II.1.4 Délimitation du
domaine d'étude
Un domaine d'étude regroupe un ou plusieurs domaines
fonctionnels ayant un même niveau de priorité. Pour notre
étude de cas, nous avons observés la direction du complexe
scolaire les bourgeons et le sous-domaine gestion des archives. Ce domaine a
été délimité comme tel en fonction de
priorité des activités opérationnelles.
II.2. Etude du système
d'information existant
II.2 .1 Description textuelle
des activités du domaine d'étude
Le processus des archives commence quand le secrétaire
dépose le document auprès du Directeur des études qui les
contrôle et propose le préfet des études s'il ya moyen
d'archiver. Le préfet des études procède à la
vérification pour deux raisons : soit refuser ou accepter
l'archivage. Si le document est accepté, le directeur des études
classe et archive le document.
Au besoin, le préfet des études peut effectuer
une demande d'archives auprès du directeur des études qui en
consulte et autorise le secrétaire d'établir le rapport de
retrait d'archives qui sera envoie au préfet des études.
II.2.2 Description des
documents
Un document est un rapport sur lequel on peut conserver des
informations dans une organisation ou dans un domaine d'étude. Pour
notre étude, nous analyserons les différents documents que nous
avons trouvés au complexe scolaire Les Bourgeons. Il s'agit :
v Le registre du personnel ;
v La liste d'inventaire physique (palmarès).
a) Le registre du personnel :
C'est un document comportant les informations relatives de
tous les personnels du complexe scolaire les bourgeons. Il renferme les
rubriques suivantes :
· Numéro matricule
· Nom
· Postnom
· Prénom
· Attribution
· Fonctions
c) La liste d'inventaire physique
(palmarès) :
C'est un document de classement qui recense toutes les
archives conservées ou gardées à la direction. Elle
renferme les éléments suivants :
· Code d'archives
· Intitulé d'archives
· Date de création d'archives
· Date d'archivage
· Code catégorie d'archives
· Type catégorie d'archive
II.2.3 Inventaire des
rubriques
L'inventaire des rubriques nous permet de recenser ou
d'inventorier toutes les rubriques du domaine étudié. Une ligne
dans ce tableau représente une rubrique tans disque une colonne
désigne un lot d'informations.
On placera une Astérix dans la case se trouvant
à l'intérieur de la ligne et de la colonne, si la rubrique
représentée par la ligne se trouve sur le lot d'informations
représenté par la colonne.
|
N°
|
RUBRIQUE
|
Registre du personnel
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Palmarès
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|
1
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Numeromatriculeagent
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*
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|
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2
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Nom
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*
|
|
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3
|
Postnom
|
*
|
|
|
4
|
Prenom
|
*
|
|
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5
|
Attributions
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*
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|
|
6
|
Fonction
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*
|
|
|
7
|
Codearchive
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|
*
|
|
8
|
Intitulearchive
|
|
*
|
|
9
|
Datecreationarchive
|
|
*
|
|
10
|
Datearchivage
|
|
*
|
|
11
|
Codecategorie
|
|
*
|
|
12
|
Typecategorie
|
|
*
|
| 
