Mise en place d'une application informatique de gestion des archives

II.2. Dictionnaire des données

Le dictionnaire de données nous permet d'expliquer les différentes propriétés recensées dans l'inventaire de rubriques.

Une rubrique ou propriété dans le dictionnaire de données sera définit par :

· Un nom propriété (ou de rubrique) ; un nom symbolique

· Une désignation ou une description (signification)

· Un type (domaine de définition)

· Une taille (longueur de la propriété)

· Une règle de gestion (R.G) ou observation et/ou une remarque.

En d'autres termes : le dictionnaire de données est un tableau qui permet de recenser, de classer et de trier toutes les informations (données) collectées lors de l'étude du document.

Il se présente de la manière suivante :

N°	PROPRIETES	SIGNIFICATION	TYPE	DOMAINE ET TAILLE	R.G
1	Numeromatriculeagent	Le numéro de l'agent	NC	AN-5	Unique
2	Nom	Le nom de l'agent	NC	AN-20	-
3	Postnom	Le post-nom de l'agent	NC	AN-15	-
4	Prenom	Le prénom de l'agent	NC	AN-25	-
5	Attributions	Les attributions de l'agent	NC	AN-30	-
6	Fonction	La fonction de l'agent	NC	AN-12	-
7	Codearchive	Le code d'archives	NC	AN-5	Unique
8	Intitulearchive	L'intitulé de l'archive	NC	AN-40	-
9	Datecreationarchive	La date de création de l'archive	NC	Date (12)	-
10	Datearchivage	La date d'archivage de document	NC	Date (12)	-
11	Codecategorie	Le code de la catégorie d'archives	NC	AN-5	Unique
12	Typecategorie	Le type de la catégorie	NC	AN-15	-

II.3 Description du traitement du système complexe scolaire Les Bourgeons

1. Recensement des acteurs

N°	NOM ACTEURS	TYPE	SIGNIFICATION
1	Agent (archiviste)	Interne	Celui qui est chargé de faire la conservation des archives
2	Secrétaire	Interne	Celui qui effectue les travaux administratifs et reçoit les documents.
3	Directeur des études	Interne	Il contrôle et gère les archives.
4	Préfet des études	Interne	Coordonne toutes les activités de l'école (études).

2. Graphe de flux

3

2

1

4

5

Secrétaire

Directeurs des Etudes

Préfet des Études

7

6

8

Légende

1. Document présenté

2. Archivage proposé

3. Refus document

4. Document accepté

5. Document archivé

6. Demande d'archives

7. Archive consultée

8. Rapport d'archive édité

3. Diagramme des procédures

II.4 Proposition de solutions d'amélioration du système existant

II.4.1. Points positifs

Bien que leur système soit encore manuel, il n'y a aucune perturbation du système d'archivage au sein du complexe scolaire les bourgeons à cause d'un personnel qualifié, compétant et expérimenté.