carnet de synthèse journalière distribution sont reportées dans le carnet de synthèse district distribution. Les données sont injectées dans le masque de saisie. Cependant, le rapprochement n'est pas systématique dans tous les DS.

Les points forts non appliqués (les faiblesses d'application)

-Sur les 300 ménages testés, il ressort que 18 n'ont pas signés dans le carnet de dénombrement alors que le nombre de MILDA figurant devant leurs noms (voir fiche dénombrement, nombre de MILDA à donner) a été comptabilisé lors du décompte final comme distribué.

Il est vrai que la proportion de 18 ménages sur 300 est faible (6 pour cent) pour considérer ce point comme une faiblesse, mais nous avons tenu compte du nombre de MILDA à donner à ces ménages. Au début du projet, il était prévu 2 MILDA par ménage. Le nombre de ménage cible étant de 3.926.991 (source micro plan validé en 2010).

Si nous appliquons les données de notre échantillon au nombre total de ménages cible, on a 6 pour cent de 3.926.991 qui font 235.619 ménages (n'ayant pas signé pour confirmer qu'ils ont récupérés leur MILDA).

Sur une moyenne de 2 MILDA par ménage on a 471.238 MILDA qui ont été comptabilisées comme distribué alors que les ménages n'ont pas signés pour attester qu'ils les ont reçus.

-Au niveau DS : les écarts constatés à la fin de la distribution ne sont pas toujours justifiés. Dans la majorité des DS testés, il n'existe pas de rapport pour justifier les écarts.

-Au niveau central: il n'y a pas eu de consolidation des chiffres transmis par les DS pour s'assurer de leur qualité. Les chiffres communiqués sont ceux transmis par les DS de façon générale.

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